Thư Ký/Trợ Lý Tổng Giám Đốc

1. Lên kế hoạch các cuộc họp và các công việc liên quan đến Tổng giám đốc:

• Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm.
• Chuẩn bị tài liệu và phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Tổng Giám đốc
• Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, ghi nhận và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp > Gửi biên bản cuộc họp, các chỉ đạo của TGĐ trong các cuộc họp tới Trợ lý và các thành viên tham gia
• Lập lịch làm việc của TGĐ theo tháng/ tuần/ngày và thông báo cho các thành viên liên quan nắm được.
• Tập hợp, thẩm định, trình TGĐ ký duyệt các hồ sơ, văn bản, tài liệu do các BP/PB trình duyệt.

Soạn thảo văn bản, công văn, thư từ theo yêu cầu của TGĐ.
→ Tiêu chí đánh giá: Đảm bảo các cuộc họp của TGĐ được thông suốt.
Nhắc lịch làm việc cho TGĐ trước 30 phút Chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ giấy tờ.
2. Thực hiện các công tác hành chính liên quan tới TGĐ

• Chuẩn bị thủ tục Visa, hộ chiếu, vé máy bay.
• Các chương trình công tác trong và ngoài nước.
• Chuẩn bị các giấy tờ thủ tục cho TGĐ đi công tác.
• Làm các thủ tục thanh toán, tạm ứng cho TGĐ

Sắp xếp tài liệu, phòng làm việc cho TGĐ.
→ Tiêu chí đánh giá: Các công việc đảm bảo đúng tiên độ và hiệu quả
3. Theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các BP/PB theo chỉ đạo của TGĐ.
-Theo dõi, tổng hợp các chỉ đạo của TGĐ đối với các BP/PB được ghi nhận tại các biên bản họp, các văn bản khác,…;
-Đôn đốc, nhắc nhở các BP/PB hoàn thành công việc đúng tiến độ.
-Đầu mối trao đổi thông tin giữa TGĐ với các BP/PB và ngược lại.
4. Tham gia hỗ trợ các Dự án của Công ty với vai trò thư ký dự án (theo yêu cầu của Tổng Giám đốc).
5. Lưu trữ hồ sơ giấy tờ liên quan đến các công việc phát sinh và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.
6. Phối hợp cùng Trợ lý TGĐ để triển khai các chỉ đạo của TGĐ nhằm đảm bảo kịp thời và hiệu quả.

• Nam/ nữ  độ tuổi từ : 26- 35 tuổi.
  Trình độ kiến thức:
  -Cử nhân/Thạc sĩ chuyên ngành Luật, kinh doanh, ngoại thương hoặc các ngành khác có liên quan
  -Am hiểu về Pháp luật và các văn bản dưới Luật;
  -Kỹ năng tiếng Anh tốt (nghe – nói – đọc – viết)
  Kỹ năng: 
  -Báo cáo, kỹ năng điều phối
  -Đàm phán tốt.
  -Giao tiếp, thuyết trình.
  -Xử lý công việc.
  -Xử lý các vấn đề phát sinh.
  -Tổ chức, sắp xếp công việc khoa học, lập kế hoạch tốt, chủ động trong công việc. 
  Kinh nghiệm tối thiểu: Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm vị trí Trợ lý TGĐ tại các Công ty có quy mô lớn, các doanh nghiệp nước ngoài…

• Khó khăn thách thức: Yêu cầu sự chu đáo, nhạy bén, linh hoạt, khôn khéo trong giao tiếp, xử lý tình huống. Có khả năng phân tích, tổng hợp, báo cáo.
• Có kinh nghiệm về làm hệ thống chung. Hiểu và nắm rõ chiến lược kinh doanh.
  Quyền lợi:
• Đề nghị chế độ đãi ngộ phù hợp.
• Đề nghị hỗ trợ thực hiện công việc.
• Được quyền xử lý các vấn đề trong thẩm quyền.
• Được đề xuất các ý tưởng cải tiến hoạt động chuyên môn.
• Được đề xuất tham gia đào tạo nâng cao chuyên môn.
• Phương tiện làm việc: Máy tính và các VPP khác.

• Bằng cấp: Bachelor
• Độ tuổi: 26 - 35
• Hình thức: Nhân viên chính thức