SALES ADMIN (500-700$)

JOB DESCRIPTION / Mô tả công việc: SALES ADMIN / Thư ký kinh doanh

Sales transaction / giao dịch bán hàng

• Receiving purchase requests from the sales team, checking stock availability, inputting sales orders in ERP to create preformat invoice (PI) / Nhận yêu cầu mua hàng từ đội bán hàng, kiểm tra tình trạng còn hàng, nhập đơn đặt hàng bán hàng trong ERP để tạo hóa đơn định dạng trước (PI).
• Sending PI to customers and sales team for payment and delivery follow-up / Gửi PI cho khách hàng và nhóm bán hàng để theo dõi thanh toán và giao hàng.
• Updating stock list and back order, inventory reports / Cập nhật danh sách kho và đơn hàng dự trữ, báo cáo hàng tồn kho.
• Weekly, monthly forecast reports for sales and DSP team / Báo cáo dự báo hàng tuần, hàng tháng cho đội ngũ bán hàng và đội ngũ kế hoạch & cung ứng (DSP).
• Preparing quotations, commercial contracts, invoices uploaded on ERP and sending to customers / Chuẩn bị báo giá, hợp đồng thương mại, hóa đơn cập nhật lên ERP và gửi cho khách hàng.
• Uploading data, confirmation of pricing and sales policies, promotions, and terms / Cập nhật dữ liệu, xác nhận chính sách giá cả và bán hàng, khuyến mại và điều khoản.
• Preparing customs clearance documents for customers in import/export zones / Chuẩn bị hồ sơ thông quan cho khách hàng trong khu xuất nhập khẩu.
• Preparing tenders documents and other projects’ activities / Chuẩn bị tài liệu đấu thầu và các hoạt động khác của dự án.
• Other job related to sales transactions / Các công việc khác liên quan đến giao dịch mua bán.
• Maintain new item, new customer information in the ERP system / Duy trì thông tin mặt hàng mới, khách hàng mới trong hệ thống ERP.

S&OP and Sales & Marketing Administration

• Preparing reports of sales at S&OP meetings and follow-up / Chuẩn bị báo cáo bán hàng tại các cuộc họp S&OP và theo dõi tiến trình.
• Preparing brochures, presentations, meetings, taking minutes with customers/partners, including sales kits, samples and other Sales supporting activities / Chuẩn bị tài liệu quảng cáo, bài thuyết trình, cuộc họp, lập biên bản với khách hàng / đối tác, bao gồm bộ dụng cụ bán hàng, hàng mẫu và các hoạt động hỗ trợ bán hàng khác.
• Undertake other administrative supports to Sales & Marketing Managers such as events, fairs/seminars/meeting, trade, digital & socials marketing / Thực hiện các hỗ trợ hành chính khác cho các Trưởng phòng Bán hàng & Tiếp thị, chẳng hạn như sự kiện, hội chợ / hội thảo / cuộc họp, thương mại, tiếp thị kỹ thuật số và mạng xã hội.
• Take part of Call Center, CRM, ERP projects if capable / Tham gia các dự án Call Center, CRM, ERP nếu có khả năng.

• Other tasks assigned by Department Manager / Các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng giao.

Requirements / Yêu cầu công việc: 

• College/University graduated with major related to Business Administration, Commercial, Foreign Trade, Marketing, Finance, Accounting or Information Technology, etc / Tốt nghiệp Cao đẳng / Đại học, ưu tiên chuyên ngành liên quan đến Quản trị kinh doanh, Thương mại, Ngoại thương, Marketing, Tài chính, Kế toán hoặc Công nghệ thông tin, v.v.
• Minimum 1 year experience in sales operation and ERP or other softwares is a big plus / Kinh nghiệm tối thiểu 1 năm về vận hành bán hàng và ERP hoặc các phần mềm khác là một điểm cộng.
• English proficiency at 4 skills. Candidates with one of the following languages: Korean, Japanese, Chinese at intermediate level does not required high level of English / Thành thạo tiếng Anh ở cả 4 kỹ năng. Ứng viên có một trong các ngoại ngữ: Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc trình độ trung cấp, sẽ không yêu cầu trình độ tiếng Anh cao.

• Proficient in using Excels is preferred/ Sử dụng thành thạo Excel là một điểm cộng lớn