Thư ký Công trường

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Soát xét, quản lý lưu trữ hồ sơ hiệu quả

• Tiếp nhận & trình ký hồ sơ, hỗ trợ chuyển giao hồ sơ cho các Phòng ban theo line phân quyền.
• Phân loại hồ sơ, kiểm soát hình thức văn bản, kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác về thủ tục & quy trình theo phân quyền phê duyệt.
• Lưu trữ toàn bộ hồ sơ của các dự án, bao gồm: hồ sơ pháp lý, thiết kế, thi công, hợp đồng, thanh toán,... (hardcopy và softcopy theo yêu cầu), đảm bảo hồ sơ không bị thất lạc và được truy xuất dễ dàng (nếu cần).
• Thường xuyên rà soát hệ thống quản lý hồ sơ và đưa ra cải tiến đổi mới.

2. Thanh toán, theo dõi chi phí & quản lý ngân sách hoạt động

• Lập PYC mua hàng hóa - dịch vụ phục vụ hoạt động của phòng ban (IT, ADM, các PYC về hoạt động ).
• Hỗ trợ quản lý lập và quản lý ngân sách.
• Thực hiện tất cả hồ sơ thanh toán - tạm ứng (công tác, tiếp khách, mua hàng hóa – dịch vụ - thuê văn phòng).
• Theo dõi thanh toán các chi phí hoạt động phục vụ cho dự án (pháp lý, PCCC, DTM...)
• Kiểm soát việc tuân thủ nội qui lao động cho các nhân viên trong phòng ban; chấm công hằng tháng.

3. Truyền đạt và cập nhật thông tin

• Phụ trách theo dõi, đôn đốc các hồ sơ tại các cơ quan ban ngành theo sự phân công của Trưởng phòng ban.
• Theo dõi, đôn đốc công việc của các team thuộc phòng ban; Tổng hợp báo cáo công việc hàng tuần.
• Đầu mối tiếp nhận thông tin từ các phòng ban khác, xin ý kiến trưởng phòng ban triển khai cho phòng hoặc trực tiếp thực hiện, tổng hợp gửi phản hồi cho các phòng ban yêu cầu.

II. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Trình độ

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng, Nhân sự

• Kinh nghiệm:

• Kinh nghiệm chuyên môn: Từ 03-05 năm vị trí quản lý hành chính văn phòng

Kỹ năng:

• Nghiệp vụ thư ký, văn thư lưu trữ, ngoại ngữ
• Kiến thức về hành chánh, quản lý hồ sơ
• Có kiến thức về ngành bất động sản

Các yêu cầu khác:

• Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp.
• Khả năng quan sát, phán đoán, phân tích, tổng hợp

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Soát xét, quản lý lưu trữ hồ sơ hiệu quả

• Tiếp nhận & trình ký hồ sơ, hỗ trợ chuyển giao hồ sơ cho các Phòng ban theo line phân quyền.
• Phân loại hồ sơ, kiểm soát hình thức văn bản, kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác về thủ tục & quy trình theo phân quyền phê duyệt.
• Lưu trữ toàn bộ hồ sơ của các dự án, bao gồm: hồ sơ pháp lý, thiết kế, thi công, hợp đồng, thanh toán,... (hardcopy và softcopy theo yêu cầu), đảm bảo hồ sơ không bị thất lạc và được truy xuất dễ dàng (nếu cần).
• Thường xuyên rà soát hệ thống quản lý hồ sơ và đưa ra cải tiến đổi mới.

2. Thanh toán, theo dõi chi phí & quản lý ngân sách hoạt động

• Lập PYC mua hàng hóa - dịch vụ phục vụ hoạt động của phòng ban (IT, ADM, các PYC về hoạt động ).
• Hỗ trợ quản lý lập và quản lý ngân sách.
• Thực hiện tất cả hồ sơ thanh toán - tạm ứng (công tác, tiếp khách, mua hàng hóa – dịch vụ - thuê văn phòng).
• Theo dõi thanh toán các chi phí hoạt động phục vụ cho dự án (pháp lý, PCCC, DTM...)
• Kiểm soát việc tuân thủ nội qui lao động cho các nhân viên trong phòng ban; chấm công hằng tháng.

3. Truyền đạt và cập nhật thông tin

• Phụ trách theo dõi, đôn đốc các hồ sơ tại các cơ quan ban ngành theo sự phân công của Trưởng phòng ban.
• Theo dõi, đôn đốc công việc của các team thuộc phòng ban; Tổng hợp báo cáo công việc hàng tuần.
• Đầu mối tiếp nhận thông tin từ các phòng ban khác, xin ý kiến trưởng phòng ban triển khai cho phòng hoặc trực tiếp thực hiện, tổng hợp gửi phản hồi cho các phòng ban yêu cầu.

II. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Trình độ

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng, Nhân sự

• Kinh nghiệm:

• Kinh nghiệm chuyên môn: Từ 03-05 năm vị trí quản lý hành chính văn phòng

Kỹ năng:

• Nghiệp vụ thư ký, văn thư lưu trữ, ngoại ngữ
• Kiến thức về hành chánh, quản lý hồ sơ
• Có kiến thức về ngành bất động sản

Các yêu cầu khác:

• Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp.
• Khả năng quan sát, phán đoán, phân tích, tổng hợp