1. Lập kế hoạch & Làm việc với khách hàng
- Gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với khách hàng để nắm bắt mục tiêu, yêu cầu và thông tin đầu bài.
- Tư vấn giải pháp tổ chức sự kiện phù hợp.
- Chủ trì brainstorm, định hướng concept và xây dựng ý tưởng.
- Viết proposal (ý tưởng, layout, kịch bản…) và trình bày, thuyết phục khách hàng.
- Lập dự toán, báo giá và thương thảo hợp đồng.
2. Quản lý vận hành & Logistics
- Xây dựng timeline tổng thể và kế hoạch triển khai chi tiết cho từng dự án.
- Khảo sát địa điểm, làm việc với nhà cung cấp, lựa chọn ekip và đối tác phù hợp.
- Phối hợp với bộ phận Thiết kế để lên layout 2D/3D.
- Quản lý tiến độ, kiểm soát chất lượng và tối ưu ngân sách dự án.
- Điều phối logistics: địa điểm, thiết bị kỹ thuật, sân khấu, âm thanh – ánh sáng, lưu trú, di chuyển, tiếp đón…
- Xử lý tình huống phát sinh trong quá trình setup – vận hành – tháo dỡ sau sự kiện.
- Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý, an toàn, bảo hiểm và các quy định liên quan.
- Quản lý rủi ro và xây dựng phương án dự phòng cho từng hạng mục.
3. Quản lý nhân sự & Triển khai tại hiện trường
- Chỉ huy hiện trường trong toàn bộ quá trình setup, rehearsal, showtime và kết thúc.
- Đánh giá năng lực nhân sự, tham gia tuyển dụng – đào tạo – xây dựng tiêu chuẩn quy trình phòng Event.
- Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa nội bộ – vendor – khách hàng.
4. Báo cáo & Quản lý quan hệ
- Thực hiện báo cáo tổng kết và đánh giá hiệu quả sau sự kiện.
- Phân tích rút kinh nghiệm, đề xuất cải tiến quy trình cho các dự án sau.
- Duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, vendor, đối tác và các cơ quan ban ngành.
