Account Payable Clerk - Kế Toán Thanh Toán

1. Hạch toán công nợ phải trả nhà cung cấp

• Cập nhật đầy đủ các thông tin về Hợp đồng: tên nhà cung câp (NCC), thông tin chuyển khoản, thông tin hóa đơn GTGT, điều khoản thanh toán … với các nhà thầu, nhà cung cấp vào phần mềm kế toán (PMKT).
• Hàng ngày, tập hợp các hóa đơn chúng từ thanh toán nhận được để kiểm tra hồ sơ chứng từ thanh toán đảm bảo tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ:
• Kiểm tra hóa đơn, đảm bảo đúng, đủ theo các điều khoản hợp đồng và biên bản giao nhận. Đối với thanh toán cho xây dựng kiểm tra hóa đơn xuất đủ theo biên bản nghiệm thu khối lượng
• Đơn đặt hàng, hợp đồng được phê duyệt (theo yêu cầu)
• Các chứng từ giao nhận hàng hóa có xác nhận của bộ phận nhận hàng và bộ phận yêu cầu mua hàng ….
• Cập nhật hóa đơn chứng từ vào phần mềm kế toán, dữ liệu được kết nối sang phần mềm quyền duyệt chi.
• Phối hợp với các bộ phận trong công ty, lập danh sách trích trước hàng tháng chuyển cho trưởng bộ phân thanh toán kiểm tra trước khi hạch toán vào PMKT.
• Cập nhật các hồ sơ hàng nhập khẩu, thực hiện hạch toán vào PMKT khi có phát sinh.
• Thực hiện đối chiếu kiểm soát công nợ với nhà cung cấp:
• Hàng tuần, Kế toán thanh toán trích xuất Bảng kê đối chiếu công nợ từ phần mềm Quản lý mua hàng (BSS), cập nhật các phiếu nhận hàng chưa có hóa đơn và theo dõi lấy hóa đơn tương ứng từ NCC.
• Vào ngày 25 và 31 hàng tháng, Kế toán thanh toán in sổ chi tiết công nợ theo từng khách hàng kiểm tra và gửi cho các kế toán công ty đối tác để đối chiếu. chốt số liệu hàng tháng với nhà cung cấp.
• Giải quyết tất cả các yêu cầu từ nhà cung cấp về công nợ & thanh toán, báo cáo cho kế toán tổng hợp/Giám đốc tài chính về các vướng mắc để kịp thời xử lý.
• Với các hợp đồng mua bán, Kế toán thanh toán phải tổng hợp, đối chiếu các khoản đã trả, phải trả so với hợp đồng, khối lượng công việc/ dịch vụ đã thực hiện, báo cáo cho kế toán tổng hợp kiểm tra trước khi tất toán với nhà cung cấp
• Đối với các dự án xây dựng / bảo trì / dịch vụ mang tính chất Kỹ thuật:
• Hàng ngày, lập và gửi báo cáo số thực chi cho kế toán trưởng và Ban quản lý dự án
• Hàng tháng/ hàng quý/ theo yêu cầu thực hiện tổng hợp báo cáo thực hiện hợp đồng định kỳ. Các thông tin cần cung cấp như:

Tên nhà cung cấpSố hợp đồng, nội dung hợp đồng, ngày ký, ngày kết thúcTổng giá trị hợp đồng, phụ lục hợp đồngTổng giá trị đã thực hiện của hợp đồngTổng giá trị đã thanh toánTổng giá trị còn phải thanh toánGiá trị hợp đồng thanh lý (nếu hợp đồng đã quyết toán)

