1: Lập và kiểm soát ngân sách
- Lập ngân sách hoạt động vận hành cho các Tòa nhà văn phòng.
- Theo dõi ngân sách hoạt động của tòa nhà đảm bảo việc sử dụng ngân sách tiết kiệm, hiệu quả và không vượt ngân sách đã được phê duyệt.
2: Xây dựng/ Hiệu chỉnh quy trình làm việc
- Rà soát, hiệu chỉnh, cải tiến các quy trình - quy định đối với team quản lý vận hành tòa nhà.
- Đề xuất xây dựng các Quy trình mới phù hợp với quy định của Công ty.
- Tham mưu cho cấp trên các việc liên quan đến vận hành tòa nhà.
3: Quản lý, giám sát hiệu quả công việc vận hành Tòa nhà:
- Đảm bảo công tác vận hành về kỹ thuật: bảo hành bảo trì hệ thống Tòa nhà; Quy trình xử lý sửa chữa kỹ thuật nhanh chóng hiệu quả; Giám sát thi công, giám sát nhà thầu đảm bảo an toàn.
- Quản lý dịch vụ vệ sinh, xử lý côn trùng, khử mùi: Đảm bảo số lượng nhân sự và chất lượng dịch vụ; cung cấp đầy đủ vật tư và nhu yếu phẩm vể vệ sinh.
- Quản lý cây xanh, cảnh quan: đảm bảo số lượng và chất lượng cây xanh, trang trí văn phòng các dịp lễ/Tết.
- Quản lý dịch vụ Lễ tân: đảm bảo nhân viên thực hiện đúng Quy chuẩn dành cho Lễ tân và các công tác văn thư.
- Quản lý tài sản thuộc vận hành Tòa nhà.
- Quản lý an toàn PCCC và an ninh bên trong Tòa nhà:
- Quản lý quy trình kiểm tra PCCC định kỳ hàng tuần (Kỹ thuật và Bảo vệ phối hợp).
- Phối hợp Ban an ninh kiểm tra giám sát các công tác liên quan an toàn PCCC Tòa nhà.
- Tổ chức diễn tập PCCC định kỳ.
- Tiếp đón các đoàn thanh tra kiểm tra về ISO, An toàn vệ sinh lao động, PCCC.
- Phối hợp với Ban thanh tra tập đoàn kiểm tra an toàn hệ thống tòa nhà theo định kỳ
4: Quản lý đội xe:
- Sắp xếp và điều phối xe
- Sắp xếp ca làm việc cho tài xế
5: Thực hiện các báo cáo định kỳ và theo yêu cầu
- Thực hiện báo cáo/ cập nhật chi phí hành chính định kỳ.
- Thực hiện báo cáo kết quả công việc theo đinh kỳ và theo yêu cầu của cấp quản lý.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý
