1. Hỗ trợ hoạt động của Hội đồng Quản trị (HĐQT)
Tổ chức các cuộc họp:
- Lên lịch, gửi thông báo mời họp đến các thành viên liên quan
- Chuẩn bị tài liệu họp và phân phát trước cuộc họp
- Tham dự và ghi biên bản họp để lưu trữ hoặc báo cáo
Ghi nhận và lưu trữ quyết định:
- Ghi lại và lưu trữ các nghị quyết, quyết định của HĐQT theo quy định
- Đảm bảo các quyết định được thực hiện đúng thời hạn
2. Đảm bảo tuân thủ pháp lý
- Giám sát tuân thủ quy định: Kiểm tra các quyết định và hoạt động của HĐQT có phù hợp với Luật Doanh nghiệp, điều lệ công ty, và các quy định liên quan.
- Tư vấn pháp lý: Hỗ trợ HĐQT trong việc giải thích các quy định của pháp luật và điều lệ công ty.
- Đảm bảo công khai thông tin: Phối hợp thực hiện các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước (Ủy ban Chứng khoán, Sở Giao dịch Chứng khoán).
3. Quản lý thông tin và tài liệu
- Lưu trữ tài liệu: Bảo quản các hồ sơ pháp lý của công ty, các tài liệu họp và quyết định của HĐQT.
- Cung cấp thông tin: Cung cấp thông tin, tài liệu của HĐQT khi được yêu cầu bởi các cổ đông hoặc cơ quan quản lý.
4. Hỗ trợ cổ đông và quan hệ nhà đầu tư
Tổ chức Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ):
- Chuẩn bị và gửi thư mời tham dự ĐHĐCĐ.
- Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp.
- Soạn thảo chương trình, nội dung và tài liệu họp.
Đảm bảo quyền lợi cổ đông:
- Đáp ứng các yêu cầu hợp pháp từ cổ đông, như cung cấp thông tin về công ty.
- Phối hợp với ban quan hệ nhà đầu tư để công bố thông tin theo quy định.
5. Hỗ trợ các nhiệm vụ khác
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Chủ tịch HĐQT hoặc quy định trong điều lệ công ty.
- Đã từng công tác tại vị trí thư ký/trợ lý HĐQT/Thư ký công ty/Người phụ trách quản trị công ty tại các công ty đại chúng niêm yết
- Điểm cộng: nếu đã từng học qua các lớp về quản trị doanh nghiệp, thư ký công ty; Hiểu cách vận hành của doanh nghiệp; có business sense
