Trưởng Bộ phận Vận hành Trung tâm tiếp khách

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Xây dựng & Lên kế hoạch giám sát hệ thống Quản lý chất lượng dịch vụ theo định hướng kinh doanh Tập đoàn, đảm bảo tính đồng bộ về hình ảnh và chất lượng dịch vụ

• Lập kế hoạch và triển khai huấn luyện tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng áp dụng cho Sàn Giao dịch, đảm bảo duy trì và nâng cấp dịch vụ của hệ thống bán hàng (công cụ làm việc, kỹ năng giao tiếp, hình ảnh…)..
• Quản lý và đánh giá việc giữ gìn Sàn giao dịch trong trạng thái sẵn sàng phục vụ
• Điều phối và giám sát các nhân viên tại các khu vực trong Sàn (lễ tân, tiền sảnh,…) đảm bảo hình ảnh gọn gàng, ngăn nắp, chuyên nghiệp tại Sàn giao dịch.
• Lập kế hoạch và quản lý hiệu quả các chi phí sử dụng tại các Sàn giao dịch.

2. Triển khai xây dựng ý tưởng, phối hợp và tổ chức thực hiện các hoạt động có liên quan tổ chức sự kiện cho Phòng Kinh doanh, Marketing trong các sự kiện bán hàng của Tập đoàn tại Sàn giao dịch

• Tổ chức thực hiện phối hợp cùng phòng Kinh doanh, Marketing tổ chức các sự kiện bán hàng theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm.
• Điều phối tổng thể, kiểm soát kịch bản chương trình sự kiện theo đúng kế hoạch đề ra, truyền tải đúng thông điệp các sự kiện được tổ chức tại Sàn.
• Rà soát thực hiện và đảm bảo hiệu quả các yêu cầu/nhu cầu dịch vụ từ các Bộ phận/Phòng ban chuyên môn khác thuộc Khối thương mại/Phòng ban chủ trì sự kiện tại Sàn giao dịch được phản hồi và thực hiện kịp thời.

3. Tổ chức thưc hiện xây dựng & Quản lý phát triển đội ngũ, quy trình

• Rà soát thực hiện Huấn luyện và đào tạo đội ngũ nhân viên.
• Đánh giá quản lý giám sát thực hiện việc soạn thảo, rà soát, cập nhật và triển khai các Quy trình.
• Kiểm tra việc triển khai hướng dẫn Công việc, ISO, 5S và Kiểm soát nội bộ trong phạm vi nhiệm vụ.

4. Quản lý, giám sát hiệu quả công việc Quản lý văn phòng theo phân công phụ trách

• Quản lý tài sản hành chính của công ty.
• Quản lý ngân sách cho hoạt động vận hành tòa nhà/văn phòng.
• Quản lý dịch vụ vận hành các tòa nhà văn phòng (an ninh, lễ tân, văn thư, vệ sinh, cây xanh, bảo trì hệ thống điện/nước/ thang máy, sửa chữa kỹ thuật, xử lý côn trùng, chỗ gửi xe nhân viên…).
• Quản lý việc bố trí chỗ/phòng làm việc cho NV mới, bố trí không gian làm việc khi có thay đổi cơ cấu nhân sự.
• Quản lý an toàn PCCC bên trong Tòa nhà.

5. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống

• Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Ban/Phòng: Quy định, Quy trình, Biểu mẫu, Quy chế triển khai  công việc,… đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Ban/Phòng được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu.
• Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Ban/Phòng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân sự kế thừa.
• Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tổng Công ty. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ Ban/Phòng. Đồng bộ hóa dữ liệu hướng đến số hóa và AI hóa toàn bộ hệ thống quản trị nghiệp vụ chuyên môn.
• Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại Đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về quản lý rủi ro.
• Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Ban/Phòng sử dụng, vận hành, quản lý.

6. Làm việc trực tiếp tại Dự án/Cơ sở kinh doanh, vận hành

• Sắp xếp thời gian để làm việc trực tiếp tại các Dự án/Cơ sở kinh doanh/Đơn vị thành viên thuộc hệ sinh thái của Tập đoàn

• (Thời gian làm việc tối thiểu trực tiếp tại các Dự án/Cơ sở tuân thủ Quy định Công ty trong từng thời kỳ).

