Thư ký Tổng hợp

I. MÔ TẢ CHI TIẾT NGHIỆP VỤ

1. Quản lý hồ sơ – Lưu trữ dữ liệu
- Thực hiện chuẩn hóa lưu trữ dữ liệu, hồ sơ: Sắp xếp và lưu trữ toàn bộ hồ sơ dữ liệu của Ban chuyên môn theo thư mục NovaGen, File server (ổ Z) và theo ISO, quy trình và quy định lưu trữ hiện hành.
- Bản cứng (hard copy): sắp xếp, phân loại, lưu trữ theo tiêu chuẩn ISO và quy định lưu trữ hiện hành;
- Bản mềm (file scan – working file): lưu trữ theo 9 đầu mục NovaGen;
- Lập và quản lý file "Theo dõi tài liệu" để cập nhật thường xuyên việc lưu trữ, đồng thời tra soát nhanh chóng khi cần truy xuất hồ sơ, dữ liệu và số hóa công tác theo dõi.
- Nhắc nhở, theo sát cán bộ nhân viên của Đơn vị chuyên môn cập nhật và đồng bộ hóa liên tục dữ liệu phát sinh lên thư mục NovaGen Ban/Phòng, NovaGen chức danh và File server (ổ Z).
1.6. Thực hiện và kiểm soát việc phân quyền truy cập vào các hệ thống quản lý tài sản dữ liệu chung của Đơn vị chuyên môn theo đúng phân công chức danh và nhiệm vụ được giao.

2. Triển khai chủ trương – Chỉ đạo từ Ban lãnh đạo – Tuân thủ quy trình, quy định
- Là đầu mối trong việc cập nhật các thông tin chính thống từ Tập Đoàn (thông qua email thông báo từ phòng Truyền thông nội bộ; phòng Quy trình; phòng Hành chính - Nhân sự, v.v) đến Ban lãnh đạo, Quản lý Ban chuyên môn để đảm bảo các phòng ban luôn nhận đầy đủ thông tin kịp thời và cần thiết.
- Cập nhật, quản lý nội dung tài liệu và các biểu mẫu khi có sự thay đổi về quy trình/quy định, đồng thời rà soát và kiểm tra định kỳ để đảm bảo tài liệu, quy trình, quy định còn hiệu lực và đề xuất chỉnh sửa phù hợp (nếu cần).

3. Quản lý lịch họp, lịch công tác – Theo dõi biên bản họp
- Sắp xếp và điều phối các lịch họp, lịch công tác của Ban Lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn:
- Tiếp nhận yêu cầu sắp xếp lịch từ Ban Lãnh đạo, Quản lý Ban chuyên môn và ghi nhận đầy đủ thông tin về mức độ ưu tiên, nội dung, thời gian dự kiến, cũng như thành phần tham dự;
- Đảm bảo lịch họp và lịch trình công tác của Ban Lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn được sắp xếp một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo không chồng chéo;
- Cập nhật thay đổi lịch kịp thời và thông báo chính xác đến các bên liên quan.
- Phát hành biên bản họp trong vòng 24 giờ sau khi kết thúc và thống nhất nội dung chính xác, đầy đủ các thông tin trọng yếu (Thực trạng khó khăn/vướng mắc - Giải pháp - Nhân sự phụ trách và thời hạn thực hiện).
- Thực hiện file "Theo dõi biên bản họp" theo biểu mẫu để cập nhật, đôn đốc tiến độ thực hiện các nội dung sau họp và theo dõi tình trạng/tiến độ thực hiện trong các kỳ họp tiếp theo cho đến khi công việc được hoàn thành dứt điểm, đồng thời thực hiện nghiệp vụ theo dõi triển khai công việc trên ứng dụng E-Office.

