1. Kiểm soát nhập kho nguyên vật liệu
- Tiếp nhận phiếu nhập kho từ bộ phận mua hàng hoặc bộ phận nhận hàng.
- Kiểm tra chứng từ nhập (hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu kiểm tra chất lượng...).
- Đối chiếu số lượng – đơn giá với hợp đồng và phiếu nhập kho.
- Hạch toán nghiệp vụ nhập kho vào phần mềm kế toán (MISA…)
- Theo dõi tồn kho nguyên liệu theo lô, hạn sử dụng.
2. Theo dõi xuất kho sản xuất
- Căn cứ phiếu yêu cầu xuất kho từ bộ phận sản xuất hoặc quản lý.
- Kiểm tra định mức nguyên liệu tiêu hao cho từng món (ví dụ: 1 đùi gà cần bao nhiêu gram bột chiên, bao nhiêu ml dầu, gia vị...).
- Hạch toán xuất kho nguyên liệu theo đúng định mức.
- Giám sát việc sử dụng nguyên vật liệu, báo cáo chênh lệch (nếu có hao hụt bất thường).
3. Kiểm kê và quản lý tồn kho
- Phối hợp với thủ kho kiểm kê định kỳ (hàng tuần/tháng/quý) hoặc đột xuất.
- Đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách/phần mềm.
- Lập biên bản chênh lệch (nếu có), phối hợp tìm nguyên nhân (hỏng, hao hụt, sai lệch...).
- Đề xuất hướng xử lý với bộ phận quản lý hoặc ban giám đốc.
4. Báo cáo kế toán kho
- Lập các báo cáo tồn kho hàng ngày/tuần/tháng theo yêu cầu:
- Báo cáo tồn kho nguyên liệu, bao bì.
- Báo cáo xuất nguyên liệu theo từng đợt sản xuất.
- Báo cáo nhập – xuất – tồn.
- Thống kê và phân tích chi phí nguyên vật liệu tiêu hao.
5. Phối hợp với các bộ phận liên quan
- Làm việc chặt chẽ với:
- Bộ phận thu mua (kiểm soát giá – số lượng nhập)
- Bộ phận sản xuất (đối chiếu định mức tiêu hao)
- Thủ kho (xác nhận thực tế nhập – xuất – tồn)
- Kế toán tổng hợp/Chi phí (phân bổ chi phí vào giá thành)
6. Lưu trữ hồ sơ chứng từ kho
- Lưu trữ đầy đủ:
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm kê
- Biên bản hủy hàng (nếu có)
- Đảm bảo tuân thủ quy định lưu trữ kế toán theo thời hạn luật định (thường là 5–10 năm).
