Trợ Lý Ban quản lý dự án xây dựng

MỤC TIÊU VỊ TRÍ

• Thực hiện vai trò đầu mối hỗ trợ Giám đốc Dự án và Ban Quản lý Dự án trong công tác điều phối, hành chính, quản lý thông tin - hồ sơ, theo dõi hợp đồng và tổ chức công việc; góp phần bảo đảm các hoạt động của Dự án được triển khai đầy đủ, kịp thời, nhất quán và đúng quy định.

CÁC CÔNG VIỆC CẦN THỰC HIỆN

• Theo dõi hợp đồng (Nội dung, số lượng hợp đồng và giá trị hợp đồng).
• Hỗ trợ Giám đốc/Ban Quản lý Dự án sắp xếp lịch, chuẩn bị tài liệu và theo dõi tiến độ công việc.
• Tiếp nhận, phát hành, quản lý phiên bản và lưu trữ văn bản, bản vẽ, biên bản, báo cáo, hồ sơ Dự án.
• Thực hiện phiên dịch, biên dịch Việt - Anh/Anh - Việt theo yêu cầu công việc.
• Soạn thảo, rà soát công văn, tờ trình, thông báo, biên bản, báo cáo và tài liệu phục vụ quản lý Dự án.
• Thực hiện công tác hành chính, hậu cần và hồ sơ tạm ứng, thanh toán, quyết toán chi phí Dự án.
• Là đầu mối trao đổi thông tin giữa Ban Quản lý Dự án với các bộ phận, tư vấn, nhà thầu, nhà cung cấp và cơ quan liên quan.
• Sắp xếp họp, chuẩn bị tài liệu, lập biên bản và theo dõi các đầu việc sau họp.
• Các công việc khác do Lãnh đạo phân công.

• Độ tuổi: 25-30 tuổi
• Giới tính: Nữ
• Ngoại hình: Khá

Trình độ và kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Quản lý dự án, Xây dựng, Kinh tế xây dựng,  Hành chính, Ngôn ngữ hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm làm việc từ 02 năm trở lên tại vị trí thư ký dự án, trợ lý dự án hoặc vị trí tương đương trong lĩnh vực xây dựng/bất động sản
• Ưu tiên ứng viên có khả năng đọc hiểu, biên dịch văn bản và trao đổi công việc bằng tiếng Anh
• Ưu tiền có hiểu biết cơ bản về quy trình quản lý dự án, quản lý hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu/thanh toán và hệ thống văn bản, hồ sơ của dự án.
• Có khả năng tổng hợp thông tin, quản lý hồ sơ và lập báo cáo

Kỹ năng

• Giao tiếp, ứng xử chuyên nghiệp, tinh tế. Tư duy linh hoạt và chủ động trong giải quyết tình huống.
• Nhanh nhạy trong nắm bắt, xử lý thông tin; Truyền đạt thông tin kịp thời đầy đủ, rõ ràng.
• Thành thạo tin học Văn phòng (MS word, MS Excel, MS Outlook, powerpoint), các trình duyệt Internet, email…
• Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc, quản lý thời gian và xử lý đồng thời nhiều đầu việc theo mức độ ưu tiên.
• Kỹ năng ghi chép, lập biên bản, tổng hợp thông tin, theo dõi đầu việc và nhắc việc chính xác, có hệ thống.
• Khả năng kiểm tra chi tiết, đối chiếu số liệu/tài liệu và phát hiện sai lệch; cẩn trọng trong quản lý phiên bản hồ sơ.
• Khả năng làm việc độc lập, phối hợp nhóm và làm việc dưới áp lực về tiến độ/chất lượng.
• Ưu tiên ứng viên đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản, quản lý công việc hoặc nền tảng cộng tác của doanh nghiệp/dự án.
• Yêu cầu, tố chất khác
• Có tinh thần trách nhiệm, ý thức kỷ luật và khả năng bám sát công việc đến khi hoàn thành.
• Có ý thức bảo mật cao, thận trọng khi tiếp nhận, sử dụng và cung cấp thông tin của Công ty/Dự án.
• Sẵn sàng làm việc tại văn phòng/địa điểm Dự án và đi công tác khi có yêu cầu phù hợp với tính chất công việc