4. Thực hiện Công tác Tổng hợp - Báo cáo
- Lập file báo cáo theo tần suất ngày/tuần/tháng (Công việc cần thực hiện - Nhật ký công việc - Theo dõi tiến độ thực hiện) để theo dõi, cập nhật báo cáo kết quả, tiến độ thực hiện của Ban Lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn trên ứng dụng E-Office,...
- Truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của Ban lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác nội dung, kịp thời xuống phòng ban để triển khai, đồng thời theo dõi, đôn đốc và cập nhật báo cáo kết quả thực hiện.

5. Kiểm soát hồ sơ – Soạn thảo văn bản
- Là đầu mối thông tin, truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của Ban lãnh đạo đến các Đơn vị.
- Tiếp nhận và xử lý thông tin từ đối tác, khách hàng, chuẩn bị khánh tiết, tặng quà khi có chỉ đạo,…

6. Công tác hành chính
- Thực hiện các công việc hành chính chung: đặt xe/phòng họp, quản lý/sửa chữa/bảo trì các tài sản và trang thiết bị văn phòng tại nơi làm việc của Ban lãnh đạo, Quản lý Ban chuyên môn.
- Thực hiện các công việc liên quan đến hệ thống: PYC CNTT, Ticket, cấp VPN, mở/khóa phân quyền truy cập,… phục vụ công việc cho Ban lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn.
- Thanh toán: lập và theo dõi các hồ sơ đề nghị tạm ứng/thanh toán/thanh quyết toán các chi phí liên quan đến lịch công tác, tiếp khách, chi phí văn phòng của Ban lãnh đạo, Quản lý Ban chuyên môn.
- Ngân sách hoạt động: lập và quản lý ngân sách hoạt động của Ban lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn trong năm, điều chỉnh/điều chuyển theo kế hoạch hành động tương ứng tại từng thời điểm (nếu có).

7. Công tác Đối nội – Đối ngoại
- Hỗ trợ Ban lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn thực hiện công tác ngoại giao (tặng quà theo dịp, công tác hậu cần tiếp khách trong các lịch họp và sự kiện,…).
- Cập nhật và quản lý dữ liệu ngoại giao về Đối tác/Khách hàng của Ban lãnh đạo và Đơn vị chuyên môn.

8. Thực hiện các nhiệm vụ khác nhau theo yêu cầu của cấp trên

II. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

1.Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (chuyên ngành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành khác có liên quan)…

2. Kiến thức:

• Có kiến thức về quản lý, công tác hành chính, pháp luật, thông tin và có hiểu biết về tổ chức và hoạt động của Doanh nghiệp.
  - Yêu cầu khác về chuyên môn phụ trách (Cần thêm kiến thức chuyên môn liên quan đến các ngành nghề trong hệ sinh thái đa ngành của NovaGroup để có thể thành thạo các nghiệp vụ tại các Ban/Phòng):
  + Ban Marketing: hiểu biết về lĩnh vực marketing, quản trị thương hiệu, truyền thông báo chí.
  + Ban Kinh Doanh: hiểu biết về ngành nghề kinh doanh, tổng hợp số liệu Kinh doanh & khảo sát thị trường.
  + Ban Đầu tư: hiểu biết về Pháp lý Dự án, Pháp lý Đầu tư, soạn thảo hợp đồng, kinh nghiệm phân tích và nghiên cứu thị trường.
  + Ban Pháp chế: hiểu biết về chuyên ngành Luật, soạn thảo các hồ sơ mang tính pháp lý, có kỹ năng đàm phán.
  + Ban Nhân sự: hiểu biết chung về Hành chính - Nhân sự, Quy định và quy chế Lao động, chế độ phúc lợi.
  + Ban Tài chính kế toán: hiểu biết chung về báo cáo tài chính, hiểu các quy trình và hồ sơ nghiệp vụ Tài chính - kế toán.
  + Ban Cung ứng đấu thầu: hiểu biết chung về lĩnh vực Xây dựng - Đấu thầu - Mua sắm, Hợp đồng thi công/Đơn hàng và quy trình thanh quyết toán.

