Chuyên viên Quản trị hành chính

• Xây dựng và quản lý ngân sách hành chính
• Tham gia lập kế hoạch ngân sách hành chính hằng năm.
• Theo dõi và kiểm soát chi phí hành chính, đề xuất mua sắm hợp lý.
• Trình các chế độ liên quan đến hành chính.
• Quản lý công tác hành chính
• Quản lý xe công vụ đưa rước BLĐ
• Quản lý và bố trí xe công vụ đưa rước CBNV (hành chính, đi ca)
• Quản lý và làm việc với các cung cấp với các nhà thầu cung cấp các dịch vụ như: suất ăn công nghiệp, dịch vụ bảo vệ, phòng cháy chữa cháy,…
• Hỗ trợ công chứng các giấy tờ pháp lý công ty, giấy tờ pháp lý BLĐ.
• Quản lý đội bảo vệ, đội xe, cây xanh, tạp vụ.
• Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, ngăn nắp, thân thiện.
• Quản lý cáp phát, tài sản, sửa chữa nhỏ
• Theo dõi, cấp phát, văn phòng phẩm, đồng phục, quà cáp…theo chế độ công ty.
• Định kỳ phối hợp với các phòng ban liên quan kiểm kê tài sản, thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất, hạ tầng.
• Đề xuất sửa chữa, thay thế trang thiết bị văn phòng, hư hỏng cơ sở vật chất nhỏ (khi cần thiết).
• Quản lý mọc dấu, xử lý công văn, hồ sơ hành chính
• Quản lý việc sử dụng con dấu đúng quy định.
• Soạn thảo, tiếp nhận, phân phối và lưu trữ công văn (đi/đến), tài liệu hành chính và công ty.
• Quản lý hệ thống hồ sơ hành chính khoa học, bảo mật.
• Tổ chức sự kiện và hỗ trợ nội bộ
• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, hội thảo, sự kiện nội bộ (du lịch, hội thao, khám sức khoẻ, sinh nhật…)
• Phối hợp các hoạt động đoàn thể, văn hóa doanh nghiệp.
• Đầu mối đặt vé máy bay, tàu xe và BLĐ công tác.
• Phối hợp liên phòng ban
• Hỗ trợ các phòng ban trong các công việc hành chính phát sinh.
• Đảm bảo thông tin hành chính được truyền đạt đầy đủ, kịp thời.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng đơn vị.

Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Nhân sự hoặc các ngành liên quan.
• Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản, đọc hiểu tài liệu

Kinh nghiệm làm việc

• Có từ 2 năm trở lên kinh nghiệm ở vị trí tương đương
• Ưu tiên ứng viên đã làm việc tại các công ty có quy mô vừa và lớn

Năng lực cần thiết

• Am hiểu nghiệp vụ hành chính văn phòng, lưu trữ hồ sơ, quản lý tài sản, công văn.
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và xử lý tình huống tốt.
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).