Operation Assistant for CEO

1. Mục tiêu vị trí

• Đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru, hỗ trợ CEO ra quyết định nhanh và đúng, quản lý hệ thống báo giá chuyên nghiệp – phản ánh đúng chất lượng dịch vụ Mars Group.

2. Trách nhiệm chính

• Function 1 – Quản lý Hệ thống Báo giá (Pricing Management)
• Xây dựng & vận hành : Database báo giá chuẩn hóa cho toàn bộ sản phẩm/dịch vụ Mars Group
• Kiểm soát chất lượng : Đảm bảo mọi báo giá đúng giá, đúng mô tả, đúng điều khoản theo chuẩn Mars Group
• Cập nhật liên tục : Theo dõi biến động giá thị trường, cập nhật pricing kịp thời
• Function 2 – Vận hành Hệ thống Báo giá & Hỗ trợ Sales
• Xử lý báo giá : Tiếp nhận yêu cầu từ Sales, tra cứu hệ thống & xuất báo giá nhanh – đúng – chuẩn theo hệ thống Mars Group
• Follow đến khi WIN : Theo dõi vòng lặp báo giá với Sales team, đảm bảo không có inquiry nào bị “rợi”
• Báo cáo tăng trưởng : Tổng hợp số liệu Sales định kỳ, cung cấp báo cáo phân tích cho CEO ra quyết định
• Function 3 – Hỗ trợ CEO & Điều phối nội bộ
• Quản lý lịch & tài liệu : Chuẩn bị tài liệu họp, ghi chép, follow-up quyết định CEO
• Kết nối nội bộ : Là cầu nối giữa CEO và các bộ phận theo tinh thần CREATE CONNECTION
• Báo cáo định kỳ : Tổng hợp số liệu báo giá, tỷ lệ chốt deal, doanh thu cho CEO
• Function 4 – Cải tiến Quy trình (Kaizen)
• SOP hóa : Chuẩn hóa quy trình báo giá, proposal, customer care
• Đề xuất cải tiến : Theo phương pháp Kaizen/Yokoten của Mars Group
• Quản lý tài liệu : Lưu trữ hợp đồng, báo giá, SOP theo hệ thống dễ truy xuất

• Kiến thức : Tốt Nghiêp loại Khá Giỏi –
• Ưu tiên loại giỏi các ngành Quản Tri Kinh Doanh, Maketing, phân tich dữ liệu, Supply chain

Kinh nghiệm

• 2+ năm ở vị trí Operation, Admin, hoặc Coordinator trong môi trường doanh nghiệp
• Production & Pricing : Có kinh nghiệm xử lý báo giá hoặc production management (bất kỳ ngành nào)
• Excel/Google Sheets : Thành thạo – xây dựng database, formula, pivot table
• Tư duy hệ thống : Làm việc có quy trình, biết SOP hóa công việc
• Tiếng Anh : Đọc hiểu email và tài liệu doanh nghiệp
• Ưu tiên cộng điểm
• Từng làm việc với khách hàng B2B (Insurance, Banking, Corporate)
• Có kinh nghiệm hỗ trợ CEO / C-level executives
• Biết sử dụng phần mềm CRM hoặc hệ thống quản lý đơn hàng
• Có tư duy và đã làm trong ngành dịch vụ Khách Hàng
• Thành Thạo sử dụng các công cụ AIO, Claude…
• Tính cách & Phong cách làm việc phù hợp
• Cẩn thận & tỉ mỉ – không để sót lỗi trong báo giá, tài liệu
• Kiên nhẫn & ổn định – làm tốt cả công việc lặp đi lặp lại
• Có cấu trúc – sắp xếp công việc rõ ràng, deadline không bị trễ
• Chủ động – không chờ được giao việc, tự nhìn thấy vấn đề và giải quyết
• Kín đáo & đáng tin cậy – xử lý thông tin nhạy cảm có trách nhiệm
• Chịu áp lực công việc và luôn có tư duy Học hỏi cầu tiế Bạn KHÔNG phù hợp nếu...
• Thích công việc sáng tạo tự do, không thích quy trình
• Làm việc theo cảm hứng, thiếu tính kỷ luật
• Cần được nhắc việc thường xuyên
• Không thoải mái với môi trường làm việc có áp lực tốc độ