Chuyên Viên Chính Hành Chính – Nhân Sự - Đào Tạo

TÓM TẮT CÔNG VIỆC

Thực hiện, tham mưu và quản lý toàn diện các công tác hành chính, nhân sự, đào tạo và Văn hoá doanh nghiệp của Công ty nhằm đảm bảo hoạt động ổn định, chuyên nghiệp và hiệu quả; góp phần phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao và xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh.

NHIỆM VỤ CHÍNH:

1. Công tác Hành chính

· Phối hợp quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, văn phòng phẩm, phương tiện đi lại, công tác lễ tân, hậu cần phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

· Phối hợp tổ chức, giám sát việc thực hiện nội quy, quy định, an toàn, vệ sinh lao động và bảo mật thông tin.

· Quản lý hồ sơ hành chính, công văn đến – đi, lưu trữ và phát hành văn bản đúng quy định.

· Tham gia tổ chức hội nghị, sự kiện, tiếp khách, công tác đối ngoại nội bộ và đối ngoại hành chính, cải tiến Văn hoá doanh nghiệp.

· Đề xuất, lập kế hoạch và thực hiện các chương trình cải tiến hoạt động hành chính, Văn hoá doanh nghiệp.

2. Công tác Nhân sự

· Triển khai chính sách nhân sự: tuyển dụng, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, tiền lương, bảo hiểm, chế độ phúc lợi.

· Chịu trách nhiệm tham mưu, soạn thảo các loại Hợp đồng tuyển dụng, thuê mướn nhân sự (HĐLĐ, hợp đồng tư vấn, hợp đồng dịch vụ…).

· Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, dữ liệu nhân sự trên phần mềm/tiện ích ứng dụng (Dropbox, Google sheet, VPĐT...).

· Chịu trách nhiệm xây dựng, sửa đổi và cập nhật các quy chế, quy trình, biểu mẫu nhân sự.

· Tổng hợp, báo cáo định kỳ các chỉ tiêu nhân sự, biến động lao động, chi phí nhân công.

· Phối hợp với các Phòng để đảm bảo việc tuân thủ pháp luật lao động, nội quy công ty.

3. Công tác Đào tạo & Phát triển

· Khảo sát nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch và dự toán chi phí đào tạo hằng năm.

· Tổ chức triển khai các khóa đào tạo nội bộ, bên ngoài, đào tạo hội nhập cho nhân viên mới.

· Quản lý hồ sơ, dữ liệu, đánh giá kết quả sau đào tạo và đề xuất chương trình nâng cao năng lực.

· Phối hợp với các đơn vị chuyên môn trong việc xây dựng khung năng lực, lộ trình nghề nghiệp.

· Tham mưu xây dựng văn hóa học tập và phát triển nhân tài trong Công ty.

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC

· Đề xuất, triển khai các giải pháp tối ưu hóa tổ chức bộ máy, nguồn nhân lực phù hợp xu hướng phát triển doanh nghiệp.

· Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học, bảo mật; đảm bảo các thủ tục nhân sự thực hiện đúng quy định pháp luật.

· Công tác tiền lương, thưởng, định mức lao động, chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các chính sách liên quan khác.

· Giám sát, hướng dẫn cán bộ chuyên môn thực hiện chủ trương, quy định của Nhà nước, Tập đoàn/Tổng công ty và Công ty.

· Đảm bảo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân, bảo vệ, quản lý tài sản, xe cộ, văn phòng phẩm phục vụ tốt hoạt động của Công ty.

· Tổ chức, điều phối các cuộc họp, hội nghị, sự kiện của Công ty.

· Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh phù hợp với chức năng, nhiệm vụ phòng.

TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HOÀN THÀNH

· Đề xuất, xây dựng tổ chức bộ máy, chính sách nhân sự phù hợp định hướng phát triển và đúng quy định.

· Văn hoá doanh nghiệp thực hiện nề nếp, duy trì và luôn thay đổi được CBCNV hưởng ứng tích cực.

· Đảm bảo hồ sơ, hợp đồng lao động đầy đủ, đúng quy trình; không phát sinh tranh chấp lao động do sai sót nghiệp vụ.

