Mô tả công việc
- I. Tóm tắt công việc: - Quản lý lịch trình, tổ chức các cuộc họp và theo dõi công việc của dự án. - Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu và thực hiện các công tác văn thư, hành chính dự án. - Điều phối thông tin, phối hợp giữa Ban Quản lý Dự án và các bên liên quan. - Tổng hợp dự liệu, lập báo cáo và quản lý hồ sơ hợp đồng, thanh toán của dự án
- II. Nhiệm vụ chính.
- 1. Quản lý lịch trình và tổ chức cuộc họp - Sắp xếp lịch họp, gửi thư mời, thông báo đến các bên liên quan. - Chuẩn bị tài liệu, phòng họp và các điều kiện cần thiết phục vụ cuộc họp. - Ghi chép, tổng hợp và phát hành biên bản họp; theo dõi các công việc, thời hạn thực hiện theo kết luận cuộc họp. - Cập nhật lịch làm việc và nhắc nhở các bên liên quan thực hiện công việc theo kế hoạch.
- 2. Quản lý hồ sơ và tài liệu dự án - Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp là lưu trữ hồ sơ, tài liệu dự án theo quy định. - Theo dõi việc phát hành, trình ký, phê duyệt và cập nhật phiên bản tài liệu. - Quản lý công văn đến - đi, biểu mẫu và các hồ sơ hành chính liên quan. - Thực hiện việc gửi, nhận, bàn giao, ký nhận và đóng dấu hồ sơ theo phân công. - Cung cấp hồ sơ, tài liệu kịp thời khi có yêu cầu và đảm bảo tính bảo mật.
- 3. Công tác hành chính và điều phối dự án - Soạn thảo công văn, thông báo, thư mời, báo cáo và các văn bản hành chính theo chỉ đạo. - Hỗ trợ công tác in ấn, chuẩn bị tài liệu, hồ sơ phục vụ hoạt động của dự án. - Phối hợp với các phòng ban và các bên liên quan để đảm bảo công việc được thực hiện thông suốt. - Tiếp nhận, phân loại và chuyển thông tin, email, văn bản đến đúng bộ phận phụ trách.
- 4. Quản lý hồ sơ hợp đồng và thanh toán - Soạn thảo, hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ, hợp đồng thầu phụ, phụ lục hợp đồng theo chỉ đạo và quy trình của Công ty. - Tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ thanh toán từ nhà thầu phụ, nhà cung cấp theo danh mục yêu cầu. - Phối hợp với bộ phận kế toán và các bộ phận liên quan theo dõi tình trạng trình duyệt, xử lý hồ sơ và tiến độ thanh toán. - Theo dõi, đôn đốc việc bổ sung các hồ sơ còn thiếu, chưa hợp lệ và báo cáo cấp trên các vướng mắc phát sinh để kịp thời xử lý.
- 5. Theo dõi và tổng hợp báo cáo - Theo dõi tiến độ thực hiện công việc được giao, nhắc nhở các bộ phận liên quan hoàn thành đúng thời hạn. - Thu thập, tổng hợp dữ liệu về tiến độ và các thông tin liên quan phục vụ công tác quản lý dự án. - Lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của cấp trên trực tiếp. - Cập nhật, quản lý và lưu trữ dữ liệu, báo cáo trên hệ thống quản lý dự án theo quy định của Công ty.
- 6. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp.
Yêu cầu ứng viên
- Tốt nghiệp Cao Đẳng/ Đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng, Hành chính, Thư ký, Xây dựng hoặc các ngành liên quan. - Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm vị trí tương đương 02 năm trở lên ở vị trí tương đương. - Trình độ tin học tốt, đặc biệt Excel để xử lý dữ liệu. - Kỹ năng giao tiếp tốt. Xử lý tình huống/ vấn đề tốt. - Kỹ năng tổ chức tốt, chịu áp lực cao. - Giao tiếp, rõ ràng, rành mạch bằng văn bản và lời nói - Vui vẻ, hòa đồng, nhiệt tình, tinh thần hợp tác cao. - Chăm chỉ, chủ động, ham học hỏi. - Chịu được áp lực công việc và sẵn sàng làm thêm giờ khi cần thiết
Thông tin tham khảo
- Mức lương phổ biến cho “Thư ký”
- 8,6 – 12,2 triệu/tháng, trung bình 10,4 triệu (235 mẫu tin, VietnamSalary). Tin này khoảng 16,5 triệu — cao hơn 59%. Xem chi tiết lương
- Thị trường tại Hồ Chí Minh
- 18.815 tin đang mở từ 3.732 doanh nghiệp. Xem việc làm tại Hồ Chí Minh
- Nguồn tin
- Nguồn: CareerViet · đăng 08/09/2026
