Trưởng nhóm/Trưởng phòng Hành chính Vận hành

Chế độ bảo hiểm, Du Lịch, Phụ cấp, Đồng phục, Chế độ thưởng, Chăm sóc sức khỏe, Đào tạo, Tăng lương, Phụ cấp thâm niên, Nghỉ phép năm

1. Quản trị hành chính – hồ sơ – tài sản

· Kiểm soát việc lưu trữ hồ sơ hành chính, văn bản pháp lý, tài liệu nội bộ đảm bảo đầy đủ, bảo mật và khoa học.

· Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng: theo dõi xuất nhập, bàn giao, bảo trì, sửa chữa định kỳ.

· Phối hợp với phòng ban liên quan để kiểm kê, đối chiếu và cập nhật dữ liệu tài sản hàng kỳ.

2. Quản lý nhà cung cấp – dịch vụ hành chính

· Lập kế hoạch, tiếp nhận báo giá, đánh giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

· Giám sát chất lượng dịch vụ hành chính như: văn phòng phẩm, in ấn, chuyển phát nhanh, thuê thiết bị...

· Theo dõi và tổng hợp chi phí hành chính, đối chiếu với phòng kế toán, đề xuất tối ưu ngân sách.

3. Giám sát bảo vệ – an ninh – an toàn

· Quản lý đội bảo vệ, đảm bảo an ninh khu vực văn phòng, nhà máy.

· Kiểm tra định kỳ các thiết bị an toàn, hệ thống phòng cháy chữa cháy, kế hoạch ứng phó khẩn cấp.

· Xây dựng quy trình, tiêu chuẩn ứng xử và đào tạo bảo vệ theo yêu cầu công ty.

4. Tổ chức sự kiện – hoạt động nội bộ

· Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức các sự kiện: sinh nhật, lễ kỷ niệm, hoạt động gắn kết nhân viên, team building...

· Đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch, kiểm soát ngân sách và đánh giá hiệu quả sau sự kiện.

· Lưu trữ hình ảnh, báo cáo sự kiện để làm tư liệu truyền thông nội bộ.

5. Truyền thông nội bộ – hình ảnh văn phòng

· Quản lý kênh truyền thông nội bộ: bảng tin, fanpage công ty, bản tin nội bộ.

· Phối hợp Nhân sự xây dựng nội dung truyền thông, lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.

· Đảm bảo hình ảnh văn phòng chuyên nghiệp, sạch sẽ, phù hợp nhận diện thương hiệu nội bộ.

6. Hỗ trợ công việc liên phòng ban

· Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu hành chính từ các phòng ban nhanh chóng, đúng quy trình.

· Phối hợp trong các hoạt động như: đón tiếp khách, đặt phòng họp, chuẩn bị hậu cần các chương trình nội bộ.

· Hỗ trợ các dự án chung của Phòng Hành chính – Nhân sự khi được phân công.