· Thực hiện kịp thời, chính xác chế độ tiền lương, thưởng, phúc lợi, BHXH, BHYT, BHTN cho NLĐ.

· Đảm bảo thông tin liên lạc, văn thư, báo cáo thông suốt, kịp thời; quản lý tài sản, phương tiện đúng quy định.

· Đảm bảo quyền lợi cho NLĐ được giải quyết chính xác, đầy đủ, đúng hạn.

· Các hợp đồng, văn bản, tài liệu được soạn thảo đúng thể thức, đảm bảo chất lượng, không sai sót.

· Đánh giá nhân sự khách quan, kịp thời; đề xuất khen thưởng, kỷ luật đúng đối tượng.

· Bồi dưỡng, nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên phòng, Công ty.

· Hoàn thành hiệu quả các nhiệm vụ phát sinh khác.

YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ VÀ KINH NGHIỆM

· Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị nhân sự, Hành chính, Luật, Kinh tế hoặc tương đương, ngoại ngữ (Anh văn TOEIC 500 điểm trở lên).

· Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính - Nhân sự, trong đó ít nhất 2 năm ở vị trí chuyên viên chính hoặc tương đương; Có kinh nghiệm 02 năm về thuê mướn lao động là người nước ngoài và cho nước ngoài thuê lao động là người Việt Nam.

· Kỹ năng quản lý: Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu quả công việc; lập kế hoạch, phân công, giám sát, tổ chức cuộc họp/hội nghị.

· Kiến thức/Năng lực:

- Am hiểu luật Lao động, BHXH, quy định nội bộ doanh nghiệp, kỹ năng tổ chức đào tạo, đánh giá năng lực

- Thành thạo tin học văn phòng, ưu tiên ứng dụng chuyển đổi số, trí tuệ nhân tạo (AI) trong công việc.

- Giao tiếp, tổ chức, lập kế hoạch, báo cáo, thuyết trình, làm việc nhóm, sử dụng tốt MS Office, phần mềm HRM và các tiện ích quản trị trên nền tảng (Dropbox, Google sheet, VP ĐT…).

- Phẩm chất cá nhân: Trung thực, trách nhiệm, cẩn trọng, có tinh thần hợp tác, chủ động và tư duy cải tiến; Giao tiếp, phối hợp công việc hiệu quả.

QUAN HỆ CÔNG VIỆC:

· Nội bộ:

- Phối hợp chặt chẽ với các phòng/ban chức năng và các đơn vị trực thuộc;

- Báo cáo Trưởng phòng/Ban giám đốc; phối hợp với các phòng/ban và chuyên viên trực thuộc.

· Bên ngoài:

- Làm việc với cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng về các vấn đề liên quan đến nhân sự, hành chính, pháp luật;

- Cơ quan nhà nước, đối tác đào tạo, nhà cung cấp dịch vụ hành chính, bảo hiểm xã hội, y tế.

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ/GIÁM SÁT

· Trực tiếp: Giám sát, đánh giá nhân sự các nhóm: nhân viên hành chính,… theo thực tế phân công.

· Nội dung: Lập kế hoạch, phân công, kiểm tra, đánh giá kết quả công việc, đề xuất khen thưởng/kỷ luật.

TRÁCH NHIỆM TÀI CHÍNH/TÀI SẢN

· Đề xuất, kiểm soát mua sắm trang thiết bị, vật tư phục vụ công việc của phòng/Công ty thuộc lĩnh vực được giao.

· Quản lý, sử dụng, bảo quản các tài sản, thiết bị văn phòng thuộc lĩnh vực được giao.

· Theo dõi, giám sát vật tư, hàng hóa trong quá trình kinh doanh, vận chuyển thuộc lĩnh vực được giao.

ĐIỀU KIỆN VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

· Làm việc chủ yếu tại văn phòng, môi trường chuyên nghiệp.

· Có thể đi công tác, làm việc với khách hàng, đối tác, cơ quan nhà nước khi cần thiết... thuộc lĩnh vực được giao.

• Bằng cấp: Bachelor
• Độ tuổi: Không giới hạn
• Hình thức: Nhân viên chính thức