Chuyên viên cao cấp Hệ thống Hành chính

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Xây dựng và chuẩn hóa hệ thống vận hành hành chính theo ngành dọc
- Thiết kế mô hình vận hành hành chính ngành dọc và xây dựng bộ quy định, quy trình. chính sách áp dụng thống nhất toàn Tập đoàn.
- Thiết lập bộ tiêu chuẩn vận hành hành chính và yêu cầu tối thiểu để các Tổng công ty/BUs áp dụng đồng bộ, đúng quy định.

2. Triển khai đào tạo và kiểm soát tuân thủ hệ thống SOP Hành chính ngành dọc 
- Xây dựng, cập nhật và phổ biến hệ thống SOP Hành chính ngành dọc.
- Tổ chức đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho đội ngũ Nhân viên phụ trách công tác vận hành hành chính tại các Tổng công ty/Bus.
- Thực hiện kiểm tra, đánh giá mức độ tuân thủ SOP Hành chính của các Tổng công ty/BUs.

3. Quản trị hệ thống quản lý tài sản toàn Tập đoàn
- Xây dựng và chuẩn hóa hệ thống quản lý tài sản
- Quản lý dữ liệu tài sản trên hệ thống
- Tổ chức kiểm kê và đối soát tài sản toàn Tập đoàn
- Giám sát tuân thủ và tối ưu chi phí tài sản
- Báo cáo và phân tích dữ liệu tài sản ngành dọc

4. Triển khai chuyển đổi số công tác hành chính
- Xác định và đề xuất yêu cầu nghiệp vụ cho hệ thống vận hành hành chính.
- Phối hợp phòng công nghệ thông tin trong công tác phân tích, thiết kế và phát triển các giải pháp số.
- Tổ chức kiểm thử UAT và triển khai hệ thống cho các Tổng công ty/BUs.
- Vận hành, theo dõi, đánh giá và cải tiến hệ thống sau triển khai.
- Đảm bảo dữ liệu hành chính trên hệ thống được chuẩn hóa, đồng bộ và tuân thủ bảo mật thông tin.

5. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên

II. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

1. Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các chuyên ngành: Quản trị hành chính; Hành chính công; Quản trị kinh doanh; Luật; Kế toán - Kiểm toán,…

2. Kiến thức
Ứng viên cần có kiến thức sâu về
- Hệ thống hành chính - quản trị văn phòng theo mô hình Tập đoàn đa ngành, đa công ty
- Quy trình quản lý tài sản toàn vòng đời (mua sắm, ghi nhận, sử dụng, thu hồi, điều chuyển, thanh lý)
- Xây dựng, triển khai và kiểm soát SOP ngành dọc
- Chuyển đổi số và quản trị hệ thống phần mềm hành chính.

3. Kinh nghiệm: Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính tại các Tập đoàn hoặc công ty có quy mô từ 500 nhân sự trở lên

4. Kinh nghiệm chuyên môn: Tối thiểu 05 năm trực tiếp thực hiện công tác hành chính; cẩn trọng, kỹ tính, có khả năng lập kế hoạch và triển khai.

5. Kỹ năng
Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng xây dựng và quản trị hệ thống hành chính ngành dọc
- Kỹ năng phân tích dữ liệu và lập báo cáo quản trị
- Kỹ năng quản lý tài sản theo vòng đời
- Kỹ năng kiểm soát tuân thủ.
Kỹ năng phối hợp liên phòng ban:
- Có khả năng điều phối, dẫn dắt và thống nhất quan điểm giữa nhiều đon vị có cơ chế vận hành đặc thù khác nhau.
Kỹ năng mềm:
- Kỹ năng giao tiếp và trình bày chuyên nghiệp
- Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả
- Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống.

