Nhân viên hành chính phòng Kỹ thuật [ Hà Nội]

Về chuyên môn:

• Tiếp nhận hồ sơ ĐNSX của tất cả các đơn hàng từ P.KD. Theo dõi và báo cáo tiến độ cũng như kế hoạch hoàn thành, chuyển hồ sơ đến nhà máy hàng ngày. Quản lý và lưu trữ các hồ sơ ĐNSX của các đơn hàng này.

• Tiếp nhận và chuyển giao hồ sơ đề nghị thiết kế/tính giá từ P.KD, các bộ phận nghiệp vụ thuộc nội bộ phòng và quản lý các đơn hàng.
• Theo dõi, đốc thúc tiến độ của các đề nghị thiết kế/tính giá. Tổng hợp kế hoạch, tiến độ thực hiện các đề nghị của các TBP và báo cáo trên email hàng ngày theo QT26-EW và QT09-EW.
• Tập hợp, theo dõi và quản lý hồ sơ tuân thủ theo quy trình/quy định của Công ty.
• Theo dõi, quản lý và lưu trữ các hồ sơ của các Dự án thành lập Ban tuân thủ theo QT09-EW bao gồm: Hợp đồng, bản thiết kế kỹ thuật, các biểu mẫu dự toán.
• Các công việc khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo P.KT.

Về tổ chức nhân sự:

• Phối hợp giải quyết công việc với các bộ phận liên quan.
• Tiếp nhận và lưu giữ toàn bộ công văn giấy tờ, quyết định liên quan đến công tác tổ chức của P.KT.
• Tiếp nhận các giấy tờ xin phép, theo dõi các trường hợp nghỉ phép, chấm công cho toàn bộ nhân viên.
• Quản lý và đề nghị cấp văn phòng phẩm phục vụ công việc (Máy in, máy tính, giấy in, tài khoản mạng, bút viết, bút dấu, ghim, kẹp, v.vv….).
• Quản lý và làm đề nghị thanh toán các khoản chi phí phục vụ CBNV phòng Kỹ thuật (Tiền ăn, tiền gửi xe, tiền điện, tiền nước, .…).
• Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho việc đi công tác của nhân sự thuộc phòng Kỹ thuật (Giấy đi đường, các mẫu chứng từ, …).
• Theo dõi và lập các đề nghị thanh quyết toán lương khoán cho CBNV phòng kỹ thuật theo quy định.
• Thực hiện công tác in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết.
• Theo dõi và quản lý tài sản cố định được Công ty cung cấp.
• Lập định mức và đề nghị cung cấp các trang thiết bị phục vụ cho công tác sinh hoạt của toàn bộ CBNV phòng Kỹ thuật.
• Tổng hợp KPIs hàng tháng báo cáo đến Lãnh đạo P.KT