Trưởng nhóm/Trưởng phòng Hành chính Vận hành

1. Quản trị hành chính – hồ sơ – tài sản

· Kiểm soát việc lưu trữ hồ sơ hành chính, văn bản pháp lý, tài liệu nội bộ đảm bảo đầy đủ, bảo mật và khoa học.

· Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng: theo dõi xuất nhập, bàn giao, bảo trì, sửa chữa định kỳ.

· Phối hợp với phòng ban liên quan để kiểm kê, đối chiếu và cập nhật dữ liệu tài sản hàng kỳ.

2. Quản lý nhà cung cấp – dịch vụ hành chính

· Lập kế hoạch, tiếp nhận báo giá, đánh giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

· Giám sát chất lượng dịch vụ hành chính như: văn phòng phẩm, in ấn, chuyển phát nhanh, thuê thiết bị...

· Theo dõi và tổng hợp chi phí hành chính, đối chiếu với phòng kế toán, đề xuất tối ưu ngân sách.

3. Giám sát bảo vệ – an ninh – an toàn

· Quản lý đội bảo vệ, đảm bảo an ninh khu vực văn phòng, nhà máy.

· Kiểm tra định kỳ các thiết bị an toàn, hệ thống phòng cháy chữa cháy, kế hoạch ứng phó khẩn cấp.

· Xây dựng quy trình, tiêu chuẩn ứng xử và đào tạo bảo vệ theo yêu cầu công ty.

4. Tổ chức sự kiện – hoạt động nội bộ

· Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức các sự kiện: sinh nhật, lễ kỷ niệm, hoạt động gắn kết nhân viên, team building...

· Đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch, kiểm soát ngân sách và đánh giá hiệu quả sau sự kiện.

· Lưu trữ hình ảnh, báo cáo sự kiện để làm tư liệu truyền thông nội bộ.

5. Truyền thông nội bộ – hình ảnh văn phòng

· Quản lý kênh truyền thông nội bộ: bảng tin, fanpage công ty, bản tin nội bộ.

· Phối hợp Nhân sự xây dựng nội dung truyền thông, lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.

· Đảm bảo hình ảnh văn phòng chuyên nghiệp, sạch sẽ, phù hợp nhận diện thương hiệu nội bộ.

6. Hỗ trợ công việc liên phòng ban

· Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu hành chính từ các phòng ban nhanh chóng, đúng quy trình.

· Phối hợp trong các hoạt động như: đón tiếp khách, đặt phòng họp, chuẩn bị hậu cần các chương trình nội bộ.

· Hỗ trợ các dự án chung của Phòng Hành chính – Nhân sự khi được phân công.

Học vấn:

• Tốt nghiệp Đại học các ngành Quản trị văn phòng, Hành chính, Nhân sự hoặc tương đương.

Kinh nghiệm:

• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính – Văn phòng, ưu tiên có 1 năm ở vai trò trưởng nhóm hoặc tương đương.

• Ưu tiên có kinh nghiệm trong công ty sản xuất, quy mô > 200 nhân sự.

Kỹ năng:

• Kỹ năng quản lý và tổ chức công việc tốt.

• Thành thạo Excel, Word, và các công cụ quản lý công việc.

• Kỹ năng giao tiếp, thương lượng với nhà cung cấp.

• Tinh thần trách nhiệm, chủ động, khả năng xử lý tình huống nhanh.

• Qualification: Bachelor
• Age: 25 - 35
• Job type: Permanent