Chuyên viên hành chính nhân sự

Vị trí này là thành viên của Bộ phận Nhân sự, trong bộ phận đã có nhân sự chuyên phụ trách việc Tuyển dụng và Tiền lương & Phúc lợi.

Bên dưới là một số đầu mục công việc chính của vị trí này:

1- Quản lý dữ liệu của ứng viên và thao tác hệ thống Nhân sự:

• Tiếp nhận và thao tác trên hệ thống Nhân sự để chuyển ứng viên thành nhân viên.

• Gửi thông báo cho các bộ phận liên quan khi có Nhân viên mới nhận việc.

• Chuẩn bị Thư mời nhận việc, các thỏa thuận và các loại giấy tờ cần thiết mà ứng viên phải ký khi nhận việc.

• Làm việc với các nhà cung cấp hệ thống (phần mềm Nhân sự) để chỉnh sửa thông tin nhân sự khi có sai sót hoặc lỗi hệ thống.

2- Hỗ trợ tiếp nhận nhân viên mới (Onboarding):

• Hoàn tất việc kiểm tra và phối hợp kịp thời với các phòng ban để thông báo về nhân sự mới.

• Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị cho nhân viên mới trước ngày làm việc.

• Thực hiện việc đặt hàng và thanh toán welcome kit cho nhân viên mới theo quy trình (nếu có).

3- Quản lý chính sách và tài liệu nhân sự:

• Thực hiện việc nhân bản, cập nhật, điều chỉnh và theo dõi cho đến khi nội quy công ty, các quy trình, chính sách được hoàn thành.

• Rà soát và bổ sung các tài liệu đầu vào nhân viên như Mô tả công việc và các loại thỏa thuận theo yêu cầu công ty.

4- Công việc hành chính và Công đoàn:

• Phụ trách hành chính tại các văn phòng TP.HCM (SGN), Đà Nẵng (DAD) và phối hợp với văn phòng Hà Nội (HAN) để thực hiện các thủ tục giấy tờ, thanh toán và ký kết liên quan đến hoạt động nhân sự.

• Hỗ trợ Chủ tịch Công đoàn kiểm tra ngân sách, số lượng đoàn viên và danh sách nhân viên thuộc Công đoàn của từng công ty.

• Gửi thông báo đến đoàn viên về các quyền lợi từ chính sách Công đoàn (như 8/3, 20/10) theo yêu cầu của HRM.

• Chịu trách nhiệm rà soát, sao chép, cập nhật, bổ sung, trình ký các tài liệu, giấy tờ, chính sách liên quan đến Công đoàn của các công ty thuộc công ty.

5- Hỗ trợ nhân viên thực hiện quy trình nghỉ việc:

• Theo dõi, kiểm tra và xác nhận danh mục bàn giao khi nhân viên nghỉ việc (như thẻ xe, đồng phục, thẻ nhân viên...).

• Thu thập và hỗ trợ nhân viên hoàn tất hồ sơ nghỉ việc.

• .

• .

• .

Ngoài ra, trong thời gian đầu và ngắn hạn, vị trí này sẽ đóng vai trò HR System Coordinator (hiện tại bộ phận Nhân sự của ITL Group đang triển khai hệ thống Nhân sự mới), cụ thể:

1. Tổ chức cuộc họp:

• Đặt phòng họp, lên lịch và gửi mail đến các thành viên tham gia dự án triển khai phần mềm.
• Thực hiện việc ghi âm và lưu trữ file ghi âm để truy xét khi cần thiết.
• Ghi nhận biên bản cuộc họp.

2. Là cầu nối tương tác giữa ITL và nhà cung cấp (NCC):

• Nhận thông tin, phản hồi từ nội bộ và gửi cho đại diện NCC, thống kê tất cả những data đã gửi cho NCC và lưu trữ lại vào thư mục chung để đối chiếu về sau.
• Remind nội bộ HR các pending tasks đến hạn phải gửi cho NCC hoặc các việc mà bên ITL cần NCC gửi lại.

3. Thủ tục giấy tờ:

• Đại diện để làm việc với kế toán của ITL và NCC khi liên quan đến hóa đơn của từng lần thanh toán.
• Đại diện nhận giấy tờ liên quan đến thanh toán/phụ lục/… từ NCC và chuyển cho HR của từng khối công ty.

4. Các tasks phát sinh khác:

• Theo yêu cầu của Trưởng dự án, phó dự án và các thành viên trong đội dự án (nếu có).

• Có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm trong nghề Nhân sự, Hành chính văn phòng.
• Thích công việc bàn giấy, hành chính văn phòng.
• Có bằng Cao Đẳng hoặc Đại học.
• Sử dụng tiếng Anh ở mức cơ bản (chú trọng khả năng đọc hiểu - viết).
• Sử dụng tốt tin học văn phòng (Outlook, Word, Excel)
• Có kinh nghiệm thao tác trên hệ thống, phần mềm nhân sự.
• Tính cách nhanh nhẹn, vui vẻ, hòa đồng nhưng cần cẩn thận, chi tiết, tuân thủ thời gian.

• Bằng cấp: College
• Độ tuổi: Không giới hạn
• Hình thức: Nhân viên chính thức