• 3. Chứng chỉ nghề nghiệp: Chứng chỉ đào tạo Nghiệp vụ Thư ký (nếu có)

• 4. Kinh nghiệm: Có trên 3-5 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Thư ký,Trợ lý, Hành chính tổng hợp hoặc tương đương.

• 5. Kỹ năng:

• Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng: tốc ký, soạn thảo văn bản, lưu trữ dữ liệu theo quy định NovaGen và hồ sơ chuẩn ISO.
  - Kỹ năng sử dụng thành thạo phần mềm Ms Office và các thiết bị văn phòng để nâng cao năng suất, cải thiện quy trình công việc.
  - Kỹ năng quản lý thời gian một cách hiệu quả cùng Kỹ năng theo dõi, và sắp xếp công việc tuân theo ma trận Eisenhower (Khẩn cấp/Quan trọng).
  - Kỹ năng làm việc độc lập, chủ động hoàn thành công việc và khả năng làm việc dưới áp lực cao, thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh.
  - Kỹ năng giao tiếp khéo léo, truyền đạt mạch lạc và xử lý linh hoạt mọi tình huống, đồng thời xây dựng các mối quan hệ tích cực (đối nội & đối ngoại).
  - Kỹ năng quan sát và phân tích đưa ra cách hành xử và hành động phù hợp.
  - Kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả trên cơ sở phân tích thông tin và đưa ra giải pháp phù hợp.
  - Kỹ năng về tổng hợp báo cáo và phân tích số liệu.

6. Các yêu cầu khác:

• Chuyên nghiệp - Chính trực - Hiệu quả và Những đặc tính Novator.
  - Năng động, sáng tạo, nhanh nhẹn, nhạy bén, ghi nhớ tốt và bảo mật thông tin.
  - Ngoại hình ưa nhìn - Trang phục trang nhã, gọn gàng - Tác phong lịch sự và lịch thiệp.
  - Giọng nói ôn hòa, rõ ràng, tốc độ và âm lượng phù hợp.

• I. MÔ TẢ CHI TIẾT NGHIỆP VỤ

• 1. Quản lý hồ sơ – Lưu trữ dữ liệu
  - Thực hiện chuẩn hóa lưu trữ dữ liệu, hồ sơ: Sắp xếp và lưu trữ toàn bộ hồ sơ dữ liệu của Ban chuyên môn theo thư mục NovaGen, File server (ổ Z) và theo ISO, quy trình và quy định lưu trữ hiện hành.
  - Bản cứng (hard copy): sắp xếp, phân loại, lưu trữ theo tiêu chuẩn ISO và quy định lưu trữ hiện hành;
  - Bản mềm (file scan – working file): lưu trữ theo 9 đầu mục NovaGen;
  - Lập và quản lý file "Theo dõi tài liệu" để cập nhật thường xuyên việc lưu trữ, đồng thời tra soát nhanh chóng khi cần truy xuất hồ sơ, dữ liệu và số hóa công tác theo dõi.
  - Nhắc nhở, theo sát cán bộ nhân viên của Đơn vị chuyên môn cập nhật và đồng bộ hóa liên tục dữ liệu phát sinh lên thư mục NovaGen Ban/Phòng, NovaGen chức danh và File server (ổ Z).
  1.6. Thực hiện và kiểm soát việc phân quyền truy cập vào các hệ thống quản lý tài sản dữ liệu chung của Đơn vị chuyên môn theo đúng phân công chức danh và nhiệm vụ được giao.

• 2. Triển khai chủ trương – Chỉ đạo từ Ban lãnh đạo – Tuân thủ quy trình, quy định
  - Là đầu mối trong việc cập nhật các thông tin chính thống từ Tập Đoàn (thông qua email thông báo từ phòng Truyền thông nội bộ; phòng Quy trình; phòng Hành chính - Nhân sự, v.v) đến Ban lãnh đạo, Quản lý Ban chuyên môn để đảm bảo các phòng ban luôn nhận đầy đủ thông tin kịp thời và cần thiết.
  - Cập nhật, quản lý nội dung tài liệu và các biểu mẫu khi có sự thay đổi về quy trình/quy định, đồng thời rà soát và kiểm tra định kỳ để đảm bảo tài liệu, quy trình, quy định còn hiệu lực và đề xuất chỉnh sửa phù hợp (nếu cần).

