[Phòng Hành chính] Chuyên viên/Nhân viên Hành chính - Lễ tân tại SO

- Thực hiện công tác hành chính lễ tân tại chi nhánh/văn phòng công ty (SO), bao gồm:

+ Công tác lễ tân khánh tiết: trực tổng đài điện thoại; luôn đảm bảo có người trực ở khu vực đón tiếp khách để tiếp đón khách hàng/đối tác đến liên hệ công việc; tiếp nhận, phân loại và chuyển giao thư từ, bưu kiện tới người nhận; công tác lễ tân khánh tiết cho các buổi tổ chức sự kiện và hoạt động vận hành tại SO (khai trương, sự kiện lễ tết, hội nghị,...)

+ Công tác hành chính, hậu cần: quản lý và chuẩn bị phòng họp/phòng tiếp khách cho các chương trình nội bộ, chăm sóc khu vực thắp hương tâm linh, trang trí văn phòng ngày lễ tết,...

+ Đảm bảo công tác an ninh, PCCC, vệ sinh, cảnh quan, cơ sở vật chất tại SO luôn sạch đẹp, đúng quy định

+ Thực hiện và theo dõi tình hình chi tiêu mua sắm thường xuyên/định kỳ tại SO theo hạn mức quy định: là đầu mối tổng hợp mua sắm chi tiêu; nhận hàng và nghiệm thu đối với hàng hóa mua sắm tập trung; kiểm soát quá trình chi tiêu sử dụng hợp lý, xem xét có ý kiến với các đề xuât chi tiêu mua sắm vượt hạn mức

+ Quản lý tài sản tại SO: Thực hiện công tác kiểm kê định kỳ/đột xuất, theo dõi tình hình sử dụng, bảo trì/bảo dưỡng tài sản, phối hợp thực hiện các công việc liên quan đến thanh lý tài sản

+ Thực hiện công tác thanh toán các chi phí hành chính của HO và các SO theo chỉ đạo của người quản lý trực tiếp

+ Định kỳ kiểm tra cơ sở vật chất tại các SO, kiến nghị đề xuất khắc phục để đảm bảo không gian được khang trang, sạch đẹp trài sản công cụ và hệ thống cơ điện hoạt động ổn định

+ Tham gia đóng góp ý kiến xây dựng các văn bản lập quy liên quan đến tổ chức, triển khai, và giám sát các bộ phận thuộc mảng Hành chính

+ Thực hiện báo cáo kiểm tra định kỳ/đột xuất liên quan đến nhiệm vụ theo quy định của từng thời kỳ

+ Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của người quản lý trực tiếp

- Bằng cấp: Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên chuyên ngành Hành chính quản trị, kinh tế, tài chính, ngân hàng, ngoại ngữ,... hoặc các chuyên ngành khác có liên quan

- Có kinh nghiệm ít nhất 03 năm làm ở vị trí hành chính Lễ tân

- Giới tính: Nữ, ngoại hình ưa nhìn, cao từ 1m6 trở lên

- Kiến thức:

+ Thành thạo tin học văn phòng, thành thạo Tiếng Anh giao tiếp cơ bản

+ Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng phần mềm SAP

- Kỹ năng

+ Có kỹ năng lập kế hoạch, xử lý tình huống/sự cố, tổng hợp và phân tích vấn đề

+ Có kỹ năng tổ chức và giám sát công việc, bao quát công việc trong phạm vi được giao

+ Nhanh nhẹn, cẩn thận, có tinh thần hỗ trợ nhóm

+ Trung thực, có trách nhiệm với công việc

+ Chủ động xử lý các công việc phát sinh, báo cáo kịp thời cho quản lý các công việc ngoài phạm vi trách nhiệm của bản thân

• Hình thức: Nhân viên chính thức