VỊ TRÍ 1: CHUYÊN VIÊN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH (PHỤ TRÁCH HẬU CẦN)
1. Thực hiện các công việc liên quan đến công tác hậu cần
- Ghi nhận đăng ký và thông báo số lượng suất ăn đăng ký hàng tuần/ngày, bao gồm số lượng phát sinh cho bếp ăn tập thể.
- Hàng ngày thực hiện cân đo thực phẩm tiền chế biến, kiểm soát định lượng suất ăn so với đơn giá chào thầu.
- Làm việc với nhà thầu để xây dựng thực đơn tuần, theo dõi khả năng đáp ứng theo thực đơn. Báo cáo thực đơn từng bữa lên nhóm chính thức.
- Kiểm tra, nhắc nhở Bếp ăn tuân thủ ATVSTP và các quy định khác, lập biên bản nếu vi phạm.
- Xác nhận số lượng suất ăn định kỳ tuần/2 tuần với các Đơn vị, làm hồ sơ thanh toán tiền ăn cho nhà thầu định kỳ.
- Tìm kiếm Đơn vị cung cấp dịch vụ cho các bữa tiệc nội bộ, lập hồ sơ thanh toán kịp thời.
- Theo dõi, đăng ký suất ăn cho các nhân sự trong Đơn vị.
2. Theo dõi, sắp xếp, bố trí chổ ở cho người lao động và khách đến Công ty làm việc
- Theo dõi danh sách phòng tại nhà ở công vụ, số lượng phòng, số người ở, số phòng trống, tình trạng cơ sở hạ tầng từng phòng.
- Phối hợp với hậu cần để chuẩn bị các vật dụng cho người lao động khi ở tại khu CBQL và nhà công vụ.
- Chốt chỉ số điện dùng hàng tháng tại các dãy phòng, tính tiền điện hàng tháng gửi cho Phòng nhân sự.
- Tính chỉ số điện hàng tháng cho nhà thầu căn tin nhà trắng, soạn thông báo tiền điện và theo dõi việc thanh toán chi phí thuê mặt bằng và tiền điện hàng tháng của nhà thầu.
3. Mua sắm, theo dõi cấp phát và làm hồ sơ thanh toán các chi phí liên quan đến hậu cần
- Lập yêu cầu mua sắm hàng tháng các vật dụng cho hậu cần, cây xanh, vật phẩm cúng cho ngày mùng 2 và 16 hàng tháng.
- Theo dõi số lượng, hạn sử dụng các sản phẩm nội bộ, trình mua định kỳ.
- Theo dõi sử dụng, cấp phát.
- Lập hồ sơ thanh toán chi phí mua sắm định kỳ cho nhà cung cấp.
- Theo dõi, trang bị định kỳ các vật dụng hậu cần cho nhà ở định kỳ hàng quý/năm.
4. Quản lý, thực hiện các hoạt động tổ chức sự kiện, truyền thông nội bộ..
- Trình duyệt kế hoạch tổ chức các sự kiện, chương trình hoạt động của Công ty theo kế hoạch.
- Mua sắm vật dụng, CCDC…phối hợp với các Đơn vị/ Cá nhân liên quan tổ chức thực hiện.
- Thực hiện quay phim, chụp hình, chuẩn bị nội dung và post lên các nhóm truyền thông nội bộ của công ty.
- Lưu trữ tư liệu hình ảnh, videos clip .
- Lập kế hoạch mua sắm, sử dụng các VPP, sản phẩm túi, bao bì…theo bộ nhận dạng thương hiệu.
- Lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ các bảng hiệu, các sản phẩm theo bộ nhận dạng thương hiệu của TTC AgriS.
5. Công tác khác
- Nhiệm vụ chấm công, nộp bảng công hàng tháng
- Nhiệm vụ quản lý thực hiện hợp đồng với các NCC
- Book khách sạn, thanh toán tiền khách sạn cho đoàn khách
- Điều chỉnh các VBLQ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Tuân thủ bảo mật thông tin, lưu trữ cá file hồ sơ theo quy định.
