Nhân Viên Support Sales (Sales Admin)

MỤC TIÊU CHÍNH

• Đảm bảo toàn bộ hoạt động hỗ trợ sales (báo giá, chứng từ, công nợ, phối hợp vận hành) diễn ra nhanh – chính xác – đúng deadline, giúp sales tập trung chốt khách hàng.

PHẠM VI CÔNG VIỆC

• Hỗ trợ báo giá & khách hàng
• Chuẩn bị và gửi báo giá theo yêu cầu từ Sales
• Theo dõi timeline báo giá và nhắc Sales follow up
• Cập nhật bảng giá (air/sea/trucking…)
• Xử lý chứng từ & billing
• Làm Debit note / Credit note đúng deadline (7–10 ngày)
• Lập bảng kê chi phí
• Phối hợp kế toán phát hành hóa đơn qua phần mềm
• Kiểm tra tính chính xác giữa: Báo giá - Chi phí thực tế - Hóa đơn với phần mềm nội bộ
• Theo dõi công nợ khách hàng
• Theo dõi tình trạng thanh toán của khách
• Đối chiếu công nợ
• Nhắc thanh toán theo timeline
• Báo cáo Sales/Manager các trường hợp chậm thanh toán
• Phối hợp vận hành (Ops)
• Gửi mail điều xe vận tải
• Theo dõi lô hàng theo phần mềm nội bộ / tiến độ shipment
• Là cầu nối giữa: Sales ↔ Customer service ↔ Khách hàng
• Đảm bảo thông tin xuyên suốt, không bị miss

• Học vấn & kinh nghiệm
• Tốt nghiệp cao đẳng chuyên ngành đại học logistics / xuất nhập khẩu/ Kinh tế
• Có tối thiểu 6 tháng – 1 năm

kinh nghiệm ở vị trí

• Admin Sales
• Chứng từ logistics
• Operation / Pricing
• Ưu tiên:  Đã từng làm tại forwarder / công ty vận tải nội địa Có kinh nghiệm xử lý Debit – Invoice – Công nợ

Kiến thức : Hiểu cơ bản về

• Quy trình vận chuyển Air / Sea / Trucking
• Incoterms (EXW, FOB, CIF, DDP…)
• Các loại charge trong logistics: Freight, Local charge, Surcharge
• Kỹ năng công việc
• Cẩn thận – chi tiết cao
• Quản lý deadline, làm nhiều việc cùng lúc
• Excel: Làm bảng kê, đối chiếu
• Giao tiếp nội bộ: Sales – Ops – Kế toán
• Ngoại ngữ:  Tiếng Anh cơ bản – khá: Đọc hiểu email, chứng từ; viết email đơn giản
• Tính cách & thái độ
• Trung thực
• Chủ động: không chờ giao việc
• Có trách nhiệm với deadline
• Chịu áp lực tốt (đặc biệt cuối tháng)
• Không ngại việc lặp lại (debit, bảng kê…)

QUYỀN LỢI

• Thu nhập thương lượng
• Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, các chính sách của người lao động theo quy định
• Nghỉ phép 12 ngày/ năm
• Teambuilding: 1 năm / lần.
• Tham dự các khóa đào tạo nội bộ
• Tham dự đào tạo phát triển sự nghiệp về
• kỹ năng mềm, định hướng ở bên ngoài:
• tối thiểu 1 lần/ năm

Thời gian làm việc

• Thứ Hai - Sáu: 8h00 - 17h30; Thứ Bảy: 08h00 - 12h00

Hồ sơ ứng tuyển

CV (Curriculum Vitae) – nêu rõ

• Kinh nghiệm liên quan logistics / admin / chứng từ
• Công việc đã làm (báo giá, debit, công nợ…)
• Các hồ sơ, văn bằng, chứng chỉ liên quan: Bảng photo
• Hình thẻ 3x4: 2 ảnh