• 3. Quản lý lịch họp, lịch công tác – Theo dõi biên bản họp
  - Sắp xếp và điều phối các lịch họp, lịch công tác của Ban Lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn:
  - Tiếp nhận yêu cầu sắp xếp lịch từ Ban Lãnh đạo, Quản lý Ban chuyên môn và ghi nhận đầy đủ thông tin về mức độ ưu tiên, nội dung, thời gian dự kiến, cũng như thành phần tham dự;
  - Đảm bảo lịch họp và lịch trình công tác của Ban Lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn được sắp xếp một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo không chồng chéo;
  - Cập nhật thay đổi lịch kịp thời và thông báo chính xác đến các bên liên quan.
  - Phát hành biên bản họp trong vòng 24 giờ sau khi kết thúc và thống nhất nội dung chính xác, đầy đủ các thông tin trọng yếu (Thực trạng khó khăn/vướng mắc - Giải pháp - Nhân sự phụ trách và thời hạn thực hiện).
  - Thực hiện file "Theo dõi biên bản họp" theo biểu mẫu để cập nhật, đôn đốc tiến độ thực hiện các nội dung sau họp và theo dõi tình trạng/tiến độ thực hiện trong các kỳ họp tiếp theo cho đến khi công việc được hoàn thành dứt điểm, đồng thời thực hiện nghiệp vụ theo dõi triển khai công việc trên ứng dụng E-Office.

• 4. Thực hiện Công tác Tổng hợp - Báo cáo
  - Lập file báo cáo theo tần suất ngày/tuần/tháng (Công việc cần thực hiện - Nhật ký công việc - Theo dõi tiến độ thực hiện) để theo dõi, cập nhật báo cáo kết quả, tiến độ thực hiện của Ban Lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn trên ứng dụng E-Office,...
  - Truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của Ban lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác nội dung, kịp thời xuống phòng ban để triển khai, đồng thời theo dõi, đôn đốc và cập nhật báo cáo kết quả thực hiện.

• 5. Kiểm soát hồ sơ – Soạn thảo văn bản
  - Là đầu mối thông tin, truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của Ban lãnh đạo đến các Đơn vị.
  - Tiếp nhận và xử lý thông tin từ đối tác, khách hàng, chuẩn bị khánh tiết, tặng quà khi có chỉ đạo,…

• 6. Công tác hành chính
  - Thực hiện các công việc hành chính chung: đặt xe/phòng họp, quản lý/sửa chữa/bảo trì các tài sản và trang thiết bị văn phòng tại nơi làm việc của Ban lãnh đạo, Quản lý Ban chuyên môn.
  - Thực hiện các công việc liên quan đến hệ thống: PYC CNTT, Ticket, cấp VPN, mở/khóa phân quyền truy cập,… phục vụ công việc cho Ban lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn.
  - Thanh toán: lập và theo dõi các hồ sơ đề nghị tạm ứng/thanh toán/thanh quyết toán các chi phí liên quan đến lịch công tác, tiếp khách, chi phí văn phòng của Ban lãnh đạo, Quản lý Ban chuyên môn.
  - Ngân sách hoạt động: lập và quản lý ngân sách hoạt động của Ban lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn trong năm, điều chỉnh/điều chuyển theo kế hoạch hành động tương ứng tại từng thời điểm (nếu có).

• 7. Công tác Đối nội – Đối ngoại
  - Hỗ trợ Ban lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn thực hiện công tác ngoại giao (tặng quà theo dịp, công tác hậu cần tiếp khách trong các lịch họp và sự kiện,…).
  - Cập nhật và quản lý dữ liệu ngoại giao về Đối tác/Khách hàng của Ban lãnh đạo và Đơn vị chuyên môn.

