Trợ lý quản lý dự án - đấu thầu

1. Chức năng

• Hỗ trợ công tác  đấu thầu, lập hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng .
• Hỗ trợ  theo dõi, điều phối và kiểm soát dự án  sau khi trúng thầu.
• Tổng hợp thông tin, hồ sơ, tiến độ và các vấn đề phát sinh để báo cáo cấp trên.
• Bảo đảm sự  liên tục từ giai đoạn dự thầu → trúng thầu → chuyển giao → triển khai dự án .

2. Nhiệm vụ về đấu thầu

• Tiếp nhận, phân loại và tổng hợp thông tin  hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu .
• Theo dõi kế hoạch, thời hạn và các mốc quan trọng của từng gói thầu.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ năng lực, hồ sơ pháp lý và các tài liệu dự thầu.
• Phối hợp với bộ phận kỹ thuật để chuẩn bị  biện pháp thi công, tiến độ và phương án kỹ thuật .
• Phối hợp tổng hợp khối lượng, giá vật tư, nhân công, máy móc và các chi phí để phục vụ  lập giá dự thầu .
• Kiểm tra tính đầy đủ, thống nhất của hồ sơ trước khi trình ký/nộp thầu.
• Theo dõi các yêu cầu  làm rõ hồ sơ dự thầu , kết quả lựa chọn nhà thầu và các thông báo liên quan.
• Hỗ trợ công tác thương thảo và hoàn thiện hồ sơ hợp đồng.
• Cập nhật cơ sở dữ liệu về  giá dự thầu, nhà cung cấp, nhà thầu phụ, đối tác và các dự án đã tham gia .

3. Nhiệm vụ về quản lý dự án

• Theo dõi  tiến độ tổng thể và tiến độ chi tiết  của dự án.
• Tổng hợp báo cáo từ Ban QLDA/Ban Chỉ huy công trường.
• Theo dõi các chỉ tiêu về  tiến độ, khối lượng, chất lượng, chi phí và an toàn .
• Theo dõi các công việc tồn đọng, công việc quá hạn và các mốc nghiệm thu quan trọng.
• Tổng hợp các vấn đề phát sinh để báo cáo Trưởng phòng/Giám đốc dự án.
• Theo dõi việc thực hiện các kết luận sau họp và chỉ đạo của lãnh đạo.
• Phối hợp với các phòng Kỹ thuật, Kế hoạch, Tài chính–Kế toán, Vật tư và các đơn vị thi công.
• Hỗ trợ theo dõi hồ sơ nghiệm thu, thanh toán, quyết toán, hoàn công và bàn giao.
• Chuẩn bị  báo cáo tuần/tháng  và các báo cáo đột xuất về tình hình dự án.
• 4. Nhiệm vụ đặc biệt quan trọng: chuyển giao từ đấu thầu sang dự án
• Đây là điểm nên nhấn mạnh nếu công ty bố trí một vị trí  Trợ lý Đấu thầu và QLDA .
• Sau khi trúng thầu, người này cần phối hợp tổ chức  bàn giao thông tin từ bộ phận Đấu thầu sang bộ phận Quản lý Dự án , bao gồm:
• Giá dự thầu và cơ cấu giá.
• Phạm vi công việc đã chào thầu.
• Các điều kiện, điều khoản quan trọng của hồ sơ mời thầu.
• Biện pháp thi công và tiến độ đã cam kết.
• Khối lượng và các giả định khi lập giá.
• Các nội dung loại trừ, điều kiện đặc biệt và rủi ro đã nhận diện.
• Danh sách nhà cung cấp/nhà thầu phụ dự kiến.
• Các cam kết đã đưa ra với chủ đầu tư.
• Các vấn đề cần lưu ý khi triển khai hợp đồng.

• Thành thạo Word, Excel, Google Sheet; - Kỹ năng giao tiếp, tổng hợp, sắp xếp công việc tốt. - Chủ động, chịu được áp lực tiến độ, tinh thần trách nhiệm cao. - Tỉ mỉ – cẩn thận – bảo mật thông tin.