• Kiểm tra, giám sát tiến độ, chất lượng và tuân thủ SOP của Đơn vị. Cập nhật trên hệ thống ICS và theo dõi, xử lý - khắc phục - ngăn ngừa triệt để các vấn đề theo Quy định.
• Đánh giá năng lực nhân sự, xác định nhu cầu đào tạo, kế thừa, thăng tiến, luân chuyển và sàng lọc nhân sự,...
• Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến công việc thực tế tại Đơn vị.

7. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên      

II. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Trình độ

• Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhà Hàng Khách sạn, Thương mại, Kinh tế, Tài chính
• Có kiến thức về Kế toán, Hành chánh, Quản lý tài sản, Quản lý nhà cung cấp, Quản lý văn phòng.
• Am hiểu về các quy trình & hệ thống kinh doanh là một lợi thế.

Kinh nghiệm:

• 08 năm kinh nghiệm ở vị trí Trưởng phòng Vận Hành ở các công ty trong ngành Bất động sản; hoặc 07 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý vận hành ở các ngành dịch vụ.

• Kỹ năng:

• Sử dụng thành thạo MS Office (Word, Excel, Power Point…), phần mềm hỗ trợ thông tin.
• Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian.
• Kỹ năng lập và theo dõi kế hoạch & kết quả công việc.
• Kỹ năng làm việc nhóm, phân công, phân nhiệm và tạo động lực Nhân viên.
• Kỹ năng phỏng vấn, đào tạo và trình bày trước đám đông.
• Khả năng tương tác, giao tiếp và xây dựng mối quan hệ tốt.
• Hiểu biết về nghiệp vụ Quản lý tài sản, Quản lý nhà cung cấp, Quản lý lưu trữ hồ sơ & Quản lý văn phòng Sàn Giao dịch.

Các yêu cầu khác:

• Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp.
• Khả năng quan sát, phán đoán, phân tích, tổng hợp.

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Xây dựng & Lên kế hoạch giám sát hệ thống Quản lý chất lượng dịch vụ theo định hướng kinh doanh Tập đoàn, đảm bảo tính đồng bộ về hình ảnh và chất lượng dịch vụ

• Lập kế hoạch và triển khai huấn luyện tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng áp dụng cho Sàn Giao dịch, đảm bảo duy trì và nâng cấp dịch vụ của hệ thống bán hàng (công cụ làm việc, kỹ năng giao tiếp, hình ảnh…)..
• Quản lý và đánh giá việc giữ gìn Sàn giao dịch trong trạng thái sẵn sàng phục vụ
• Điều phối và giám sát các nhân viên tại các khu vực trong Sàn (lễ tân, tiền sảnh,…) đảm bảo hình ảnh gọn gàng, ngăn nắp, chuyên nghiệp tại Sàn giao dịch.
• Lập kế hoạch và quản lý hiệu quả các chi phí sử dụng tại các Sàn giao dịch.

2. Triển khai xây dựng ý tưởng, phối hợp và tổ chức thực hiện các hoạt động có liên quan tổ chức sự kiện cho Phòng Kinh doanh, Marketing trong các sự kiện bán hàng của Tập đoàn tại Sàn giao dịch

• Tổ chức thực hiện phối hợp cùng phòng Kinh doanh, Marketing tổ chức các sự kiện bán hàng theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm.
• Điều phối tổng thể, kiểm soát kịch bản chương trình sự kiện theo đúng kế hoạch đề ra, truyền tải đúng thông điệp các sự kiện được tổ chức tại Sàn.
• Rà soát thực hiện và đảm bảo hiệu quả các yêu cầu/nhu cầu dịch vụ từ các Bộ phận/Phòng ban chuyên môn khác thuộc Khối thương mại/Phòng ban chủ trì sự kiện tại Sàn giao dịch được phản hồi và thực hiện kịp thời.