• 8. Thực hiện các nhiệm vụ khác nhau theo yêu cầu của cấp trên

• II. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

• 1.Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (chuyên ngành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành khác có liên quan)…

• 2. Kiến thức:

• Có kiến thức về quản lý, công tác hành chính, pháp luật, thông tin và có hiểu biết về tổ chức và hoạt động của Doanh nghiệp.
  - Yêu cầu khác về chuyên môn phụ trách (Cần thêm kiến thức chuyên môn liên quan đến các ngành nghề trong hệ sinh thái đa ngành của NovaGroup để có thể thành thạo các nghiệp vụ tại các Ban/Phòng):
  + Ban Marketing: hiểu biết về lĩnh vực marketing, quản trị thương hiệu, truyền thông báo chí.
  + Ban Kinh Doanh: hiểu biết về ngành nghề kinh doanh, tổng hợp số liệu Kinh doanh & khảo sát thị trường.
  + Ban Đầu tư: hiểu biết về Pháp lý Dự án, Pháp lý Đầu tư, soạn thảo hợp đồng, kinh nghiệm phân tích và nghiên cứu thị trường.
  + Ban Pháp chế: hiểu biết về chuyên ngành Luật, soạn thảo các hồ sơ mang tính pháp lý, có kỹ năng đàm phán.
  + Ban Nhân sự: hiểu biết chung về Hành chính - Nhân sự, Quy định và quy chế Lao động, chế độ phúc lợi.
  + Ban Tài chính kế toán: hiểu biết chung về báo cáo tài chính, hiểu các quy trình và hồ sơ nghiệp vụ Tài chính - kế toán.
  + Ban Cung ứng đấu thầu: hiểu biết chung về lĩnh vực Xây dựng - Đấu thầu - Mua sắm, Hợp đồng thi công/Đơn hàng và quy trình thanh quyết toán.

3. Chứng chỉ nghề nghiệp: Chứng chỉ đào tạo Nghiệp vụ Thư ký (nếu có)

4. Kinh nghiệm: Có trên 3-5 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Thư ký,Trợ lý, Hành chính tổng hợp hoặc tương đương.

5. Kỹ năng:

• Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng: tốc ký, soạn thảo văn bản, lưu trữ dữ liệu theo quy định NovaGen và hồ sơ chuẩn ISO.
  - Kỹ năng sử dụng thành thạo phần mềm Ms Office và các thiết bị văn phòng để nâng cao năng suất, cải thiện quy trình công việc.
  - Kỹ năng quản lý thời gian một cách hiệu quả cùng Kỹ năng theo dõi, và sắp xếp công việc tuân theo ma trận Eisenhower (Khẩn cấp/Quan trọng).
  - Kỹ năng làm việc độc lập, chủ động hoàn thành công việc và khả năng làm việc dưới áp lực cao, thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh.
  - Kỹ năng giao tiếp khéo léo, truyền đạt mạch lạc và xử lý linh hoạt mọi tình huống, đồng thời xây dựng các mối quan hệ tích cực (đối nội & đối ngoại).
  - Kỹ năng quan sát và phân tích đưa ra cách hành xử và hành động phù hợp.
  - Kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả trên cơ sở phân tích thông tin và đưa ra giải pháp phù hợp.
  - Kỹ năng về tổng hợp báo cáo và phân tích số liệu.

• 6. Các yêu cầu khác:

• Chuyên nghiệp - Chính trực - Hiệu quả và Những đặc tính Novator.
  - Năng động, sáng tạo, nhanh nhẹn, nhạy bén, ghi nhớ tốt và bảo mật thông tin.
  - Ngoại hình ưa nhìn - Trang phục trang nhã, gọn gàng - Tác phong lịch sự và lịch thiệp.
  - Giọng nói ôn hòa, rõ ràng, tốc độ và âm lượng phù hợp.