[Phòng Hành chính] Nhân viên Hành chính Hậu cần

1. Công tác Lễ tân, Khánh tiết

• Trực tổng đài điện thoại, nghe và nhận các cuộc gọi điện thoại đến công ty, chuyển cuộc gọi đến số máy người nhận hoặc ghi lại thông tin khi cần thiết.
• Tiếp đón khách đến liên hệ công tác.
• Sắp xếp, dọn dẹp vệ sinh các phòng Lãnh đạo luôn gọn gàng, sạch sẽ.
• Chịu trách nhiệm việc đào tạo, giám sát các tạp vụ trong việc:
  • Giữ vệ sinh xanh, sạch, đẹp các khu vực làm chung của văn phòng
  • Đảm bảo không gian xanh của văn phòng luôn được tươi tốt, cây không héo, không chết
  • Hướng dẫn, đưa ra các quy định và giám sát về việc sử dụng các không gian chung trong văn phòng: khu pantry, khu sinh hoạt chung, khu kỹ thuật…
• Sắp xếp, đặt lịch các phòng họp cho các đơn vị.
• Sắp xếp và chuẩn bị phòng họp, chuẩn bị hậu cần các cuộc họp của cấp TGĐ trở lên.
• Chuẩn bị hoa quả, nước uống, cơm trưa cho cấp Tổng Giám Đốc trở lên.
• Hỗ trợ hậu cần công tác tổ chức các sự kiện lớn của Công ty: Tổng kết năm, Lễ khai trương văn phòng mới, Ngày hội gia đình, Du lịch hàng năm, Khám sức khỏe thường niên cho Cán bộ Công nhân viên…
• Các công tác vận hành khác liên quan đến Tòa nhà (gửi xe, tiếp đón khách, ra vào,...)

2. Công tác Hành chính

• Theo dõi, nhận yêu cầu và thanh toán công nợ tháng các chi phí thường xuyên liên quan đến vận hành công ty:
  • Thanh toán Chi phí mang tính cố định gắn liền Tòa nhà tại HO (Chi phí điện, nước, Chi phí gửi xe, Chi phí thuê văn phòng, dịch vụ khác ...)
  • Thanh toán Chi phí liên quan vận hành Tòa nhà: Internet, điện thoại, bảo vệ, tạp vụ, vệ sinh.
  • Tiếp nhận xử lý và thanh toán các chi phí thuộc Dịch thuật, văn phòng phẩm, nước uống, hoa tươi, cây xanh…
• Đặt khách sạn, vé máy bay, thuê xe, trip công tác trong nước và nước ngoài của Ban Lãnh Đạo và toàn bộ Công ty từ Đà Nẵng trở ra. Đối chiếu và thanh toán công nợ theo tháng.
• Mua sắm và thanh toán Teabreak các buổi đào tạo, hội họp nội bộ của Công ty và các đơn vị.
• Thực hiện theo dõi hoạt động chuyển phát nhanh hàng ngày và thư tín.
• Quản lý kho văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm… của Admin.

3. Công tác Đối nội, đối ngoại, hậu cần:

3.1 Định kỳ:

• Theo dõi danh sách đối ngoại và đầu mối thực hiện theo từng dịp (sinh nhật, kỷ niệm, lễ tết, ngày truyền thống ngành,...).
• Lên danh sách các sự kiện sinh nhật theo file, sắp xếp hợp lý và quản lý khoa học, bảo mật.
  • Nhắc lịch đối ngoại định kỳ hàng tháng, hàng tuần trước 05 ngày làm việc.
  • Vào này 25 của tháng trước. In danh sách sự kiện cần đối ngoại theo từng tháng gửi Chánh Văn Phòng và Trưởng phòng Hành chính.
  • Trước sự kiện 03 ngày, nhắc lịch đối ngoại, kiểm tra lịch của khách hàng cần đối ngoại.
  • Phối hợp với Trợ lý báo cáo Lãnh đạo và đầu mối thông tin lại lịch.
  • Chuẩn bị quà tặng theo yêu cầu của Lãnh đạo.

• Theo dõi lịch sự kiện trong năm và bổ sung thông tin.
  • Làm mới và sạch danh sách đối ngoại theo từng thời kỳ.
  • Update theo tháng từ HR về cấp CEO-1 trong List đối ngoại định kỳ.

3.2 Phát sinh:

• Tiếp nhận thông tin về yêu cầu đối nội, đối ngoại (hiếu, hỷ, giỗ chạp, đối ngoại,...), phối hợp cùng Công đoàn Cty/ Trợ lý để triển khai theo y/c
• Tiếp nhận và triển khai hậu cần toàn bộ tiệc, các hoạt động đối ngoại phát sinh ngoài Công ty, đặc biệt Set up các buổi tiệc/ tiếp khách của EXCO/ MC trong và ngoài Công ty (trách nhiệm đầu cuối tùy theo tính chất và mức độ tiệc).
  • Lên kế hoạch chuẩn bị: địa điểm tổ chức tiệc, chọn menu, đồ uống, vị trí ngồi...
  • Đến trước để kiểm tra rà soát lại các hạng mục trước khi khách đến.
  • Giám sát và điều phối tại bữa tiệc.
  • Thực hiện thanh toán.

4. Công việc khác

• Soạn thảo, sửa đổi văn bản hành chính khi có yêu cầu.
• Thực hiện các nội dung công việc theo chỉ đạo của Lãnh đạo và phụ trách phòng theo từng giai đoạn (nếu cần).

• Tốt nghiệp Đại học trở lên
• Có kinh nghiệm ít nhất 03 năm làm ở vị trí hành chính văn phòng
• Thành thao hệ thống thanh toán SAP
• Thành thạo tin học văn phòng, thành thạo tiếng Anh giao tiếp cơ bản.
• Sẵn sàng làm việc ngoài giờ Hành chính (cường độ thường xuyên), cụ thể:
  • Hàng ngày: từ 7h45’ - 17h45’
  • Phát sinh: theo các bữa tiệc và sự kiện
• Có kỹ năng lập kế hoạch, có kỹ năng tổ chức và giám sát công việc, bao quát công việc trong phạm vi được giao.
• Nhanh nhẹn, cẩn thận, có kỹ năng giao tiếp tốt.
• Trung thực, có trách nhiệm với công việc.
• Chủ động xử lý các công việc phát sinh, báo cáo kịp thời cho quản lý các công việc ngoài phạm vi trách nhiệm của bản thân.

• Hình thức: Nhân viên chính thức