3. Tổ chức thưc hiện xây dựng & Quản lý phát triển đội ngũ, quy trình

• Rà soát thực hiện Huấn luyện và đào tạo đội ngũ nhân viên.
• Đánh giá quản lý giám sát thực hiện việc soạn thảo, rà soát, cập nhật và triển khai các Quy trình.
• Kiểm tra việc triển khai hướng dẫn Công việc, ISO, 5S và Kiểm soát nội bộ trong phạm vi nhiệm vụ.

4. Quản lý, giám sát hiệu quả công việc Quản lý văn phòng theo phân công phụ trách

• Quản lý tài sản hành chính của công ty.
• Quản lý ngân sách cho hoạt động vận hành tòa nhà/văn phòng.
• Quản lý dịch vụ vận hành các tòa nhà văn phòng (an ninh, lễ tân, văn thư, vệ sinh, cây xanh, bảo trì hệ thống điện/nước/ thang máy, sửa chữa kỹ thuật, xử lý côn trùng, chỗ gửi xe nhân viên…).
• Quản lý việc bố trí chỗ/phòng làm việc cho NV mới, bố trí không gian làm việc khi có thay đổi cơ cấu nhân sự.
• Quản lý an toàn PCCC bên trong Tòa nhà.

5. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống

• Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Ban/Phòng: Quy định, Quy trình, Biểu mẫu, Quy chế triển khai  công việc,… đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Ban/Phòng được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu.
• Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Ban/Phòng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân sự kế thừa.
• Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tổng Công ty. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ Ban/Phòng. Đồng bộ hóa dữ liệu hướng đến số hóa và AI hóa toàn bộ hệ thống quản trị nghiệp vụ chuyên môn.
• Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại Đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về quản lý rủi ro.
• Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Ban/Phòng sử dụng, vận hành, quản lý.

6. Làm việc trực tiếp tại Dự án/Cơ sở kinh doanh, vận hành

• Sắp xếp thời gian để làm việc trực tiếp tại các Dự án/Cơ sở kinh doanh/Đơn vị thành viên thuộc hệ sinh thái của Tập đoàn

• (Thời gian làm việc tối thiểu trực tiếp tại các Dự án/Cơ sở tuân thủ Quy định Công ty trong từng thời kỳ).

• Kiểm tra, giám sát tiến độ, chất lượng và tuân thủ SOP của Đơn vị. Cập nhật trên hệ thống ICS và theo dõi, xử lý - khắc phục - ngăn ngừa triệt để các vấn đề theo Quy định.
• Đánh giá năng lực nhân sự, xác định nhu cầu đào tạo, kế thừa, thăng tiến, luân chuyển và sàng lọc nhân sự,...
• Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến công việc thực tế tại Đơn vị.

7. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên      

II. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Trình độ

• Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhà Hàng Khách sạn, Thương mại, Kinh tế, Tài chính
• Có kiến thức về Kế toán, Hành chánh, Quản lý tài sản, Quản lý nhà cung cấp, Quản lý văn phòng.
• Am hiểu về các quy trình & hệ thống kinh doanh là một lợi thế.

Kinh nghiệm:

• 08 năm kinh nghiệm ở vị trí Trưởng phòng Vận Hành ở các công ty trong ngành Bất động sản; hoặc 07 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý vận hành ở các ngành dịch vụ.

• Kỹ năng:

• Sử dụng thành thạo MS Office (Word, Excel, Power Point…), phần mềm hỗ trợ thông tin.
• Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian.
• Kỹ năng lập và theo dõi kế hoạch & kết quả công việc.
• Kỹ năng làm việc nhóm, phân công, phân nhiệm và tạo động lực Nhân viên.
• Kỹ năng phỏng vấn, đào tạo và trình bày trước đám đông.
• Khả năng tương tác, giao tiếp và xây dựng mối quan hệ tốt.
• Hiểu biết về nghiệp vụ Quản lý tài sản, Quản lý nhà cung cấp, Quản lý lưu trữ hồ sơ & Quản lý văn phòng Sàn Giao dịch.

Các yêu cầu khác:

• Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp.
• Khả năng quan sát, phán đoán, phân tích, tổng hợp.