Trưởng phòng, Mua hàng

MÔ TẢ CHUNG

Công ty Dịch Vụ Nam Long là Công ty Thành viên thuộc Tập đoàn Nam Long, được thành lập vào năm 2005 nhằm chuyên môn hóa công tác hậu mãi và cung cấp dịch vụ đô thị, khép kín chu trình phát triển bất động sản, gia tăng giá trị tập đoàn.

Địa điểm làm việc: 151 Trần Trọng Cung, phường Tân Thuận, Hồ Chí Minh

Trưởng phòng, Quản lý Mua Hàng chịu trách nhiệm toàn diện trong việc lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và giám sát các hoạt động mua sắm hàng hóa, dịch vụ và tài sản của công ty, đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu hoạt động của các phòng/ban với chất lượng, chi phí và tiến độ tối ưu. Vị trí này đóng vai trò then chốt trong việc lựa chọn, đánh giá và duy trì mối quan hệ với nhà cung ứng, đàm phán các điều khoản hợp đồng, thực hiện đấu thầu, kiểm soát ngân sách mua sắm, và đảm bảo tuân thủ quy trình – chính sách của doanh nghiệp. Đồng thời, Trưởng phòng, Quản lý Mua Hàng còn chịu trách nhiệm quản lý kho, cũng như xử lý các tình huống phát sinh nhằm tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn lực và dòng tiền của công ty.

TRÁCH NHIỆM CHÍNH

1. Lập kế hoạch mua sắm của công ty.

• Định kỳ hàng năm, hàng quý đánh giá nhu cầu mua sắm: Nhân viên quản lý mua hàng cần xác định các nhu cầu mua sắm của công ty dựa trên các yếu tố như thời hạn cung cấp, số lượng, chất lượng, ngân sách,…

• Lập kế hoạch mua sắm: Dựa trên nhu cầu mua sắm đã được đánh giá, phê duyệt, nhân viên quản lý mua hàng lên kế hoạch mua sắm, bao gồm các yếu tố như mục tiêu mua sắm, chi phí, thời gian,…

2. Tìm kiếm và chọn lựa nhà cung ứng phù hợp

• Xác định các yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua sắm, bao gồm đặc điểm kỹ thuật, số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, dịch vụ hỗ trợ, bảo hành, ….

• Tìm kiếm các nhà cung ứng có thể đáp ứng yêu cầu của công ty.

• Đánh giá và chọn lựa các nhà cung ứng tiềm năng.

• Thường xuyên theo dõi và đánh giá hoạt động của nhà cung cấp hiện tại.

• Đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng nhà cung cứng hàng hóa – dịch vụ.

3. Khảo sát giá trên thị trường

• Xác định nhu cầu sản phẩm.

• Xác định nhà cung cấp.

• So sánh báo giá của các nhà cung ứng.

• Đàm phán và thương lượng để có mức giá hợp lý với các nhà cung ứng.

• Lập các báo cáo chi tiết về nguồn cung ứng hàng hóa & dịch vụ trình cấp trên phê duyệt.

4. Thực thi thu mua hàng hóa theo quy trình

• Xác định cụ thể các yêu cầu về mua hàng hóa, bao gồm: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng/ban trong công ty & Xác định số lượng, chủng loại, quy cách hàng hóa và thời gian cung cấp hàng hóa.

• Lập các kế hoạch mua hàng chi tiết, lập đề nghị tạm ứng mua hàng trình cấp trên phê duyệt.

• Đặt hàng và giám sát quá trình mua hàng, giao - nhận hàng hoá, tài sản.

• Thực hiện kiểm tra, kiểm duyệt hàng hóa – tài sản khi nhận.

• Kiểm tra các giấy tờ liên quan, phải đảm bảo chính xác đầy đủ.

• Giải quyết và làm báo cáo các trường hợp phát sinh (nếu có).

• Theo dõi việc thanh toán của Chủ đầu tư để đảm bảo dòng tiền của Công ty.

• Lưu trữ thông tin và tài liệu liên quan đến quá trình mua hàng.

5. Thực hiện công tác đấu thầu

• Chuẩn bị kế hoạch đấu thầu trình cấp trên phê duyệt.

• Chuẩn bị hồ sơ mời thầu, liên hệ các nhà thầu tham gia quá trình đấu thầu.

• Tổ chức buổi đấu thầu và nhận hồ sơ dự thầu từ các nhà cung ứng.

• Tổng hợp hồ sơ, làm báo cáo chi tiết về hồ sơ các nhà thầu đã tham gia và trình Ban lãnh đạo Công ty lựa chọn nhà thầu phù hợp.

• Tổ chức mở thầu, công bố đơn vị trúng thầu và tiến hành các quy trình mua hàng tiếp theo.

• Chuyển phòng/ban liên quan ký kết hợp đồng mua bán.

6. Công tác báo cáo – lưu trữ liên quan

• Lập báo cáo định kỳ về công tác liên quan đến mua sắm thực tế so sánh với chi phí/ ngân sách được lập
• Lập báo cáo định kỳ đánh giá nhà thầu ký kết hợp đồng/ đơn đặt hàng
• Lập các báo cáo chi tiết về nguồn cung ứng hàng hóa & dịch vụ trình cấp trên phê duyệt.
• Lưu trữ hồ sơ liên quan đến mua hàng, phạm vi công việc theo đúng quy định lưu trữ của công ty
• Lập các báo cáo liên quan và phát sinh.

TRÌNH ĐỘ/NĂNG LỰC

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Chuỗi cung ứng, hoặc các ngành liên quan.
• Ưu tiên có chứng chỉ về quản lý mua hàng hoặc chuỗi cung ứng (VD: CPSM, CIPS)
• Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mua hàng, trong đó ít nhất 2 năm ở vị trí quản lý hoặc trưởng phòng.
• Có kinh nghiệm làm việc trong các công ty dịch vụ (hiểu đặc thù vận hành, nhà cung cấp, và nhu cầu mua sắm đặc biệt của ngành dịch vụ).

KỸ NĂNG CHUYÊN MÔN

• Kỹ năng quản lý thời gian, lập kế hoạch công việc;
• Khả năng làm việc theo nhóm;
• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán thương lượng
• Kỹ năng phân tích, ra quyết định và giải quyết vấn đề
• Am hiểu quy trình mua hàng, lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp.
• Kỹ năng đàm phán, ký kết hợp đồng và quản lý ngân sách.
• Thành thạo các phần mềm ERP hoặc hệ thống quản lý mua hàng.
• Tiếng Anh: giao tiếp. (lợi thế)

• Bằng cấp: Bachelor
• Độ tuổi: Không giới hạn
• Hình thức: Nhân viên chính thức