Admin Staff

1. Công việc hành chính/ Administration tasks :

1.1 Hồ sơ chuyên gia. Expert Documentation

· Nộp hồ sơ xin thị thực, thẻ tạm trú (TRC) và giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài. Apply for Visas, Temporary Residence Cards (TRC), and Work Permits for foreign experts.

· Theo dõi thời hạn giấy tờ và chủ động làm thủ tục gia hạn.Track document expiration dates and proactively handle renewals.

1.2. Đặt vé máy bay cho công tác. Booking Business Travel Flights

• Thu thập thông tin chuyến đi (ngày đi – ngày về, điểm đến, hãng hàng không ưu tiên. Collect necessary travel information (departure/return dates, destination, preferred airlines).
• Tìm kiếm và đề xuất các lựa chọn vé phù hợp. ) Research and propose appropriate flight options
• Đặt vé, gửi xác nhận và hóa đơn. Book flight tickets and send confirmations and invoices.
• Hỗ trợ thay đổi, hủy vé hoặc hoàn vé khi cần thiết. Support changes, cancellations, or refund requests as needed.

1.3. Thủ tục đi công tác Business Trip Procedures

• Xin visa công tác cho các chuyến đi nước ngoài. Apply for business visas for overseas trips.
• Làm thủ tục ứng tiền công tác phí. . Process advance payment requests for business trips.
• Cung cấp hướng dẫn đi công tác (lịch trình, liên hệ khẩn cấp, quy định chi phí…). Provide business travel guidelines, including itineraries, emergency contacts, and expense policies.
• Hỗ trợ thanh toán và quyết toán sau chuyến đi (hóa đơn, báo cáo...). Support post-trip payments and reconciliations (e.g., invoices, reports).

1.4 Tổ chức sự kiện & du lịch công ty (nếu có). Events & Company Travel (if applicable)

• Phối hợp tổ chức các chuyến du lịch công ty (team building, nghỉ mát...). Coordinate company trips, including team building and annual retreats.
• Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ và bên ngoài. Assist in planning and executing both internal and external events.
• Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ (công ty du lịch, khách sạn, đơn vị tổ chức sự kiện). Work closely with service providers (travel agencies, hotels, event companies).
• Theo dõi chi phí, xử lý thanh toán và đánh giá chất lượng dịch vụ. Monitor expenses, ensure proper payment processing, and evaluate service quality.

1.5. Thanh lý tài sản nội bộ và bên ngoài. Liquidation of Internal and External Assets

• Lập danh sách tài sản cần thanh lý (nội bộ và bên ngoài). Maintain a list of assets scheduled for liquidation (internal and external).
• Thẩm định và xác định giá trị thanh lý phù hợp. Evaluate and determine appropriate liquidation value.
• Chuẩn bị hồ sơ cần thiết và xin phê duyệt từ quản lý. Prepare necessary documentation and obtain management approvals.
• Làm việc với bên mua/đối tác để hoàn tất quá trình thanh lý. Coordinate with buyers/partners to complete the liquidation process.
• Đảm bảo bàn giao tài sản và thanh toán đúng quy trình. Ensure handover and payment procedures are completed properly.
• Thanh toán công chứng, sao y và các giấy tờ liên quan. Payment for Notarization, Certification, and Related Documents
• Chuẩn bị hồ sơ cần công chứng hoặc sao y. Prepare paperwork for notarization and certified copies.
• Làm việc với phòng công chứng hoặc cơ quan nhà nước liên quan. Coordinate with notary offices or relevant government agencies.
• Thanh toán phí dịch vụ và lưu giữ chứng từ đầy đủ. Handle payments and keep proper documentation

2 → Theo dõi thời hạn hiệu lực của giấy tờ (nếu có Trách nhiệm khác/ Other responsibilities

Các công việc khác được phân công bởi trưởng bộ phận

Other tasks assigned by Manager.

Các chỉ số hiệu suất chính/Key Performance Indicators

- Tất cả các công việc hành chính phải được thực hiện theo kế hoạch và đúng hạn/All admin tasks must be done on schedule and deadline

- Đảm bảo chỉ mất không quá 05 phút để tìm kiếm bất kỳ hồ sơ hành chính nào./Any of admin records must be found not more than five (05) minutes.