Chuyên viên Hành chính

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Thực hiện hoạt động hành chính liên quan vận hành đội xe

• Thực hiện chính sách: Xe ô tô cho cấp Quản lý và phòng ban, chính xác và kịp thời theo đúng chính sách hiện hành của Tập đoàn.
• Thực hiện công tác thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng các chi phí thuộc đội xe một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời theo đúng quy trình hiện hành của Tập đoàn.
• Theo dõi chi phí sửa chữa bảo dưỡng xe và các hạng mục phụ trách, phục vụ cho hoạt động vận hành đội xe.
• Thực hiện gia hạn, tái ký các hợp đồng dịch vụ (nếu có) liên quan đến vận hành đội xe một cách kịp thời.
• Hỗ trợ điều chuyển/thanh lý xe ô tô, hiệu quả, tiết kiệm và nhanh chóng.
• Hỗ trợ giám sát và phân công công việc đến các thành viên trong đội xe, đảm bảo thực hiện đúng tiến độ công việc.
• Điều động việc sử dụng xe ô tô dùng chung và thực hiện cấp phát thẻ taxi đúng theo chính sách hiện hành.

2. Thực hiện các báo cáo định kỳ và theo yêu cầu

• Thực hiện báo cáo/ cập nhật chi phí hành chính định kỳ.
• Thực hiện báo cáo kết quả công việc theo đinh kỳ và theo yêu cầu của cấp quản lý.

3. Hỗ trợ hướng dẫn nhân viên trong đội xe hoàn thành nhiệm vụ được giao.

4. Các công việc khác theo phân công của quản lý trực tiếp

II. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Trình độ: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng ngành Quản trị văn phòng, Quản trị văn phòng, Kinh tế...

Kiến thức:

• Kiến thức chung về lĩnh vực hành chính
• Kiến thức về các loại xe, các hồ sơ hành chính liên quan đến xe.

Kinh nghiệm chuyên môn: 03 năm kinh nghiệm quản lý hành chính văn phòng, quản lý đội xe

Kinh nghiệm quản lý: 02 năm kinh nghiệm quản lý vị trí tương đương

Kỹ năng:

• Quản lý tài sản.
• Quản lý văn phòng.
• Quản lý lưu trữ hồ sơ.
• Kỹ năng giao tiếp và thương thuyết.
• Kỹ năng Quản lý và làm việc nhóm.
• Kỹ năng Quản lý công việc và giải quyết vấn đề.
• Kỹ năng Quản lý thời gian.
• Kỹ năng phân tích vấn đề.
• Thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint…)

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Thực hiện hoạt động hành chính liên quan vận hành đội xe

• Thực hiện chính sách: Xe ô tô cho cấp Quản lý và phòng ban, chính xác và kịp thời theo đúng chính sách hiện hành của Tập đoàn.
• Thực hiện công tác thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng các chi phí thuộc đội xe một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời theo đúng quy trình hiện hành của Tập đoàn.
• Theo dõi chi phí sửa chữa bảo dưỡng xe và các hạng mục phụ trách, phục vụ cho hoạt động vận hành đội xe.
• Thực hiện gia hạn, tái ký các hợp đồng dịch vụ (nếu có) liên quan đến vận hành đội xe một cách kịp thời.
• Hỗ trợ điều chuyển/thanh lý xe ô tô, hiệu quả, tiết kiệm và nhanh chóng.
• Hỗ trợ giám sát và phân công công việc đến các thành viên trong đội xe, đảm bảo thực hiện đúng tiến độ công việc.
• Điều động việc sử dụng xe ô tô dùng chung và thực hiện cấp phát thẻ taxi đúng theo chính sách hiện hành.

2. Thực hiện các báo cáo định kỳ và theo yêu cầu

• Thực hiện báo cáo/ cập nhật chi phí hành chính định kỳ.
• Thực hiện báo cáo kết quả công việc theo đinh kỳ và theo yêu cầu của cấp quản lý.

3. Hỗ trợ hướng dẫn nhân viên trong đội xe hoàn thành nhiệm vụ được giao.

4. Các công việc khác theo phân công của quản lý trực tiếp

II. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Trình độ: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng ngành Quản trị văn phòng, Quản trị văn phòng, Kinh tế...

Kiến thức:

• Kiến thức chung về lĩnh vực hành chính
• Kiến thức về các loại xe, các hồ sơ hành chính liên quan đến xe.

Kinh nghiệm chuyên môn: 03 năm kinh nghiệm quản lý hành chính văn phòng, quản lý đội xe

Kinh nghiệm quản lý: 02 năm kinh nghiệm quản lý vị trí tương đương

Kỹ năng:

• Quản lý tài sản.
• Quản lý văn phòng.
• Quản lý lưu trữ hồ sơ.
• Kỹ năng giao tiếp và thương thuyết.
• Kỹ năng Quản lý và làm việc nhóm.
• Kỹ năng Quản lý công việc và giải quyết vấn đề.
• Kỹ năng Quản lý thời gian.
• Kỹ năng phân tích vấn đề.
• Thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint…)