CEO Assistant

Vai trò vị trí: Đồng hành và hỗ trợ CEO trong công tác quản lý vận hành và triển khai các dự án nội bộ; theo dõi, tổng hợp và phân tích hệ thống KPIs/BSC của Công ty và các phòng ban; điều phối, kết nối hoạt động liên phòng ban nhằm đảm bảo mục tiêu chung được thực thi hiệu quả; cung cấp các báo cáo, phân tích và thông tin cô đọng, chính xác, kịp thời để hỗ trợ CEO trong quá trình ra quyết định và truyền thông điều hành.

Mô tả công việc:

A. Quản lý vận hành (Operations Management)

• Theo dõi, cập nhật và báo cáo định kỳ các chỉ số vận hành cốt lõi của công ty: KPIs, BSC, tiến độ dự án cấp công ty.
• Thiết lập checklist, SOP; đơn giản hóa và chuẩn hóa quy trình nội bộ.
• Hỗ trợ CEO kiểm soát chất lượng đầu ra (output) của các phòng ban: timeline – deliverables – mức độ hoàn thành.
• Thu thập thông tin và dữ liệu, phân tích sai lệch, rủi ro và đề xuất giải pháp cải tiến hệ thống vận hành.

B. Quản lý dự án nội bộ (PMO – Internal Project Management)

• Tham gia với vai trò PM/Assistant PM trong các dự án chiến lược: Digital Transformation, ERP, Restructuring…
• Lập kế hoạch dự án chi tiết: scope – timeline – RACI – milestones – risk log.
• Điều phối cross-functional giữa các phòng ban; theo dõi deadline và chuẩn bị báo cáo định kỳ/đột xuất theo yêu cầu của CEO.
• Nhận diện kịp thời các vấn đề phát sinh, bottleneck, rủi ro, và đề xuất giải pháp đảm bảo tiến độ.
• Quản lý tài liệu dự án: master plan, WBS, minutes, change log, decision log, version control...

C. Hỗ trợ CEO trong điều hành & ra quyết định

• Chuẩn bị tài liệu họp, báo cáo phân tích, executive summary.
• Đại diện CEO tham gia các cuộc họp khi cần; ghi nhận action items và theo sát đến khi hoàn thành.
• Đại diện CEO làm việc với trưởng phòng/BUs để thúc đẩy tiến độ và xử lý vướng mắc.
• Đóng vai trò “gatekeeper”: sàng lọc và phân loại mức độ quan trọng đối với thông tin thu thập được từ các phòng ban để hỗ trợ CEO tập trung vào các công việc chiến lược.

D. Hệ thống BSC – KPI – Performance Management

• Theo dõi việc triển khai BSC của toàn công ty, BU và phòng ban; đảm bảo cập nhật đúng hạn.
• Tổng hợp mức độ hoàn thành mục tiêu theo tháng/quý; hỗ trợ CEO chuẩn bị báo cáo review.
• Đôn đốc phòng ban cập nhật số liệu đúng chuẩn, đúng thời hạn.
• Phân tích chênh lệch kế hoạch – thực tế, rủi ro phát sinh và đề xuất điều chỉnh.

E. Công tác tổng hợp & truyền thông nội bộ

• Tổng hợp nội dung họp hàng tuần/tháng và các quyết định cấp công ty.
• Truyền đạt thông điệp, chỉ đạo của CEO tới các bộ phận liên quan.
• Chuẩn bị thông báo, guideline và tài liệu điều hành nội bộ.

• Trình độ học vấn từ Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế đối ngoại hoặc chuyên ngành có liên quan. 
• Có từ 5-7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực có liên quan. Level bậc Trưởng phòng với kinh nghiệm: Vận hành, PMO, trợ lý cấp cao, business analyst, coordinator hoặc tương đương.
• Có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với Founder/C-level.Ưu tiên nếu có:
• Hiểu biết về kinh doanh: sản phẩm, NPD, marketing, branding.
• Hiểu biết về chuỗi cung ứng (supply chain).
• Kinh nghiệm triển khai các dự án ERP, digital transformation, data.
• Từng làm việc trong môi trường e-commerce / tech / startup (tốc độ cao – đa dự án – multi-team).
• IELTS 7.0 hoặc tương đương
• PMP hoặc CAPM – Chứng chỉ quản lý dự án quốc tế (PMI) là 1 điểm cộng.

Kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc

• Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc, dự án.
• Tổng hợp, phân tích và đánh giá rủi ro.
• Kỹ năng giao tiếp, điều phối công việc.
• Sử dụng tốt các công cụ soạn thảo, báo cáo.

Chính sách & Phúc lợi:

• Lương thưởng 13 và Thưởng lợi nhuận theo kết quả kinh doanh.
• Đánh giá năng lực và điều chỉnh lương định kỳ hàng năm.
• Đóng bảo hiểm ngay khi ký hợp đồng lao động.
• Bảo hiểm sức khoẻ 24/7 cho cá nhân và người thân.
• Chính sách chăm sóc sức khoẻ toàn diện, bao gồm sức khoẻ thể chất và tinh thần.
• Khám sức khoẻ định kỳ hằng năm khoảng 2 triệu/ người do công ty tổ chức.
• Nghỉ phép 16 ngày/ năm và phép năm thâm niên.
• Làm việc từ xa 3 ngày/ tháng.
• Ngân sách học tập và phát triển cá nhân.
• Phát triển năng lực cá nhân thông qua các hoạt động đào tạo về chuyên môn và kỹ năng mềm do công ty tổ chức.
• Teambuilding 2 lần/ năm để nâng cao tinh thần đội nhóm trong tổ chức.
• Nhiều hoạt động gắn kết nội bộ: Friday hàng tháng, YEP, Trung Thu, Ngày phụ nữ 20/10, 8/3, Ngày nam giới và các dịp lễ khác.
• Chương trình đào tạo hội nhập và Buddy đồng hành trong suốt thời gian thử việc.

Thời gian làm việc:

• Từ 8h30 – 18h00 (nghỉ trưa 1 tiếng rưỡi), từ Thứ 2 – sáng Thứ 7. Riêng sáng Thứ 7 tuỳ theo tính chất công việc mà làm việc tại nhà hoặc tại công ty.

Môi trường làm việc: 

• Luôn đề cao tinh thần hướng đến mục tiêu, chủ động và trách nhiệm trong công việc. 
• Thúc đẩy sự tử tế thông qua giao tiếp hoà nhã và chính trực. 
• Sử dụng lời nói tử tế bằng cách lắng nghe, phản hồi tích cực và đóng góp thẳng thắn mang tính xây dựng. 
• Hành động với tinh thần sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp và biểu hiện lòng biết ơn khi nhận được sự giúp đỡ.

• Bằng cấp: Bachelor
• Độ tuổi: 30 - 38
• Hình thức: Nhân viên chính thức