Giám đốc Phòng Thanh quyết toán

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Xây dựng kế hoạch và tổ chức công tác Đấu thầu

1.1 Phát triển các quy trình, quy định về công tác đấu thầu

1.2 Xây dựng kế hoạch đấu thầu và phân chia gói thầu cho từng dự án.

1.3 Quản lý công tác đấu thầu: Tổ chức mời thầu, mở thầu, đánh giá Nhà thầu, lựa chọn Nhà thầu, thông báo kết quả trúng thầu và ký kết hợp đồng

1.4 Chủ trì xử lý các công tác liên quan phát sinh sau đấu thầu: quản lý, kiểm soát khối lượng, quản lý giá, dự toán chi phí…

1.5 Chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động đấu thầu được thực hiện theo đúng quy trình, quy định của Công ty

2. Quản lý chi phí đấu thầu trong mức ngân sách được duyệt

2.1 Quản lý các Chi phí sử dụng đấu thầu và các gói thầu trong hạn mức ngân sách được phê duyệt

2.2 Chịu trách nhiệm cung cấp kế hoạch dòng tiền chi định kỳ/đột xuất cho Phòng ban chuyên môn để theo dõi và điều chỉnh ngân sách kịp thời

2.3 Quản lý kiểm soát quá trình thanh toán cho các nhà thầu, nhà cung cấp đảm bảo tuân theo tiến độ và quy định của hợp đồng được ký kết.

3. Quản lý nhà thầu, nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu Tập đoàn

3.1 Chịu trách nhiệm lựa chọn nhà thầu, đảm bảo số lượng nhà thầu luôn được cập nhật đầy đủ và kịp thời với nhu cầu của Tập đoàn

3.2 Cải tiến, nâng cao công tác sơ tuyển và thẩm định nhà thầu nhằm hạn chế lãng phí chi phí và nguồn lực

3.3 Phân tích, đánh giá năng lực nhà thầu, chất lượng sản phẩm/ dịch vụ các gói thầu định kỳ nhằm tối ưu hóa chất lượng nguồn cung cho Tập đoàn

3.4 Xây dựng và mở rộng mối quan hệ hợp tác với các nhà thầu trong ngành và tại các địa phương

4. Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên

5. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống 

5.1 Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Phòng Ban: Quy chế làm việc, Quy trình, Quy định, Biểu mẫu - Check list công việc, …, đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Phòng/ Ban trong Tập đoàn được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu. 

5.2 Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Phòng Ban nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân tài, kế thừa. 

5.3 Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tập đoàn. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ phòng.

5.4 Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về Quản lý rủi ro.

5.5 Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Phòng Ban sử dụng, vận hành, quản lý.

II YÊU CẦU CÔNG VIỆC

• Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Kinh tế, Tài chính, Quản trị kinh doanh, Kinh tế Xây dựng, Xây dựng, Hạ tầng, Cơ điện,… hoặc các chuyên ngành khác liên quan.
• Kiến thức: Kiến thức về ngành nghề, lĩnh vực công việc
• Chứng chỉ nghề nghiệp: Ưu tiên có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu, chứng nhận bồi dưỡng nghiệp vụ kỹ sư định giá- Kinh nghiệm chuyên môn: Trên 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung ứng, đấu thầu, Xây dựng hoặc tương đương
• Kinh nghiệm chuyên môn: Trên 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung ứng, đấu thầu, Xây dựng hoặc tương đương
• Kinh nghiệm quản lý: Trên 5 năm kinh nghiệm vị trí quản lý, trong đó trên 2 năm đảm nhiệm vị trí quản lý tương đương
• Kỹ năng:

+ Đàm phán, thương lượng tốt;

+ Khả năng làm việc độc lập;

+ Năng lực quản lý tốt (truyền cảm hứng và dẫn dắt nhân viên);

+ Kỹ năng tương tác, phối hợp công việc tốt;

+ Khả năng phân tích, tổng hợp, báo cáo

+ Chịu áp lực cao trong công việc

+ Kiến thức chuyên sâu về cung ứng ngành bất động sản, xây dựng

+ Kiến thức pháp luật về ngành đấu thầu

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Xây dựng kế hoạch và tổ chức công tác Đấu thầu

