Trưởng phòng Hỗ trợ Kinh doanh

I. NHIỆM VỤ:

1. Đào tạo sản phẩm và Quy trình mới cho Nhân viên
- Cập nhật chính sách và sản phẩm mới, đào tạo nội bộ trong phòng, quản lý và đảm bảo chất lượng nhân sự đáp ứng công việc được giao
- Xây dựng, cập nhật và tối ưu hóa các quy trình, chính sách và tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng.

2. Quản lý và điều phối công việc đến Nhân viên
-  Phân chia công việc hỗ trợ đồng đều đảm bảo công việc hỗ trợ bán hàng được diễn ra nhanh chóng.
- Kiểm tra nội dung các tờ trình, hợp đồng ký kết với đối tác đúng chính sách phê duyệt, hướng dẫn trình ký theo đúng line.
- Kiểm soát các booking dịch vụ được triển khai đúng chính sách và đúng quy trình.
- Kiểm soát việc xuất vé cho các Đại lý hardblock đúng chính sách về giá và các điều kiện trong hợp đồng.
- Kiểm tra và đối soát công nợ, nhắc nhở Khách hàng thanh toán theo đúng thời hạn. Xin phương án xử lý từ cấp trên khi công nợ quá hạn.

3. Kiểm soát chất lượng chăm sóc Khách hàng
- Kiểm tra ghi âm cuộc gọi đảm bảo nhân viên trả lời đúng, đầy đủ thông tin cho Khách hàng.
- Kiểm soát thái độ Nhân viên khi tiếp nhận cuộc gọi thắc mắc khiếu nại về dịch vụ, thái độ NV,
- Tư vấn, hỗ trợ và giải quyết khiếu nại cho khách hàng/ kiểm soát công tác thu hồi công nợ của Khách hàng

4. Quản lý hồ sơ, tài liệu
- Cập nhật dữ liệu báo cáo của Nhân viên các hợp đồng trình ký thu về lưu trữ
- Đảm bảo hồ sơ, Hợp đồng được lưu trữ đúng quy trình và đầy đủ.

5. Phối hợp công việc với các phòng ban
- Phối hợp với các phòng ban/ bộ phận/ cơ sở đảm bảo hoạt động cung cấp dịch vụ được thuận lợi và hiệu quả
- Liên hệ, phối hợp với các bộ phận phòng ban chuyên môn, cơ sở vận hành xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình Khách hàng sử dụng dịch vụ: vé lỗi, evc không check được thông tin.
- Hướng dẫn quy trình phối hợp, triển khai dịch vụ cho Nhân viên với cơ sở vận hành.
- Quy trình phối hợp chuyển thông tin tư vấn dịch vụ cho các Phòng/ ban liên quan.

6. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống 
- Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Ban/Phòng: Quy định, Quy trình, Biểu mẫu, Quy chế triển khai (Checklist) công việc,… đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Ban/Phòng được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu.
- Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Ban/Phòng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân sự kế thừa.
- Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tổng Công ty. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ Ban/Phòng. Đồng bộ hóa dữ liệu hướng đến số hóa và AI hóa toàn bộ hệ thống quản trị nghiệp vụ chuyên môn.
- Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại Đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về quản lý rủi ro.
- Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Ban/Phòng sử dụng, vận hành, quản lý.

II. YÊU CẦU CÔNG VIỆC:

1. Trình độ:

• Trình độ yêu cầu: Thạc sĩ, ĐH, CĐ,…

• 2. Kiến thức:

• Am hiểu về nghiệp vụ kế toán,
  - Am hiểu về thủ tục hành chính liên quan hợp đồng và lưu trữ hồ sơ
  - Am hiểu quy trình phối hợp vận hành,

3. Kinh nghiệm:

• Từ 1 năm trở lên về ngành Dịch vụ, du lịch, Bất động sản
• Kinh nghiệm vị trí quản lý tối thiểu 2 năm trở lên về mảng HTKD, HM/  DVKH

4. Kỹ năng:

• Kỹ năng lãnh đạo và quản lý đội ngũ.
  - Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và giải quyết vấn đề xuất sắc.
  - Khả năng phân tích dữ liệu và ra quyết định dựa trên thông tin.
  - Khả năng làm việc dưới áp lực cao và quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
  - Tư duy chiến lược và khả năng hoạch định kế hoạch dài hạn.
  - Chủ động, sáng tạo và có khả năng thích ứng với thay đổi.
  - Tinh thần trách nhiệm cao và cam kết với công việc.

