Nhân Viên Chăm Sóc Khách Hàng

Bộ phận: Phòng kinh doanh

Mục đích:

- Hỗ trợ nhân viên kinh doanh trong toàn bộ quy trình sau bán hàng, từ theo dõi đơn hàng, công nợ, đến xử lý hồ sơ và các hoạt động bán hàng.

- Đảm bảo khách hàng nhận được dịch vụ tốt nhất, nâng cao trải nghiệm hài lòng, duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài, từ đó tăng tỷ lệ tái mua, giảm thiểu khiếu nại và củng cố hợp tác với khách hàng kênh truyền thống, bệnh viện, clinic và spa.

TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN

Chăm sóc khách hàng (Sau bán hàng)

- Chủ động liên hệ khách hàng (Spa/TMV/Clinic) sau khi giao hàng để xác nhận khách đã nhận đủ – đúng sản phẩm và date sản phẩm phù hợp.

- Gửi các chương trình khuyến mãi dành riêng cho khách hàng cũ.

- Gửi thông tin sản phẩm, gọi chăm sóc dữ liệu khách hàng có sẵn hoặc tìm kiếm khách hàng mới.

- Chuẩn bị tài liệu gửi KH: giới thiệu sản phẩm, hình ảnh, chính sách, bảng báo giá, chương trình hỗ trợ.

- Nhắc lịch thanh toán – công nợ.

Tiếp nhận & xử lý phản hồi – khiếu nại

- Ghi nhận đầy đủ các phản hồi từ khách hàng: hàng lỗi, gửi thiếu, gửi trễ & cận date, vấn đề về kích ứng, dị ứng.

- Bảo mật thông tin phản hồi của khách, khi có khiếu nại, báo ngay cho Quản lý trực tiếp để có phương án tiếp theo.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lí công việc: Phòng KD, Trung tâm đào tạo, Kho, Kế toán.

- Ghi nhận thông tin theo quy trình, cập nhật vào CRM. Theo dõi tiến trình xử lý và phản hồi lại cho khách đến khi hoàn tất.

Quản lý dữ liệu khách hàng

- Quản lý và chăm sóc hệ thống khách hàng trên CRM: cập nhật thông tin, phân nhóm (A/B/C), đánh giá mức độ tiềm năng.

- Theo dõi, check nhân viên kinh doanh cập nhật lịch sử CSKH trên CRM: phản hồi, nhu cầu, vấn đề gặp phải theo tuần/tháng.

Hỗ trợ làm thầu & chào giá (nếu có)

- Hỗ trợ Sale Admin trong việc chuẩn bị, hoàn thiện hồ sơ thầu: hồ sơ pháp lý sản phẩm, hồ sơ năng lực Công ty, bảng báo giá, bảng thông số kỹ thuật.

- Phối hợp Sales admin để xây dựng giá thầu cho từng khoa/bệnh viện.

- Nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình: bổ sung, làm rõ, phản hồi yêu cầu của bệnh viện.

- Lưu trữ và quản lý dữ liệu gói thầu: thời hạn, hiệu lực, sản phẩm trúng thầu, thời điểm gia hạn.

- Soạn thảo, lưu trữ hợp đồng thầu, hợp đồng kinh doanh; theo dõi thời hạn hợp đồng và điều khoản bảo lãnh.

Báo cáo & quản lý dữ liệu kinh doanh:

- Báo cáo mức độ hài lòng, tỷ lệ khiếu nại, tỷ lệ khách quay lại theo tuần/tháng.

- Nhập liệu doanh số, khách hàng, hợp đồng vào hệ thống/CRM.

- Lập báo cáo doanh số ngày/tuần/tháng cho quản lý trực tiếp, PGĐ và Ban Giám Đốc.

- Theo dõi KPI của TDV (nếu có) và tổng hợp báo cáo đánh giá định kỳ

Hỗ trợ hoạt động bán hàng & Marketing:

- Hỗ trợ nhân viên kinh doanh theo dõi trải nghiệm khách hàng, đề xuất cải thiện dịch vụ.

- Phối hợp trung tâm đào tạo trong xử lý đổi trả, bảo hành sản phẩm lỗi NSX.

- Hỗ trợ các chiến dịch Marketing – Bán hàng (Workshop, hội thảo, quà tặng, feedback sản phẩm…).

- Hỗ trợ mời khách tham gia: Workshop, đào tạo sản phẩm, hội nghị, sự kiện, gala. Sau đó theo dõi phản hồi của khách sau các chương trình (nếu có).

Hỗ trợ hành chính & nội bộ:

- Lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, chứng từ đúng quy định, đảm bảo dễ tra cứu, không thất lạc.

- Hỗ trợ các thủ tục liên quan đến thanh toán công nợ, hoàn ứng, quyết toán.

- Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh do quản lý trực tiếp/PGĐ và Ban Giám Đốc giao.

QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC

- Báo cáo trực tiếp: Cấp quản lý trực tiếp/Trưởng bộ phận/PGĐ/BGĐ

- Phối hợp công việc: Nhân viên kinh doanh, Marketing, Kế toán, Kho vận, Trung tâm đào tạo và các phòng ban liên quan

- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Marketing, Truyền thông, Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Hành chính, Dược, Kế toán, Thương mại hoặc các ngành liên quan

- Kinh nghiệm: Tối thiểu 1–2 năm kinh nghiệm trong vị trí CSKH, telesales, trực page, chăm sóc hậu mãi, Sales Admin, Trợ lý, nhân viên thầu (ưu tiên trong ngành làm đẹp/ Dược)

- Kiến thức chuyên môn:

. Kỹ năng giao tiếp tốt, kiên nhẫn, biết lắng nghe và xử lý tình huống tốt.

. Có kiến thức cơ bản về mỹ phẩm, chăm sóc da, hệ thống sản phẩm, quy trình thầu (nếu có).

. Thành thạo tin học văn phòng (Excel, Word, PowerPoint, AI), biết sử dụng CRM là lợi thế.

. Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian, phối hợp phòng ban.

- Phẩm chất cá nhân:

. Cẩn thận, theo sát công việc, không bỏ sót phản hồi.

. Có tinh thần hỗ trợ, đồng hành cùng khách hàng.

. Trung thực, trách nhiệm, chủ động, chịu được áp lực công việc và deadline.

. Tỉ mỉ, chi tiết, có khả năng phân tích số liệu.

. Khéo léo trong giao tiếp, giữ thái độ trung lập và tế nhị khi làm việc với khách hàng và phối hợp nội bộ.

• Qualification: College
• Age: Unlimited
• Job type: Permanent