1.1 Phát triển các quy trình, quy định về công tác đấu thầu

1.2 Xây dựng kế hoạch đấu thầu và phân chia gói thầu cho từng dự án.

1.3 Quản lý công tác đấu thầu: Tổ chức mời thầu, mở thầu, đánh giá Nhà thầu, lựa chọn Nhà thầu, thông báo kết quả trúng thầu và ký kết hợp đồng

1.4 Chủ trì xử lý các công tác liên quan phát sinh sau đấu thầu: quản lý, kiểm soát khối lượng, quản lý giá, dự toán chi phí…

1.5 Chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động đấu thầu được thực hiện theo đúng quy trình, quy định của Công ty

2. Quản lý chi phí đấu thầu trong mức ngân sách được duyệt

2.1 Quản lý các Chi phí sử dụng đấu thầu và các gói thầu trong hạn mức ngân sách được phê duyệt

2.2 Chịu trách nhiệm cung cấp kế hoạch dòng tiền chi định kỳ/đột xuất cho Phòng ban chuyên môn để theo dõi và điều chỉnh ngân sách kịp thời

2.3 Quản lý kiểm soát quá trình thanh toán cho các nhà thầu, nhà cung cấp đảm bảo tuân theo tiến độ và quy định của hợp đồng được ký kết.

3. Quản lý nhà thầu, nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu Tập đoàn

3.1 Chịu trách nhiệm lựa chọn nhà thầu, đảm bảo số lượng nhà thầu luôn được cập nhật đầy đủ và kịp thời với nhu cầu của Tập đoàn

3.2 Cải tiến, nâng cao công tác sơ tuyển và thẩm định nhà thầu nhằm hạn chế lãng phí chi phí và nguồn lực

3.3 Phân tích, đánh giá năng lực nhà thầu, chất lượng sản phẩm/ dịch vụ các gói thầu định kỳ nhằm tối ưu hóa chất lượng nguồn cung cho Tập đoàn

3.4 Xây dựng và mở rộng mối quan hệ hợp tác với các nhà thầu trong ngành và tại các địa phương

4. Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên

5. Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống 

5.1 Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Phòng Ban: Quy chế làm việc, Quy trình, Quy định, Biểu mẫu - Check list công việc, …, đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Phòng/ Ban trong Tập đoàn được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu. 

5.2 Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Phòng Ban nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân tài, kế thừa. 

5.3 Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tập đoàn. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ phòng.

5.4 Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về Quản lý rủi ro.

5.5 Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Phòng Ban sử dụng, vận hành, quản lý.

II YÊU CẦU CÔNG VIỆC

• Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Kinh tế, Tài chính, Quản trị kinh doanh, Kinh tế Xây dựng, Xây dựng, Hạ tầng, Cơ điện,… hoặc các chuyên ngành khác liên quan.
• Kiến thức: Kiến thức về ngành nghề, lĩnh vực công việc
• Chứng chỉ nghề nghiệp: Ưu tiên có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu, chứng nhận bồi dưỡng nghiệp vụ kỹ sư định giá- Kinh nghiệm chuyên môn: Trên 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung ứng, đấu thầu, Xây dựng hoặc tương đương
• Kinh nghiệm chuyên môn: Trên 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung ứng, đấu thầu, Xây dựng hoặc tương đương
• Kinh nghiệm quản lý: Trên 5 năm kinh nghiệm vị trí quản lý, trong đó trên 2 năm đảm nhiệm vị trí quản lý tương đương
• Kỹ năng:

+ Đàm phán, thương lượng tốt;

+ Khả năng làm việc độc lập;

+ Năng lực quản lý tốt (truyền cảm hứng và dẫn dắt nhân viên);

+ Kỹ năng tương tác, phối hợp công việc tốt;

+ Khả năng phân tích, tổng hợp, báo cáo

+ Chịu áp lực cao trong công việc

+ Kiến thức chuyên sâu về cung ứng ngành bất động sản, xây dựng

+ Kiến thức pháp luật về ngành đấu thầu