Chuyên Viên Mua Hàng Quốc Tế

1. Tìm kiếm và thẩm định nhà cung cấp

• Tìm kiếm nhà cung cấp trong nước và quốc tế qua hội chợ ngành, hiệp hội, cơ sở dữ liệu và giới thiệu từ đối tác.
• Thu thập, kiểm tra hồ sơ pháp lý, chứng nhận chất lượng, năng lực sản xuất và tài chính của nhà cung cấp.
• Thực hiện chấm điểm theo bộ tiêu chí, lập báo cáo thẩm định và đề xuất đưa vào danh sách nhà cung cấp được phê duyệt.

2. Hỏi giá, so sánh và đàm phán

• Lập và gửi yêu cầu báo giá; tổng hợp, so sánh giá theo tổng chi phí sở hữu gồm giá hàng, cước, thuế, phí và điều kiện thanh toán.
• Đàm phán giá, số lượng tối thiểu, thời gian giao hàng, điều kiện Incoterms và điều khoản chất lượng trong phạm vi được ủy quyền.
• Chuẩn bị hồ sơ trình duyệt phương án mua và dự thảo hợp đồng, phụ lục trình cấp trên.

3. Đặt hàng và theo dõi thực hiện

• Lập đơn đặt hàng trên hệ thống ERP/SAP, theo dõi xác nhận đơn hàng và lịch giao hàng của nhà cung cấp.
• Theo dõi tiến độ sản xuất, booking tàu, chứng từ và phối hợp với Phòng Vận hành cung ứng để bảo đảm hàng về đúng kế hoạch.
• Cảnh báo sớm các trường hợp chậm giao, thiếu hàng, thay đổi quy cách và đề xuất phương án xử lý.

4. Theo dõi thị trường và dữ liệu giá

• Cập nhật giá nguyên liệu, cước vận tải, tỷ giá và các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí nhập khẩu theo từng nhóm hàng.
• Xây dựng và duy trì lịch sử giá, bảng theo dõi chi tiêu và báo cáo biến động phục vụ ra quyết định mua.
• Đề xuất thời điểm mua, mức tồn kho an toàn và phương án chốt giá cho từng nhóm hàng.
• 5. Phát triển sản phẩm mới và đánh giá nhà cung cấp
• Phối hợp với Kinh doanh và Kỹ thuật lấy mẫu, gửi mẫu, theo dõi kết quả chạy thử và hồ sơ công bố sản phẩm.
• Tổ chức thu thập kết quả đánh giá nhà cung cấp về chất lượng, giao hàng, dịch vụ; theo dõi kế hoạch khắc phục.
• Tham gia các chuyến đánh giá nhà cung cấp trong nước và nước ngoài theo phân công.

6. Hồ sơ, quy trình và báo cáo

• Lưu trữ đầy đủ hợp đồng, phụ lục, báo giá, hồ sơ nhà cung cấp và biên bản làm việc theo quy định.
• Bàn giao hợp đồng, điều kiện mua và hồ sơ nhà cung cấp cho Phòng Vận hành cung ứng và Tài chính - Kế toán.
• Lập báo cáo định kỳ về tiến độ đơn hàng, tiết kiệm chi phí, tình trạng nhà cung cấp và các rủi ro phát sinh.

TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN

• Là nam, từ 25-35 tuổi, tốt nghiệp đại học trở lên; ưu tiên Ngoại thương, Kinh doanh quốc tế, Quản trị chuỗi cung ứng, Logistics, Công nghệ thực phẩm, Quản trị kinh doanh hoặc ngành liên quan.
• Tiếng Anh tương đương IELTS 6.0 trở lên; có khả năng trao đổi, đàm phán và xử lý hợp đồng với đối tác nước ngoài

KINH NGHIỆM

• Khoảng 3-5 năm kinh nghiệm mua hàng, xuất nhập khẩu hoặc phát triển nhà cung cấp. Từng làm trong lĩnh vực thực phẩm, đồ uống, FMCG
• Có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài, xử lý đơn hàng nhập khẩu theo nhiều điều kiện Incoterms.
• Sẵn sàng đi thị trường, đánh giá nhà cung cấp và đi công tác nước ngoài.

KIẾN THỨC CHUYÊN MÔN

• Nắm vững nghiệp vụ hỏi giá, so sánh giá, đàm phán, đặt hàng, theo dõi đơn hàng và quản lý hồ sơ nhà cung cấp.
• Hiểu về tổng chi phí sở hữu, Incoterms, phương thức thanh toán quốc tế và các chi phí cấu thành giá hàng nhập khẩu.
• Có tư duy phân tích, làm việc với dữ liệu, cẩn thận, chủ động và chịu được áp lực tiến độ.
• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thương lượng và duy trì mối quan hệ tốt.