- Soạn thảo thông báo, công văn, sắp xếp quản lý văn thư đi – đến, lưu trữ: bản vẽ sản xuất, bảng vẽ duyệt (bảng photo), các biên bản hiện trường và các hồ sơ dự án liên quan đến các dự án ngăn nắp, có hệ thống theo tiêu chuẩn ISO.
- Phổ biến các thông báo/ Quy định của công ty hay của Bộ phận liên quan đến Ban chỉ huy tại công trình.
- Theo dõi và cập nhật danh sách nhân sự tại dự án: CHT, CHP, Giám sát, thủ kho, công nhật, defect.
- Theo dõi nhập xuất các dụng cụ, công cụ, máy móc, thiết bị, đồng phục,giày, nón bảo hộ để cung cấp ra công trình.
- Lập danh sách theo dõi việc cung cấp và phân phát các dụng cụ, công cụ, máy móc, thiết bị, đồng phục,giày, nón bảo hộ cho thầu phụ.
- Tiếp nhận các đề xuất từ công trình:
+ Đề xuất các dụng cụ/ thiết bị máy móc cho văn phòng kho tại công trình
+ Đề xuất cung cấp dụng cụ , công cụ, đề xuất đồng phục, nón, giày bảo bộ
+ Đề xuất sửa chửa / thay mới các thiết bị/ máy móc hư hỏng.
- Theo dõi đặt VPP cho Ban chỉ huy tại công trình.
- Đề xuất làm kho/ di dời kho vật tư và các đề xuất khác theo yêu cầu của Ban chỉ huy tại công trình.
- Phối hợp với Admin phòng dự án tập hợp chấm công của nhân sự tại công trình hàng tháng.
- Chuẩn bị và phối hợp với Admin phòng dự án làm các thủ tục / thẻ ra vào công trình.
- Tham gia vào việc Điều phối công việc cho Ban quản lý dự án tại công trình theo yêu cầu hoặc khi cần thiết; Xúc tiến công việc dự án; Quản lý các công việc liên quan đền hồ sơ dự án
- Tiếp nhận phân loại hồ sơ trình ban QLDA; kiểm soát hình thức văn bản, hồ sơ do ban QLDA ký duyệt, nhằm bảo đảm đúng các thủ tục, quy trình, quy định của Công ty
