Mô tả công việc
1. Lên kế hoạch các cuộc họp và các công việc liên quan đến Tổng giám đốc:
- Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm.
- Chuẩn bị tài liệu và phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Tổng Giám đốc
- Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, ghi nhận và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp > Gửi biên bản cuộc họp, các chỉ đạo của TGĐ trong các cuộc họp tới Trợ lý và các thành viên tham gia
- Lập lịch làm việc của TGĐ theo tháng/ tuần/ngày và thông báo cho các thành viên liên quan nắm được.
- Tập hợp, thẩm định, trình TGĐ ký duyệt các hồ sơ, văn bản, tài liệu do các BP/PB trình duyệt.
- Soạn thảo văn bản, công văn, thư từ theo yêu cầu của TGĐ.
2. Thực hiện các công tác hành chính liên quan tới TGĐ
- Chuẩn bị thủ tục Visa, hộ chiếu, vé máy bay.
- Các chương trình công tác trong và ngoài nước.
- Chuẩn bị các giấy tờ thủ tục cho TGĐ đi công tác.
- Làm các thủ tục thanh toán, tạm ứng cho TGĐ
- Sắp xếp tài liệu, phòng làm việc cho TGĐ
3. Theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các BP/PB theo chỉ đạo của TGĐ
- Theo dõi, tổng hợp các chỉ đạo của TGĐ đối với các BP/PB được ghi nhận tại các biên bản họp, các văn bản khác,…;
- Đôn đốc, nhắc nhở các BP/PB hoàn thành công việc đúng tiến độ.
- Đầu mối trao đổi thông tin giữa TGĐ với các BP/PB và ngược lại.
4. Tham gia hỗ trợ các Dự án của Công ty với vai trò thư ký dự án (theo yêu cầu của Tổng Giám đốc)
5. Lưu trữ hồ sơ giấy tờ liên quan đến các công việc phát sinh và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc
