[PHENIKAA UNI] Thư ký/Giáo vụ Khoa

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Công tác thư ký văn phòng

• Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, sắp xếp, bảo quản hồ sơ, tài liệu của Khoa. Theo dõi công văn đến/công văn đi. Báo cáo Trưởng khoa xử lý và theo dõi tiến trình thực hiện.
• Thực hiện các nội dung công việc theo bằng văn bản của Hiệu trưởng và các Phòng ban.
• Thực hiện công tác thư ký, ghi biên bản các cuộc họp Khoa, dự thảo báo cáo định kỳ và đột xuất của Khoa; hỗ trợ Ban Lãnh đạo khoa làm tờ trình, tổng hợp dữ liệu.
• Tham gia quản lý cơ sở vật chất của Khoa; sắp xếp, mua sắm, đề xuất cung cấp mới, sửa chữa trang thiết bị phục vụ hoạt động của Khoa.

Công tác sinh viên/học viên

• Thông báo tới sinh viên/học viên các quy chế, quy định về học tập, thi kiểm tra, các chế độ, chính sách; hướng dẫn sinh viên, học viên xin cấp các laoij giấy tờ cần thiết theo đúng quy định đã ban hành.
• Tham gia xét tạm dừng học, buộc thôi học, học lại đối với sinh viên/học viên của các lớp học thuộc Khoa quản lý.
• Thông báo tới sinh viên/học viên thuộc diện bị cảnh báo kết quả học tập.
• Tham gia đánh giá kết quả rèn luyện đối với sinh viên/ học viên của các lớp học thuộc Khoa quản lý; tổng hợp kết quả đánh giá rèn luyện từng học kỳ và lập danh sách đề nghị khen thưởng sinh viên/học viên xuất sắc, sinh viên/học viên giỏi, cán bộ lớp gửi phòng CTSV.
• Tổ chức cho sinh viên/học viên đăng ký thực tập, đề tài khoa học, đề tài khóa luận tốt nghiệp/ luận văn tốt nghiệp và giúp Trưởng khoa mời giảng viên hướng dẫn tốt nghiệp cho sinh viên.
• Tổ chức cho sinh viên/học viên bảo vệ khóa luận, đề tài tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp.
• Thông báo tới sinh viên/học viên về nợ học phí.
• Thống kê và báo cáo danh sách sinh viên hiện đang học, đã bỏ học gửi về Trường cuối mỗi học kỳ.
• Trực tiếp liên hệ với các phòng ban chức năng để giải quyết các công việc liên quan đến công tác sinh viên/ học viên theo đúng quy định của Trường.

Công tác mời giảng

• Hoàn thiện thủ tục, hồ sơ mời giảng viên thỉnh giảng trong và ngoài trường (đã được sự phê duyệt của Trưởng khoa) theo từng kỳ học trình Trưởng khoa và Phòng TCNS, Phòng Đào tạo, Viện Đào tạo Sau Đại học phê duyệt ngay từ đầu học kỳ.
• Lập phiếu thanh toán giờ giảng dạy cho giảng viên thình giảng theo quy định và làm thủ tục thanh toán kinh phí liên quan đến công tác đào tạo đầy đủ, kịp thời.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác được Nhà trường và Khoa phân công.

Công tác giáo vụ khoa

• Tổng hợp đề thi theo đúng quy định và đúng thời gian gửi về Phòng Đám bảo chất lượng và Khảo thí.
• Xếp lịch trông thi cho giảng viên và liên hệ với các bộ phận liên quan về lịch thi
• Vào điểm và quản lý điểm của sinh viên/học viên: phúc tra, phúc khảo, đóng học phí, đăng ký học phần, nghỉ học, bỏ học, bảo lưu…
• Phụ trách hoàn thiện các văn bản giấy tờ liên quan trong việc đưa sinh viên/học viên đi thực tế tại các cơ sở.
• Tham gia công tác kiểm định theo sự phân công và điều động của Nhà trường và của Khoa.

Công tác tuyển sinh của Khoa

Tham gia công tác tuyển sinh, làm đề án, dự án của Nhà trường và của Khoa khi được điều động.

Quyền lợi:

• Hưởng mức lượng cạnh tranh;
• Quyền lợi về BHXH, BHYT, BHTN, gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe nâng cao;
• Thưởng trong các dịp lễ, tết;
• Các đãi ngộ hấp dẫn khác của Trường và Tập đoàn Phenikaa.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Về trình độ đào tạo

• Tốt nghiệp Đại học hệ chính quy;
• Trình độ ngoại ngữ: có tiếng Anh và ngoại ngữ khác là một lợi thế.

Về kinh nghiệm

• Có kinh nghiệm làm giáo vụ hoặc có kinh nghiệm ở vị trí chăm sóc khách hàng, nhân viên tư vấn khoa học.

Về kỹ năng: Thành thạo các kỹ năng

• Tin học văn phòng: Word, Excel, Power point;
• Kỹ năng giao tiếp và thư tín;
• Kỹ năng chăm sóc khách hàng.

Các yêu cầu khác

• Tác phong nhanh nhẹn, đúng giờ, chuyên nghiệp;
• Chủ động và có trách nhiệm trong công việc;
• Khả năng đa nhiệm, sắp xếp công việc khoa học;
• Khả năng nghiên cứu công văn tài liệu và giải quyết vấn đề;
• Ưu tiên các ứng viên biết tiếng Anh.

Đang tìm kiếm các ứng viên sẵn sàng làm việc vào các ngày trong tuần