Thư ký Ban PTSP MBMT

TÓM TẮT CÔNG VIỆC:

1. Làm việc với Phó Tổng Giám đốc để điều phối và giám sát hoạt động hàng ngày

2. Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu, đốc thúc hoàn thành các kế hoạch công việc của Ban MB và MT.

3. Tổng hợp báo cáo, đánh giá báo cáo, kế hoạch công việc của Ban MB và MT và đưa ra đề xuất nếu có

4. Kiểm soát nội dung Tờ trình/Hợp đồng/Văn bản trước khi trình TGĐ và Chủ tịch.

5. Luân chuyển và lưu trữ Tờ trình, báo cáo, kế hoạch của Ban MB và MT.

6. Kiểm soát nội dung báo giá, tờ trình, hợp đồng và các văn bản khác

7. Tham gia các buổi họp cùng Phó TGĐ và của Ban. Làm thư ký cuộc họp, quản lý tiến độ công việc, nhắc nhở deadline.

8. Tham gia xây dựng và soạn thảo các cơ chế, chính sách của Khối

9. Tổ chức các hoạt động liên quan của Ban MB và MT theo chỉ đạo của Phó Tổng Giám đốc

10. Phối hợp với các phòng ban nội bộ để hỗ trợ giải quyết công việc của Khối

11. Đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách nội bộ

12. Các công việc khác theo chỉ đạo của Phó Tổng Giám đốc

MÔ TẢ NHIỆM VỤ CỤ THỂ ( JDs ):

1. Công tác báo cáo

- Tổng hợp và lưu trữ báo cáo, kế hoạch của Ban MB và MT

- Đốc thúc, giám sát các kế hoạch liên quan của Phó Tổng Giám đốc giao cho các phòng ban

2. Công tác kiểm tra

- Kiểm tra, kiến nghị xử lý khi các nhân viên trong Khối chưa hoặc không hoàn thành kế hoạch công việc đã đề ra

3. Công tác kiểm tra và luân chuyển Tờ trình

- Kiểm soát nội dung Tờ trình/Hợp đồng/Văn bản của Khối PTSP trước khi trình Tổng Giám đốc và Chủ tịch.

4. Công tác hỗ trợ hoạt động của Ban MB và MT

- Sắp xếp và tổ chức lịch họp/đào tạo theo kế hoạch của Khối

- Tổ chức các hoạt động liên quan của Khối PTSP theo chỉ đạo của Phó Tổng giám đốc (VD: các buổi họp, buổi vinh danh NV xuất sắc hàng tháng, buổi khảo sát thực tế,…)

5. Các công việc khác

- Tuân thủ mọi quy định của công ty.

- Hỗ trợ các thủ tục giấy tờ của Khối PTSP (nếu cần)

- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên.

KẾT QUẢ CÔNG VIỆC CẦN ĐẠT ĐƯỢC:

- Nắm rõ hệ thống sản phẩm của Khối

- Nắm rõ quy trình làm việc của Khối

- Nắm rõ, kiểm soát tốt các văn bản, tài liệu, hợp đồng của Ban MB và MT

- Hỗ trợ công việc chặt chẽ cho Phó Tổng giám đốc

- Nộp báo cáo của Ban MB và MT đúng thời hạn

- Tổ chức các hoạt động của Ban MB và MT

QUYỀN HẠN:

- Báo cáo và đề xuất lên cấp trên các nội dung liên quan đến phần công việc đảm nhận

CÁC QUAN HỆ CHỦ YẾU TRONG CÔNG VIỆC:

1. Quan hệ nội bộ:

- Phòng phát triển sản phẩm: Phối hợp, rà soát công việc

- Phòng kế toán: Phối hợp để thực hiện việc rà soát, theo dõi tiến độ thanh toán hợp đồng thuê các vị trí, địa điểm, KPI công việc của nhân sự trong phòng...

- Ban Lãnh đạo: nhận thông tin chỉ đạo và trao đổi lại cho các nhân sự liên quan

2. Quan hệ bên ngoài: đối tác, khách hàng...

Trình độ:

Đại học trở lên

Chuyên ngành:

Ưu tiên ứng viên tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế

Chứng chỉ:

Ưu tiên biết tiếng Anh hoặc tiếng Trung

Kinh nghiệm:

- Có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

- Tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo phần mềm tin học văn phòng (office)

Thái độ (A)

- Đạo đức tốt, trung thực

- Nhiệt tình, trách nhiệm, cẩn thận

- Có khả năng thực hiện nhiều công việc một lúc

- Chịu được áp lực công việc

Kỹ năng(S):

- Lập và triển khai kế hoạch

- Tổng hợp số liệu, phân tích, lập báo cáo theo hướng dẫn

- Kỹ năng giao tiếp tốt

Kiến thức(K):

Quản trị kinh doanh, tham vấn

MÔI TRƯỜNG ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC:

- Thời gian làm việc : Hành chính

- Nơi làm việc: Thường xuyên làm việc trong văn phòng (95% thời gian), Thỉnh thoảng đi công việc bên ngoài theo kế hoạch chương trình đi khảo sát (5% thời gian)

- Được đào tạo nghiệp vụ về: Tư vấn, giao tiếp, quản lý, tổ chức sắp xếp công việc.

• Bằng cấp: Bachelor
• Độ tuổi: Không giới hạn
• Hình thức: Nhân viên chính thức