Thư ký Hành chính

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Quản lý hồ sơ, lưu trữ dữ liệu:

• Sắp xếp, và lưu trữ hồ sơ (hard copy), dữ liệu (soft copy) trên NovaGen
• Lập và quản lý file "Theo dõi tài liệu" để cập nhật  và tra soát.

2. Triển khai chủ trương - Quy trình, Quy định:

• Sắp xếp và điều phối lịch họp, lịch công tác
• Thay mặt/Đại diện ban lãnh đạo tham dự, điều phối lịch (có sự phân công, UQ)

3. Tổng hợp, báo cáo:

• Lập file báo cáo và theo dõi (Nhật ký công việc - Công việc cần thực hiện - Tiến độ thực hiện)

• 4. Kiểm soát hồ sơ, soạn thảo văn bản:

• Kiểm soát hồ sơ trình ký đúng hình thức và đầy đủ theo AM và quy trình
• Lập và quản lý file theo dõi "trình ký hồ sơ" đảm bảo ký đúng hạn và ghi nhận bàn giao

5. Công tác hành chính:

• Lập và theo dõi các hồ sơ thanh toán chi phí
• Lập và quản lý Ngân sách hoạt động (nếu có)

6. Đối nội - Đối ngoại

• Thực hiện công tác ngoại giao (tặng quà, hậu cần tiếp khách, hội họp,..)

• 7. Thực hiện các nhiệm vụ khác nhau theo yêu cầu của cấp trên

• II. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

• Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (chuyên ngành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành khác có liên quan)…

• Chứng chỉ nghề nghiệp: Chứng chỉ đào tạo ngắn hạn nghiệp vụ thư ký văn phòng (ưu tiên)

• Kinh nghiệm chuyên môn: Có trên 2-3 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Thư ký,Trợ lý, Hành chính tổng hợp hoặc tương đương

• Kỹ năng:

• Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ;
• Kỹ năng theo dõi và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên;
• Kỹ năng làm việc độc lập, tự giác, ý thức trách nhiệm để hoàn thành tốt công việc
• Khả năng làm việc dưới áp lực cao, thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh;
• Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt
• Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh; thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint...).

Các yêu cầu khác:

• Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp
• Đặc tính Novator & Cơ chế đánh giá Nhân sự.

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Quản lý hồ sơ, lưu trữ dữ liệu:

• Sắp xếp, và lưu trữ hồ sơ (hard copy), dữ liệu (soft copy) trên NovaGen
• Lập và quản lý file "Theo dõi tài liệu" để cập nhật  và tra soát.

2. Triển khai chủ trương - Quy trình, Quy định:

• Sắp xếp và điều phối lịch họp, lịch công tác
• Thay mặt/Đại diện ban lãnh đạo tham dự, điều phối lịch (có sự phân công, UQ)

3. Tổng hợp, báo cáo:

• Lập file báo cáo và theo dõi (Nhật ký công việc - Công việc cần thực hiện - Tiến độ thực hiện)

• 4. Kiểm soát hồ sơ, soạn thảo văn bản:

• Kiểm soát hồ sơ trình ký đúng hình thức và đầy đủ theo AM và quy trình
• Lập và quản lý file theo dõi "trình ký hồ sơ" đảm bảo ký đúng hạn và ghi nhận bàn giao

5. Công tác hành chính:

• Lập và theo dõi các hồ sơ thanh toán chi phí
• Lập và quản lý Ngân sách hoạt động (nếu có)

6. Đối nội - Đối ngoại

• Thực hiện công tác ngoại giao (tặng quà, hậu cần tiếp khách, hội họp,..)

• 7. Thực hiện các nhiệm vụ khác nhau theo yêu cầu của cấp trên

• II. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

• Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (chuyên ngành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành khác có liên quan)…

• Chứng chỉ nghề nghiệp: Chứng chỉ đào tạo ngắn hạn nghiệp vụ thư ký văn phòng (ưu tiên)

• Kinh nghiệm chuyên môn: Có trên 2-3 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Thư ký,Trợ lý, Hành chính tổng hợp hoặc tương đương

• Kỹ năng:

• Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ;
• Kỹ năng theo dõi và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên;
• Kỹ năng làm việc độc lập, tự giác, ý thức trách nhiệm để hoàn thành tốt công việc
• Khả năng làm việc dưới áp lực cao, thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh;
• Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt
• Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh; thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint...).

Các yêu cầu khác:

• Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp
• Đặc tính Novator & Cơ chế đánh giá Nhân sự.