2. Thanh toán cho nhà cung cấp

• Kiểm soát công nợ đối với nhà cung cấp trước khi thanh toán, đảm bảo thanh toán đúng theo giá trị Hợp đồng /giá trị nghiệm thu đã ký kết.
• Thực hiện việc thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng thời hạn qui định: Lập Phiếu chi (PC), Ủy nhiệm chi (UNC) trên phần mềm kế toán; trường hợp thanh toán bằng ngoại tệ cho nhà cung cấp nước ngoài cần thực hiện theo các yêu cầu hồ sơ của ngân hàng và trình bộ hồ sơ thanh toán lên Giám đốc tài chính (DOF) và Tổng giám đốc phê duyệt.
• Kế toán thanh toán phải thông báo cho kế toán tổng hợp các hồ sơ thanh toán cho nhà thầu nước ngoài để phối hợp theo dõi và tính thuế nhà thầu.
• Chuyển UNC/ bộ hồ sơ thanh toán ngoại tệ ra Ngân hàng, theo dõi kiểm soát tình hình thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp, thông báo kịp thời về tình hình thanh toán cho nhà cung cấp.
• Các hồ sơ thanh toán bao gồm hóa đơn GTGT phải được đóng dấu “Đã thanh toán” sau khi thanh toán xong và được lưu trữ khoa học.

3. Theo dõi các loại bảo lãnh, bảo hành

• Mở bảo lãnh hợp đồng cho các nhà thầu:
• Nhận hồ sơ đề nghị mở bảo lãnh cho nhà thầu, kiểm tra với các điều khoản của hợp đồng, kiểm tra thẩm quyền của các BP liên quan xác nhận trên đề nghị
• Liên hệ với Ngân hàng làm thủ tục mở bảo lãnh. Đối với mở bảo lãnh cho nhà thầu nước ngoài cần thực hiện thỏa thuận giá mua ngoại tệ tốt nhất với Ngân hàng.
• Theo dõi kiểm soát thời hạn bảo lãnh đã mở cho nhà thầu, thu hồi số tiền đã cầm cố ký quỹ cho bảo lãnh
• Cập nhật, theo dõi các khoản bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng, bảo lãnh bảo hành của nhà thầu:
• Cập nhật các loại bảo lãnh nhận được theo điều khoản của hợp đồng với nhà cung cấp vào phần mềm kế toán, các thông tin cần cập nhật gồm: Loại bảo lãnh, số tiền bảo lãnh, ngày bắt đầu và ngày kết thúc bảo lãnh, giá trị hợp đồng, tỷ lệ bảo lãnh…
• Gửi báo cáo bảo lãnh bảo hành tới các bộ phận quản lý vận hành tài sản, hạng mục công trình đang được bảo hành theo quy định
• Phối hợp với các bộ phận liên quan gửi hồ sơ yêu cầu thanh toán nghĩa vụ bảo lãnh cho Ngân hàng trong trường hợp nhà thầu không thực hiện việc bảo lãnh

4. Công tác đóng sổ cuối tháng / Báo cáo thuế

• Đối chiếu kiểm tra phát sinh nợ / có của tài khoản Ngân hàng và sổ tiền Ngân hàng trước khi đóng sổ cuối tháng. Đảm bảo tổng phát sinh / số dư cuối kỳ trên các tài khoản Ngân hàng khớp ứng với Sổ cái Tài khoản Ngân hàng trên Hệ thống Kế toán. (Bank Reconciliation)
• Đảm bảo thực hiện account allocation trên PMKT một cách chính xác. Chậm nhất 3h chiều của ngày 02 tháng tiếp theo, AP phải hoàn tất allocation và xuất report AP Aging nhằm phục vụ công tác đóng sổ.
• Hàng tháng Kế toán Thanh toán thực hiện kiểm tra và đối chiếu (Reconcile VAT) thuế đầu vào giữa sổ sách và thực tế. Chậm nhất ngày 10 tháng tiếp theo, Kế toán Thanh toán nộp Bảng kê hàng mua vào kèm với Reconcile VAT Input Report cho Kế toán tổng hợp nhằm phục vụ công tác kê khai thuế.

5. Lưu trữ và bảo mật thông tin

• Thực hiện bảo mật, lưu trữ tài liệu, sổ sách kế toán và các báo cáo đúng quy định về lưu trữ thông tin của Công ty và phù hợp với quy định của Pháp luật

6. Công việc khác

• Thực hiện theo sự phân công của phụ trách trực tiếp.