Chuyên viên cao cấp Hành chính vận hành

1. Quy trình, hệ thống và quản trị vận hành

• Rà soát tổng thể hoạt động HCQT; xây dựng, chuẩn hóa và cải tiến SOP/quy trình/workflow/SLA/KPI/biểu mẫu và cơ chế kiểm soát.
• Chuẩn hóa phương thức vận hành giữa Hội sở, Chi nhánh/Phòng giao dịch; xác định rõ đầu mối, trách nhiệm, thời hạn và tiêu chuẩn đầu ra.
• Phân tích yêu cầu nghiệp vụ, phối hợp xây dựng/cải tiến workflow, automation, hệ thống và dashboard quản trị hành chính.
• Theo dõi hiệu quả vận hành, nhận diện điểm nghẽn/rủi ro và đề xuất các sáng kiến cải tiến, số hóa, tối ưu nguồn lực và chi phí.
• 2. Hành chính nội – ngoại vụ và chương trình Công ty
• Trực tiếp lập kế hoạch, điều phối và triển khai các chương trình hành chính: sự kiện nội bộ/đối ngoại, team building, du lịch, khám sức khỏe, đồng phục, quà tặng, Trung thu, Tết và các chương trình khác theo phân công.
• Xây dựng kế hoạch triển khai, timeline, ngân sách, phân công đầu việc và cơ chế phối hợp với các đơn vị liên quan.
• Làm việc với nhà cung cấp/đối tác; kiểm soát chất lượng dịch vụ, tiến độ, chi phí, hồ sơ hợp đồng/nghiệm thu/thanh toán thuộc phạm vi phụ trách.
• Soạn thảo tờ trình, thông báo, kế hoạch, báo cáo và các văn bản hành chính phục vụ công tác điều hành.
• Xử lý các yêu cầu hành chính phát sinh, đảm bảo trải nghiệm nội bộ và hoạt động vận hành thông suốt.

3. Báo cáo và cải tiến

• Xây dựng báo cáo quản trị, theo dõi SLA/KPI và chất lượng dịch vụ hành chính.
• Chủ động đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng vận hành, chuẩn hóa và chuyên nghiệp hóa hoạt động HCQT.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng/Ban Lãnh đạo.

• 1. Trình độ chuyên môn • Tốt nghiệp Đại học trở lên; ưu tiên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị hành chính, Kinh tế, Tài chính, Kế toán, Luật, Quản trị nhân sự, Logistics/Supply Chain hoặc chuyên ngành liên quan. • Ưu tiên ứng viên đã làm việc tại doanh nghiệp/tập đoàn quy mô lớn, ngân hàng, chứng khoán hoặc môi trường quản trị chuyên nghiệp, đa đơn vị/đa địa điểm. 2. Kinh nghiệm • Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, vận hành, quản trị tài sản, mua sắm hoặc các mảng liên quan; ưu tiên có ít nhất 02 năm ở vai trò Senior/CVCC hoặc đầu mối phụ trách mảng. • Đối với vị trí Quản trị tài sản & Mua sắm: có kinh nghiệm thực tế về quản lý vòng đời tài sản, kiểm kê/điều chuyển/thanh lý, xây dựng tiêu chuẩn trang bị; sourcing, chào giá, đánh giá NCC, đàm phán và quản lý hợp đồng/SLA là lợi thế. • Đối với vị trí Process, System & Operations: có kinh nghiệm xây dựng/cải tiến SOP, workflow, SLA/KPI; triển khai hệ thống/automation hoặc các chương trình hành chính quy mô lớn là lợi thế. • Có kinh nghiệm phối hợp đa phòng ban và làm việc với nhiều cấp quản lý/nhà cung cấp.
• 3. Kỹ năng • Tư duy hệ thống, khả năng phân tích quy trình và giải quyết vấn đề tốt. • Khả năng lập kế hoạch, quản lý nhiều đầu việc/dự án, kiểm soát tiến độ và chất lượng. • Kỹ năng soạn thảo văn bản, tờ trình, quy trình/quy định và báo cáo quản trị tốt. • Kỹ năng giao tiếp, phối hợp, đàm phán và quản lý nhà cung cấp tốt. • Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt Excel và PowerPoint; ưu tiên có kinh nghiệm với ERP/eOffice/PMS/BRAVO hoặc các hệ thống quản trị tương đương. • Có khả năng tổng hợp dữ liệu, xây dựng báo cáo/dashboard là lợi thế. 4. Phẩm chất cá nhân • Chủ động, trách nhiệm cao, cẩnthận và có tinh thần ownership. • Tư duy dịch vụ đi cùng tư duy kiểm soát; linh hoạt nhưng tuân thủ nguyên tắc/quy trình. • Có khả năng làm việc độc lập, chịu áp lực và xử lý đồng thời nhiều đầu việc. • Trung thực, bảo mật thông tin; phối hợp tốt và thích ứng nhanh với thay đổi. • Có tinh thần cải tiến liên tục, sẵn sàng xây dựng hệ thống và dẫn dắt nghiệp vụ trong phạm vi phụ trách.