Trưởng phòng Hành chính (Mạnh về lĩnh vực mua hàng)

1. Công tác Cung ứng (Công tác chính)

• Xây dựng và triển khai kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị, vật tư và dịch vụ phục vụ hoạt động Công ty.
• Tiếp nhận, rà soát, thẩm định nhu cầu và đề xuất mua sắm từ các đơn vị.
• Xây dựng, quản lý và phát triển hệ thống nhà cung cấp, nhà thầu; đánh giá năng lực, chất lượng và mức độ đáp ứng.
• Đánh giá định kỳ hiệu quả nhà cung cấp/nhà thầu; đề xuất duy trì, thay thế hoặc phát triển mạng lưới nhà cung cấp/nhà thầu.
• Thực hiện so sánh báo giá, đàm phán về giá, chất lượng, tiến độ, điều kiện thanh toán và các điều khoản hợp đồng.
• Chủ trì/phối hợp tổ chức đấu thầu, chào giá, lựa chọn nhà cung cấp/nhà thầu; đảm bảo tính công bằng, cạnh tranh, minh bạch và hiệu quả.
• Quản lý quá trình thực hiện hợp đồng; kiểm soát tiến độ cung ứng, chất lượng, nghiệm thu.
• Phân tích nhu cầu, chuẩn hóa danh mục mua sắm và đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả cung ứng.
• Kiểm soát và xử lý các rủi ro phát sinh trong quá trình mua sắm, đấu thầu.

2. Quản lý tài sản

• Xây dựng và triển khai quy định, quy trình quản lý tài sản, cơ sở vật chất trong hệ thống.
• Lập kế hoạch và ngân sách mua sắm, sửa chữa, bảo trì, thay thế tài sản hàng năm.
• Tổ chức kiểm kê, đánh giá hiện trạng và hiệu quả sử dụng tài sản định kỳ; đề xuất sửa chữa, điều chuyển, thanh lý hoặc đầu tư mới.
• Kiểm soát việc sử dụng, bảo quản tài sản, hạn chế thất thoát, hư hỏng và lãng phí.
• Quản lý dữ liệu, hồ sơ tài sản đảm bảo đầy đủ và chính xác.

3. Hành chính quản trị

• Quản lý công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và hậu cần văn phòng.
• Quản lý các hồ sơ/hợp đồng vận hành văn phòng, kho hậu cần và các chi phí hành chính.
• Kiểm soát chi phí hành chính theo ngân sách được phê duyệt.
• Tổ chức hậu cần phục vụ các cuộc họp, hội nghị, đào tạo và sự kiện nội bộ.
• Xây dựng, rà soát và triển khai các quy trình, quy định hành chính.

4. Quản lý đội xe công vụ

• Quản lý, điều phối đội xe và nhân viên lái xe.
• Quản lý công tác bảo trì, sửa chữa, đăng kiểm, bảo hiểm và an toàn phương tiện.
• Xây dựng định mức nhiên liệu, kiểm soát chi phí vận hành và hiệu quả sử dụng đội xe.
• Đề xuất phương án điều chuyển, thay thế, đầu tư hoặc thanh lý phương tiện phù hợp.
• Thực hiện các giải pháp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành đội xe.

5. Quản lý Phòng Hành chính

• Xây dựng cơ cấu tổ chức, định biên và kế hoạch phát triển nguồn lực Phòng Hành chính.
• Phân công, điều phối, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự trực thuộc phòng.
• Đào tạo, phát triển đội ngũ và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.
• Xây dựng, triển khai và quản lý KPI theo phương pháp BSC cho Phòng Hành chính.
• Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện KPI và đề xuất giải pháp cải tiến hiệu quả hoạt động.
• Chịu trách nhiệm chung về hiệu quả vận hành của Phòng Hành chính.

• 1. Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Nhân sự, khối ngành Kinh Tế hoặc các ngành có liên quan.

2. Khả năng ngoại ngữ

• Có khả năng đọc hiểu tài liệu, hợp đồng và các hồ sơ mua sắm bằng tiếng Anh.
• Có khả năng giao tiếp tiếng Anh là một lợi thế.

3. Kỹ năng tin học

• Thành thạo tin học văn phòng (Excel, Word, PowerPoint,…).
• Có khả năng sử dụng các công cụ quản lý dữ liệu, theo dõi ngân sách, tài sản và nhà cung cấp.

4. Năng lực chuyên môn

• Có kiến thức và kinh nghiệm về quản trị hành chính (ưu tiên mảng cung ứng).
• Có năng lực tổ chức đấu thầu, lựa chọn và quản lý nhà cung cấp/nhà thầu, đánh giá báo giá và thương thảo hợp đồng.
• Khả năng lập kế hoạch, quản lý ngân sách, kiểm soát chi phí vận hành.
• Có kiến thức về quản lý tài sản, cơ sở vật chất, dịch vụ văn phòng và đội xe công vụ,…
• Có năng lực xây dựng, chuẩn hóa quy trình/quy định và hệ thống KPI/BSC.
• Có kỹ năng quản lý và phát triển đội ngũ.

5. Kinh nghiệm công tác

• Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý trong lĩnh vực Hành chính - Quản trị, Cung ứng/Mua sắm hoặc các vị trí liên quan.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm quản lý đấu thầu, nhà thầu, nhà cung cấp và các hợp đồng dịch vụ/mua sắm tại doanh nghiệp có quy mô lớn.

6. Tố chất cá nhân

• Tư duy quản trị, chủ động và quyết đoán trong công việc.
• Có khả năng đàm phán, thương lượng và xử lý vấn đề tốt.
• Trung thực, minh bạch, trách nhiệm và có ý thức kiểm soát chi phí.
• Cẩn trọng, có tư duy phân tích và khả năng tổ chức công việc.
• Có năng lực phối hợp với liên phòng ban, nhà cung cấp,…
• Chịu được áp lực công việc, có tinh thần cải tiến và tối ưu hiệu quả vận hành.