- Quản lý con dấu, đóng dấu, theo dõi số công văn của Công ty và Đơn vị.
- Tập hợp hồ sơ, trình ký và theo dõi hồ sơ trình ký
- Thực hiện các thủ tục PR, PA, PO trên ERP và các thủ tục liên quan đến phân hệ kho ERP lĩnh vực mình phụ trách.
- Xây dựng và kiểm soát chi phí các mãng được giao so với KHNS
- Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ các mãng hoạt động theo quy định.
- Thực hiện 5S tại khu vực làm việc
- Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.
- Thực hiện các công tác khác thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng theo yêu cầu của cấp trên
VỊ TRÍ 2: CHUYÊN VIÊN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH (PHỤ TRÁCH XÂY DỰNG CƠ BẢN - DỰ ÁN)
1. Quản lý cơ sở hạ tầng
- Xây dựng kế hoạch định kỳ và đột xuất về việc sửa chữa, nâng cấp, cải tạo hoặc đầu tư mới hệ thống cơ sở hạ tầng của Công ty.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các phòng ban liên quan để thực hiện khảo sát, bóc tách khối lượng và lập dự toán chi phí cho các dự án.
- Tổ chức triển khai thi công các dự án theo kế hoạch đã được phê duyệt; quản lý toàn bộ hồ sơ pháp lý và kỹ thuật từ giai đoạn xin chủ trương cho đến khi nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng.
- Chủ động tìm kiếm, đánh giá năng lực và lựa chọn các nhà thầu, nhà cung cấp uy tín để thực hiện dự án.
- Quản lý hợp đồng, giám sát tiến độ và phối hợp thực hiện thủ tục nghiệm thu, thanh quyết toán cho nhà thầu
- Theo dõi và yêu cầu nhà thầu thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ bảo hành, bảo trì sau khi dự án hoàn thành.
2. Quản lý hoạt động sửa chữa, bảo trì nhỏ
- Xây dựng kế hoạch công việc và kế hoạch mua sắm vật tư định kỳ (hàng tháng/quý) cho đội.
- Quản lý tồn kho vật tư; thực hiện quy trình mua sắm và làm thủ tục thanh toán cho Nhà cung cấp.
- Điều phối, phân công công việc hàng ngày và cung cấp vật tư cần thiết cho nhân viên thực hiện.
- Giám sát quá trình làm việc và nghiệm thu chất lượng các hạng mục sau khi hoàn thành.
3. Quản lý hệ thống Phòng cháy chữa cháy (PCCC)
- Quản lý, lưu trữ và nắm vững toàn bộ hồ sơ pháp lý và kỹ thuật của hệ thống PCCC, bao gồm sơ đồ, phương án đã được phê duyệt và các tài liệu liên quan.
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ (tháng/quý/năm) toàn bộ hệ thống và phương tiện PCCC, đảm bảo luôn trong trạng thái sẵn sàng hoạt động.
- Xây dựng kế hoạch nâng cấp, cải tạo hệ thống PCCC hàng năm trình cấp trên phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm quản lý vật tư, thiết bị PCCC, bao gồm: theo dõi, lập kế hoạch mua sắm, cấp phát và kiểm kê tồn kho cho các đơn vị, khu vực.
- Chủ trì tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ và diễn tập phương án PCCC, cứu nạn cứu hộ (CNCH) định kỳ cho toàn thể nhân viên.
4. Công tác khác
- Tập hợp hồ sơ, trình ký và theo dõi hồ sơ trình ký.
- Thực hiện các thủ tục PR, PA, PO trên ERP và các thủ tục liên quan đến phân hệ kho ERP lĩnh vực mình phụ trách.
- Xây dựng và kiểm soát chi phí các mãng được giao so với KHNS.
- Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ các mãng hoạt động theo quy định.
- Thực hiện 5S tại khu vực làm việc.
- Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.
- Thực hiện các công tác khác thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng theo yêu cầu của cấp trên.
