Project Manager Assistant

1. Điều phối dự án & dịch vụ CNTT

• Phối hợp với Quản lý dự án, đội ngũ kỹ thuật và các bộ phận liên quan để triển khai các dự án/dịch vụ CNTT.
• Điều phối các hoạt động triển khai, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật và xử lý sự cố theo kế hoạch.
• Phối hợp phân bổ nhân sự, sắp xếp công việc theo từng dự án và yêu cầu của khách hàng.
• Theo dõi tiến độ, mốc công việc và kết quả bàn giao, chủ động nhắc việc và cập nhật tình hình.

2. Theo dõi tiến độ & quản lý công việc

• Theo dõi và cập nhật task, ticket, timeline và kế hoạch dự án trên các hệ thống quản lý.
• Duy trì các tracker, báo cáo tiến độ và tình trạng công việc.
• Phối hợp theo dõi các vấn đề phát sinh (Issue/Risk/Change) và báo cáo, escalation đến các bên liên quan khi cần.

3. Phối hợp khách hàng & các bên liên quan

• Làm đầu mối phối hợp thông tin giữa khách hàng, đội ngũ kỹ thuật, bộ phận nghiệp vụ và đối tác/vendor.
• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp dự án; tổng hợp nội dung, action items và theo dõi việc thực hiện.
• Theo dõi và phối hợp xử lý các yêu cầu của khách hàng theo tiến độ và cam kết dịch vụ (SLA).
• Hỗ trợ tổng hợp và cập nhật báo cáo tình trạng dự án/dịch vụ cho quản lý và khách hàng.

4. Quản lý tài liệu dự án

• Theo dõi, cập nhật và lưu trữ hồ sơ, tài liệu dự án, tài liệu kỹ thuật và tài liệu vận hành.
• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu phục vụ triển khai, nghiệm thu và bàn giao khi có yêu cầu.
• Đảm bảo thông tin và tài liệu dự án được cập nhật đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.

5. Công việc khác

• Thực hiện các công việc liên quan đến điều phối dự án và dịch vụ CNTT theo phân công của Trưởng bộ phận.

• Từ 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Project Coordinator, Project Assistant, Operations hoặc tương đương trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
• Có kinh nghiệm điều phối dự án/dịch vụ, phối hợp với nhiều bên gồm khách hàng, Business và Technical Team.
• Có khả năng theo dõi tiến độ, đầu việc, ticket, issue và các yêu cầu phát sinh trong quá trình triển khai và vận hành.
• Sử dụng tốt Microsoft Office, Excel và các công cụ quản lý công việc như Jira, Trello.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và soạn thảo báo cáo/tài liệu tốt.
• Có khả năng đọc hiểu và sử dụng tiếng Anh cơ bản trong công việc.
• Ưu tiên ứng viên từng tham gia triển khai hệ thống, UAT, rollout, bảo trì hoặc hỗ trợ dịch vụ cho khách hàng.
• Ưu tiên biết sử dụng các nền tảng quản lý công việc như FastWork, Base, 1Office...
• Có khả năng quản lý nhiều dự án/yêu cầu song song, chủ động theo dõi và cập nhật tiến độ.
• Sẵn sàng đi công tác khi dự án có yêu cầu triển khai tại nhiều địa điểm.