6. Các yêu cầu khác: Sẵn sàng làm việc tại các Tổng công ty/BUs và đi công tác khi cần.

7. Năng lực yêu cầu: Áp dụng theo Khung năng lực của chức danh do Ban Hệ thống Nhân sự Ban Hành từng thời kỳ.

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Xây dựng và chuẩn hóa hệ thống vận hành hành chính theo ngành dọc
- Thiết kế mô hình vận hành hành chính ngành dọc và xây dựng bộ quy định, quy trình. chính sách áp dụng thống nhất toàn Tập đoàn.
- Thiết lập bộ tiêu chuẩn vận hành hành chính và yêu cầu tối thiểu để các Tổng công ty/BUs áp dụng đồng bộ, đúng quy định.

2. Triển khai đào tạo và kiểm soát tuân thủ hệ thống SOP Hành chính ngành dọc 
- Xây dựng, cập nhật và phổ biến hệ thống SOP Hành chính ngành dọc.
- Tổ chức đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho đội ngũ Nhân viên phụ trách công tác vận hành hành chính tại các Tổng công ty/Bus.
- Thực hiện kiểm tra, đánh giá mức độ tuân thủ SOP Hành chính của các Tổng công ty/BUs.

3. Quản trị hệ thống quản lý tài sản toàn Tập đoàn
- Xây dựng và chuẩn hóa hệ thống quản lý tài sản
- Quản lý dữ liệu tài sản trên hệ thống
- Tổ chức kiểm kê và đối soát tài sản toàn Tập đoàn
- Giám sát tuân thủ và tối ưu chi phí tài sản
- Báo cáo và phân tích dữ liệu tài sản ngành dọc

4. Triển khai chuyển đổi số công tác hành chính
- Xác định và đề xuất yêu cầu nghiệp vụ cho hệ thống vận hành hành chính.
- Phối hợp phòng công nghệ thông tin trong công tác phân tích, thiết kế và phát triển các giải pháp số.
- Tổ chức kiểm thử UAT và triển khai hệ thống cho các Tổng công ty/BUs.
- Vận hành, theo dõi, đánh giá và cải tiến hệ thống sau triển khai.
- Đảm bảo dữ liệu hành chính trên hệ thống được chuẩn hóa, đồng bộ và tuân thủ bảo mật thông tin.

5. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên

II. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

1. Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các chuyên ngành: Quản trị hành chính; Hành chính công; Quản trị kinh doanh; Luật; Kế toán - Kiểm toán,…

2. Kiến thức
Ứng viên cần có kiến thức sâu về
- Hệ thống hành chính - quản trị văn phòng theo mô hình Tập đoàn đa ngành, đa công ty
- Quy trình quản lý tài sản toàn vòng đời (mua sắm, ghi nhận, sử dụng, thu hồi, điều chuyển, thanh lý)
- Xây dựng, triển khai và kiểm soát SOP ngành dọc
- Chuyển đổi số và quản trị hệ thống phần mềm hành chính.

3. Kinh nghiệm: Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính tại các Tập đoàn hoặc công ty có quy mô từ 500 nhân sự trở lên

4. Kinh nghiệm chuyên môn: Tối thiểu 05 năm trực tiếp thực hiện công tác hành chính; cẩn trọng, kỹ tính, có khả năng lập kế hoạch và triển khai.

5. Kỹ năng
Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng xây dựng và quản trị hệ thống hành chính ngành dọc
- Kỹ năng phân tích dữ liệu và lập báo cáo quản trị
- Kỹ năng quản lý tài sản theo vòng đời
- Kỹ năng kiểm soát tuân thủ.
Kỹ năng phối hợp liên phòng ban:
- Có khả năng điều phối, dẫn dắt và thống nhất quan điểm giữa nhiều đon vị có cơ chế vận hành đặc thù khác nhau.
Kỹ năng mềm:
- Kỹ năng giao tiếp và trình bày chuyên nghiệp
- Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả
- Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống.

6. Các yêu cầu khác: Sẵn sàng làm việc tại các Tổng công ty/BUs và đi công tác khi cần.

7. Năng lực yêu cầu: Áp dụng theo Khung năng lực của chức danh do Ban Hệ thống Nhân sự Ban Hành từng thời kỳ.