CUSTOMER SERVICE SUPERVISOR (Export/Logistics/Manufacturing)

1. Mục đích công việc:

• Giám Sát Chăm Sóc Khách Hàng chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ chăm sóc khách hàng nhằm đảm bảo sự hài lòng cao từ khách hàng và quá trình xử lý đơn hàng trơn tru. Vai trò này yêu cầu làm việc chặt chẽ với các đội ngũ bán hàng, thiết kế, kế hoach, sản xuất, kho và logistics để đảm bảo đáp ứng mong đợi của khách hàng, đơn hàng được thực hiện đúng thời hạn và các vấn đề được giải quyết kịp thời. Quản lý sẽ nâng cao các dịch vụ khách hàng, giám sát hiệu suất, và triển khai các cải tiến để tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.

2. Nhiệm vụ & Trách nhiệm chính:

• Quản lý đội ngũ (15%)
  • Quản lý đội ngũ dịch vụ khách hàng, bao gồm tuyển dụng- đào tạo.
  • Đặt ra các mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng cho đội ngũ, cung cấp phản hồi thường xuyên và đánh giá hiệu suất định kỳ hàng tháng/quý/năm.
  • Xây dựng văn hóa lấy Khách Hàng làm trọng tâm và tinh thần chủ động giải quyết vấn đề.
• Quản lý quan hệ khách hàng (30%)
  • Xây dựng và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, đóng vai trò là điểm liên lạc chính với các Khách Hàng quan trọng.
  • Giải quyết các yêu cầu, khiếu nại và thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
  • Phối hợp với đội ngũ bán hàng để hiểu rõ yêu cầu của khách hàng, giải quyết các vấn đề về đơn hàng và cung cấp thông tin về nhu cầu của khách hàng.
  • Phối hợp với đội ngũ logistics để đảm bảo quá trình vận chuyển và giao hàng hiệu quả.
  • Làm việc với đội ngũ sản xuất, planning để hiểu rõ các giới hạn về năng lực và đảm bảo lịch sản xuất phù hợp với nhu cầu khách hàng.
• Tham gia xây dựng & Chuẩn hoá quy trình (SOP), Xây dựng (WI) (30%)
  • Thực hiện các bước từ nhận đơn → giao hàng cho các KH chính.
  • Tham gia xây dựng SOP, xây dựng WI, biểu mẫu, checklist; triển khai flow công việc và các check point để bảo đảm tuân thủ.
• Quản lý hệ thống (15%)
  • Quản lý tính chất kịp thời và chính xác của các giao dịch hệ thống của đội ngũ Chăm Sóc Khách Hàng (SO, AR Invoice, CRM…)
  • Quản lý thu hồi công nợ.
  • Phối hợp với Sales và lên kế hoạch dự báo bán hàng trên hệ thống (Sales Demand Forecast).
• Báo cáo và Phân tích dữ liệu (10%)
  • Theo dõi KPI: Tỷ lệ hài lòng Khách Hàng, Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn (OTIF) Thời gian phản hồi Khách Hàng.
  • Chuẩn bị báo cáo tuần/tháng, phân tích xu hướng.

1. Kinh nghiệm làm việc: 

• Tối thiểu 3 năm ở vị trí Nhân viên Dịch vụ Khách hàng (CS) / Sale Admins
• Tối thiểu 1 năm vị trí Giám sát / Quản lý
• Thành thạo tiếng Anh, biết tiếng Trung là lợi thế
• Trải nghiệm quản lý dự án đa phòng ban, ưu tiên ngành nội thất, FMCG, sản xuất

2. Kỹ năng / Tính cách:

• Leadership: dẫn dắt đội nhóm, tạo ảnh hưởng, giải quyết xung đột.
• Quản lý công việc, dự án: lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản trị rủi ro
• Process Improvement: Cải tiến quy trình, WI
• Phân tích dữ liệu: sử dụng Excel/BI để khai thác KPI, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
• Giao tiếp, thương lượng, thuyết trình; tư duy dịch vụ & khách hàng là trọng tâm.
• Đại học / Cao đẳng.

• Bằng cấp: Bachelor
• Độ tuổi: Không giới hạn
• Hình thức: Nhân viên chính thức