Sales Admin

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

• Giúp Sales giảm các công việc hành chính và tập trung nhiều hơn vào bán hàng, chăm sóc khách hàng.
• Đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh – đúng – đủ thông tin.
• Hạn chế sai sót trong quá trình từ khi khách hàng chốt đơn đến khi hoàn thành giao hàng.
• Hỗ trợ phòng Kinh doanh quản lý dữ liệu, tài liệu và tiến độ công việc.
• Nuôi dưỡng và đào tạo cho lộ trình trở thành Sales hoặc các vị trí công việc khác nếu nhân sự có mong muốn phát triển
• NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM
• Vận hành Đơn hàng & Hồ sơ Bán hàng
• Quản lý CRM & Đơn hàng: Tiếp nhận, khởi tạo và kiểm tra tính chính xác của đơn hàng (thông tin khách, giá, chiết khấu, giao nhận) trên hệ thống CRM.
• Quản lý Hợp đồng & Chứng từ: Soạn thảo báo giá, hợp đồng, phụ lục, biên bản giao nhận/nghiệm thu theo mẫu chuẩn; theo dõi ký kết và lưu trữ hệ thống.
• Theo dõi Tiến độ Đơn hàng: Đóng vai trò đầu mối kết nối giữa Sales – Kho – Kế toán – Giao vận để đảm bảo tiến độ chuẩn bị và giao hàng đúng cam kết.
• Triển khai Dự án Quà doanh nghiệp (Sự kiện / Tết / Lễ)
• Tiếp nhận và tổng hợp yêu cầu chi tiết từ Sales (ngân sách, số lượng, logo/brand, quy cách đóng gói, timeline).
• Lập briefs thông tin chuyển Marketing/Design triển khai mẫu thiết kế; hỗ trợ theo dõi tiến độ sản xuất & giao hàng
• Dữ liệu, Tài liệu & Hỗ trợ Vận hành
• Quản lý Tài liệu Bán hàng: Cập nhật và đảm bảo Sales sử dụng đúng các biểu mẫu, bảng giá, catalogue, chính sách bán hàng mới nhất.
• Báo cáo & Thư ký: Lập biên bản họp phòng Kinh doanh, theo dõi các Action Items; tổng hợp số liệu kinh doanh định kỳ (doanh số, tình trạng công nợ/hợp đồng) theo yêu cầu Quản lý.
• Hỗ trợ Sau bán hàng: Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh về hồ sơ, chứng từ, đổi trả, bù hàng hoặc điều chỉnh hóa đơn.
• Đào tạo & Phát triển Nghiệp vụ
• Chủ động tìm hiểu, học tập kiến thức sản phẩm (bao gồm rượu vang), quy trình CRM và kỹ năng tư vấn khách hàng để định hướng chuyển sang vị trí Sales/các vị trí khác trong công ty theo mong muốn của nhân sự

KINH NGHIỆM VÀ NĂNG LỰC

• Kiến thức - kinh nghiệm
• Bằng cấp: Tốt nghiệp CĐ/ĐH các ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Marketing, Kế toán hoặc liên quan

Kinh nghiệm

• Thành thạo Office/Google Workspace (Excel/Sheets, Word/Docs)
• Tư duy logic, cẩn thận, làm việc tốt với số liệu
• Giao tiếp tốt, có khả năng điều phối và đa nhiệm
• Có kinh nghiệm Sale Admin, Customer Service, Sales hoặc đã từng sử dụng hệ thống CRM
• Tố chất: Nhanh nhẹn, chủ động, chỉn chu, có trách nhiệm và mong muốn phát triển sự nghiệp trong mảng Kinh doanh/Bán hàng
• Ngoại ngữ: Tiếng Anh cơ bản