• I. NHIỆM VỤ:

• 1. Đào tạo sản phẩm và Quy trình mới cho Nhân viên
  - Cập nhật chính sách và sản phẩm mới, đào tạo nội bộ trong phòng, quản lý và đảm bảo chất lượng nhân sự đáp ứng công việc được giao
  - Xây dựng, cập nhật và tối ưu hóa các quy trình, chính sách và tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng.

• 2. Quản lý và điều phối công việc đến Nhân viên
  -  Phân chia công việc hỗ trợ đồng đều đảm bảo công việc hỗ trợ bán hàng được diễn ra nhanh chóng.
  - Kiểm tra nội dung các tờ trình, hợp đồng ký kết với đối tác đúng chính sách phê duyệt, hướng dẫn trình ký theo đúng line.
  - Kiểm soát các booking dịch vụ được triển khai đúng chính sách và đúng quy trình.
  - Kiểm soát việc xuất vé cho các Đại lý hardblock đúng chính sách về giá và các điều kiện trong hợp đồng.
  - Kiểm tra và đối soát công nợ, nhắc nhở Khách hàng thanh toán theo đúng thời hạn. Xin phương án xử lý từ cấp trên khi công nợ quá hạn.

• 3. Kiểm soát chất lượng chăm sóc Khách hàng
  - Kiểm tra ghi âm cuộc gọi đảm bảo nhân viên trả lời đúng, đầy đủ thông tin cho Khách hàng.
  - Kiểm soát thái độ Nhân viên khi tiếp nhận cuộc gọi thắc mắc khiếu nại về dịch vụ, thái độ NV,
  - Tư vấn, hỗ trợ và giải quyết khiếu nại cho khách hàng/ kiểm soát công tác thu hồi công nợ của Khách hàng

• 4. Quản lý hồ sơ, tài liệu
  - Cập nhật dữ liệu báo cáo của Nhân viên các hợp đồng trình ký thu về lưu trữ
  - Đảm bảo hồ sơ, Hợp đồng được lưu trữ đúng quy trình và đầy đủ.

• 5. Phối hợp công việc với các phòng ban
  - Phối hợp với các phòng ban/ bộ phận/ cơ sở đảm bảo hoạt động cung cấp dịch vụ được thuận lợi và hiệu quả
  - Liên hệ, phối hợp với các bộ phận phòng ban chuyên môn, cơ sở vận hành xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình Khách hàng sử dụng dịch vụ: vé lỗi, evc không check được thông tin.
  - Hướng dẫn quy trình phối hợp, triển khai dịch vụ cho Nhân viên với cơ sở vận hành.
  - Quy trình phối hợp chuyển thông tin tư vấn dịch vụ cho các Phòng/ ban liên quan.

• 6. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống 
  - Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Ban/Phòng: Quy định, Quy trình, Biểu mẫu, Quy chế triển khai (Checklist) công việc,… đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Ban/Phòng được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu.
  - Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Ban/Phòng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân sự kế thừa.
  - Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tổng Công ty. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ Ban/Phòng. Đồng bộ hóa dữ liệu hướng đến số hóa và AI hóa toàn bộ hệ thống quản trị nghiệp vụ chuyên môn.
  - Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại Đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về quản lý rủi ro.
  - Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Ban/Phòng sử dụng, vận hành, quản lý.

• II. YÊU CẦU CÔNG VIỆC:

• 1. Trình độ:

• Trình độ yêu cầu: Thạc sĩ, ĐH, CĐ,…

2. Kiến thức:

• Am hiểu về nghiệp vụ kế toán,
  - Am hiểu về thủ tục hành chính liên quan hợp đồng và lưu trữ hồ sơ
  - Am hiểu quy trình phối hợp vận hành,

• 3. Kinh nghiệm:

• Từ 1 năm trở lên về ngành Dịch vụ, du lịch, Bất động sản
• Kinh nghiệm vị trí quản lý tối thiểu 2 năm trở lên về mảng HTKD, HM/  DVKH

4. Kỹ năng:

- Kỹ năng lãnh đạo và quản lý đội ngũ.
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và giải quyết vấn đề xuất sắc.
- Khả năng phân tích dữ liệu và ra quyết định dựa trên thông tin.
- Khả năng làm việc dưới áp lực cao và quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
- Tư duy chiến lược và khả năng hoạch định kế hoạch dài hạn.
- Chủ động, sáng tạo và có khả năng thích ứng với thay đổi.
- Tinh thần trách nhiệm cao và cam kết với công việc.