Chuyên Viên Điều Phối Sự Kiện

Tổng quan về công việc:

Phối hợp tổ chức một sự kiện, tham gia lập kế hoạch thực hiện sự kiện, đường đua. Làm việc trên biểu đồ Gantt & quản lý dự án, làm việc với nhà tài trợ và nhà cung cấp, hậu cần và vận chuyển, phối hợp và quản lý nhân viên sự kiện, tình nguyện viên & an ninh. Thực hiện đánh giá sự kiện để cải thiện những sự kiện trong tương lai. 

Trách nhiệm chính:

• Liên tục cải thiện và phát triển hiệu quả kinh doanh trong từ những hạn chế.
• Chịu trách nhiệm quản lý các sự kiện và đảm bảo thời hạn và ngân sách được đáp ứng.
• Đánh giá chất lượng của các nhà cung cấp của PE và đề xuất thay đổi khi thích hợp.
• Liên lạc và đàm phán các điều khoản và hợp đồng với các nhà cung cấp, nhà tài trợ và đối tác chính.
• Thuê, đào tạo và giáo dục nhân viên bán thời gian về các giao thức / thủ tục sự kiện thích hợp, đặc biệt là hậu cần trong ngày.
• Đàm phán và điều phối các khoản thanh toán cho nhà cung cấp và chuẩn bị và quản lý các tài liệu để theo dõi chi phí.
• Cung cấp dịch vụ hiệu quả và kịp thời cho tất cả các khách hàng được chỉ định và quản lý từng mối quan hệ một cách chuyên nghiệp và có lợi nhuận.
• Sử dụng các giải pháp CNTT để đánh giá hiệu suất / chất lượng sự kiện và chuẩn bị trình bày số liệu để lên kế hoạch cải tiến.
• Truyền đạt tiến độ, phản hồi của khách hàng / sự kiện và kết quả của các hoạt động phát triển kinh doanh trong nội bộ theo yêu cầu.
• Kiểm tra tất cả các tài liệu được chuẩn bị bởi công ty, phương tiện truyền thông, studio, cửa hàng in ấn và sản xuất trước khi trình bày cho các nhà tài trợ / đối tác và đảm bảo các giám đốc điều hành, kế toán và các bộ phận khác đảm bảo được chú ý đếncác tiêu chuẩn.
• Luôn được thông báo về các xu hướng mới nhất trong ngành triển khai ý tưởng và chia sẻ với các thành viên trong nhóm khi thích hợp.
• Quản lý nhân viên và phân bổ nguồn lực nhân viên theo nhu cầu thay đổi phù hợp với các đối tác của chúng tôi.
• Phối hợp các yếu tố của các sự kiện như hội nghị, chương trình, sự kiện từ thiện, cuộc họp kinh doanh, sự kiện đánh giá cao nhân viên và các sự kiện ảo.
• Phối hợp chặt chẽ với Giám đốc dự án & Giám đốc cuộc đua trong việc quản lý thông tin từ các cấp cao nhất trong tuần diễn ra sự kiện. Điều này bao gồm Nhà tài trợ địa điểm, nhà tài trợ, cơ quan quản lý và cơ quan chính phủ, nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba, nhà cung cấp, nhà cung cấp an toàn công cộng và quản lý tình nguyện viên.
• Phát triển các tài liệu trình bày rõ ràng và toàn diện cho các nhà tài trợ, đối tác doanh nghiệp và các cơ quan chính phủ.

Yêu cầu kỹ năng & kinh nghiệm

• Định hướng chi tiết và khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ.
• Có tổ chức, định hướng chi tiết và khả năng ưu tiên
• Khả năng chinh phục người khác và tạo ra kết quả đôi bên cùng có lợi
• Kỹ năng quản lý mạnh mẽ trên một loạt các sự kiện / hoạt động đa dạng
• Người giải quyết vấn đề sáng tạo làm việc tốt trong môi trường nhóm
• Khả năng làm việc độc lập với sự tập trung, phán đoán hợp lý và sáng kiến
• Khả năng xoay trục khi cần đến các mục ưu tiên cao trong khi vẫn giữ bức tranh lớn tập trung
• Khả năng phát triển mạnh trong một môi trường áp lực cao nhịp độ nhanh trong khi tung hứng nhiều nhiệm vụ / mối quan hệ.

Yêu cầu kỹ năng & kinh nghiệm

• Quản lý các vấn đề đào tạo nhân viên.
• Kỹ năng ra quyết định dựa trên dữ liệu.
• Kỹ năng viết & giao tiếp đặc biệt.
• Khả năng thực hiện các bài thuyết trình Power Point chi tiết.
• Thành thạo với Microsoft Office.
• Sẵn sàng làm việc vào buổi tối và cuối tuần trong các sự kiện.
• Kinh nghiệm thực hiện quy trình an toàn sức khỏe.
• Kinh nghiệm quản lý dự hoặc chứng có chứng chỉ hoặc được sự công nhận.
• Kinh nghiệm trong quản lý / sản xuất sự kiện.
• Kỹ năng giao tiếp ,khả năng đàm phán.
• Có kinh nghiệm với nhiều sự kiện,hiểu các vấn đề hậu cần liên quan đến các sự kiện và đề xuất các giải pháp mới.
• Bằng cử nhân trong một lĩnh vực liên quan (quản lý sự kiện, khách sạn, truyền thông, tiếp thị, tài chính, khoa học hành vi, quản lý thể thao) hoặc kinh nghiệm sống nổi bật tương tự cần thiết.