Project Assistant (Ngành Dược)

A. Vai trò & Trách nhiệm

Project Assistant hỗ trợ Project Manager và đội dự án trong các dự án gia công (OEM), tech transfer và xuất khẩu sản phẩm dược. Vai trò tập trung vào hỗ trợ hành chính, điều phối và quản lý tài liệu nhằm đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.

B. Nhiệm vụ chính

1. Giao tiếp

• Là cầu nối giữa các phòng ban, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan.

• Cập nhật tiến độ, thông báo các vấn đề kịp thời cho các bên.

2. Quản lý tài liệu & Hành chính

• Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, báo cáo và các tài liệu dự án.

• Chuẩn bị chứng từ thanh toán hàng tuần theo quy định công ty, nộp phê duyệt, theo dõi chi phí.

• Sắp xếp lịch làm việc, nhắc lịch họp và hỗ trợ hậu cần cuộc họp.

• Tham gia họp online/trực tiếp, ghi biên bản họp (MOM) và gửi cho các bên liên quan.

3. Điều phối & Theo dõi

• Hỗ trợ điều phối công việc, theo dõi tiến độ để đảm bảo deadline.

• Liên hệ, nhắc việc với nhà sản xuất, khách hàng và đối tác để đảm bảo luồng công việc trôi chảy.

4. Hỗ trợ quản lý nhà cung cấp & hợp đồng

• Làm việc với nhà cung cấp để đảm bảo giao hàng đúng hạn, đúng chất lượng.

• Hỗ trợ theo dõi hợp đồng, đảm bảo tuân thủ các điều khoản.

5. Báo cáo

• Chuẩn bị báo cáo tuần, tháng.

• Cập nhật tiến độ cho Project Manager và các bên liên quan.

Chỉ số đánh giá:

• Độ chính xác, đầy đủ của tài liệu.

• Theo dõi kịp thời, đảm bảo deadline.

• Giao tiếp rõ ràng, chủ động.

Trình độ:

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học (không yêu cầu ngành cụ thể).

Kinh nghiệm:

• 0–1 năm (chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp).

Kỹ năng:

• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt.

• Tiếng Anh khá trở lên

• Giao tiếp và giải quyết vấn đề hiệu quả.

• Sử dụng thành thạo MS Office.

• Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp nhóm.

• Bằng cấp: College
• Độ tuổi: Không giới hạn
• Hình thức: Nhân viên chính thức