CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (Mảng Hành chính) Pleiku - Gia Lai

• 1.
• Công tác lễ tân – tiếp đón khách, quản lý an ninh ra vào nhà máy -      Thực hiện công tác hậu cần: đón tiếp khách, chuẩn bị các cuộc họp -        Kiểm soát quy trình ra/vào của khách, nhà thầu/NCC, CBCNV.
• 2.
• Công tác môi trường, cảnh quan, vệ sinh – tạp vụ. -      Quản lý công tác tạp vụ: tạp vụ văn phòng, tạp vụ khuôn viên nhà máy. -      Thực hiện và triển khai công tác: cây xanh, cảnh quan môi trường.
• 3.
• Cơm ca – phúc lợi cơ bản -      Thực hiện công tác quản lý bếp ăn. §  Báo cơm hằng ngày §  Lên đơn hàng thực phẩm §  Báo cơm khách §  Kiểm tra vệ sinh khu vực bếp ăn §  Tổng hợp và cấp phát sữa theo chế độ -        Đề xuất cải thiện chất lượng bữa ăn, khu nhà ăn -        Kiểm soát chi phí ăn ca, đảm bảo chất lượng bữa ăn theo định mức và đầy đủ dinh dưỡng.
• 4.
• Quản lý văn phòng phẩm và tài sản hành chính -      Thực hiện công tác tổng hợp, đề xuất VPP của các phòng ban thuộc Công ty và Cấp phát VPP, CCDC thuộc phòng HCNS. §  Đề xuất tạo mã vật tư VPP, CCDC §  Tạo PR tháng §  Nhận CCDC, vật tư, VPP -        Quản lý trang thiết bị văn phòng: máy in, máy chiếu,… -        Theo dõi, sửa chữa, bảo trì các hạng mục hành chính.
• 5.
• Xây dựng và theo dõi AOP chi phí hành chính -        Lập kế hoạch ngân sách AOP cho các hạng mục hành chính: (VPP, bảo vệ, tạp vụ, cảnh quan, cơm ca/sữa, nước uống, in ấn, lễ tân, chi phí tiếp khách,…). -        Theo dõi thực tế - so sánh ngân sách – đề xuất điều chỉnh.
• 6.
• Thực hiện công việc hành chính khác và thanh toán chi phí, hồ sơ hành chính -      Thực hiện lưu trữ và cập nhật hồ sơ công văn đi, công văn đến, chuyển bưu phẩm đi và đến trong công ty. -      Soạn thảo và ban hành các văn bản thông báo, quyết định,….. khi được phân công. -      Tham gia tổ chức các sự kiện văn hoá, chương trình hội nghị. -      Thực hiện các hồ sơ thanh toán, tạm ứng liên quan đến công tác hành chính §  Các hồ sơ phát sinh hằng tháng: phí bảo vệ, rác thải sinh hoạt, thuê máy photo, cước wifi, chi phí tiếp khách… §  Các hồ sơ tạm ứng, thanh toán các hoạt động không thường xuyên -        Nghe và trả lời điện thoại số máy bàn công ty
• Thực hiện các công việc được phân công khác.

Trình độ học vấn tối thiểu

• Tối thiểu cao đẳng -

Kinh nghiệm tối thiểu

• 1 năm vị trí tương đương: Hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ, thư ký văn phòng…                                                                                          -

Yêu cầu ngoại ngữ

• Tiếng anh giao tiếp -
• Kiến thức: §  Hiểu biết về công tác văn thư lưu trữ §  Hiểu biết về nghiệp vụ thư ký, hành chính §  Hiểu biết về công tác lễ tân khánh tiết tại văn phòng -

Kỹ năng cần thiết

• §

Kỹ năng chuyên môn

• Kỹ năng giao tiếp, Kỹ năng quản lý hồ sơ, giấy tờ §

Kỹ năng quản lý

• Kỹ năng quản lý kết quả công việc §

Kỹ năng bổ trợ

• Kỹ năng quan sát, lắng nghe. ·       Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục ·       Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định ·       Kỹ năng soạn thảo văn bản và báo cáo, sử dụng tốt Word, Excel, PowerPoint,…