Sơ yếu lý lịch xin việc 2026: mẫu chuẩn, cách viết từng mục và chứng thực
Biên soạn: Ban biên tập Talent Network · Cập nhật 09/09/2026 · Đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành
Hướng dẫn đầy đủ từ A–Z: tải mẫu sơ yếu lý lịch tự thuật, cách điền chính xác từng trường (kể cả những mục hay nhầm như nguyên quán, nơi sinh, hộ khẩu), thủ tục chứng thực đúng quy định hiện hành và các lỗi khiến hồ sơ bị trả về.
Tóm tắt nhanh
- Sơ yếu lý lịch không "công chứng" — đúng thủ tục là chứng thực chữ ký tại UBND xã/phường, Phòng Tư pháp hoặc văn phòng công chứng (Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Thông tư 01/2020/TT-BTP).
- Phí chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp (Thông tư 226/2016/TT-BTC). Mang theo CCCD/hộ chiếu còn hạn.
- Doanh nghiệp tư nhân không bắt buộc chứng thực; thi tuyển công chức, viên chức thì bắt buộc.
- Mục nào không có nội dung phải gạch chéo trước khi đi chứng thực; không tẩy xóa, không để trống.
- Tải mẫu sơ yếu lý lịch file Word chuẩn 2 trang, điền trực tiếp trên máy.
1. Sơ yếu lý lịch là gì? Khác gì CV và đơn xin việc?
Sơ yếu lý lịch (còn gọi là sơ yếu lý lịch tự thuật hay lý lịch trích ngang) là tờ khai do chính bạn tự viết về nhân thân, hoàn cảnh gia đình, quá trình học tập và công tác. Đây là giấy tờ mang tính xác nhận nhân thân, thường nằm trong bộ hồ sơ xin việc truyền thống và bắt buộc trong hồ sơ tuyển dụng của cơ quan nhà nước.
Nhiều người nhầm sơ yếu lý lịch với CV. Thực tế ba loại giấy tờ dưới đây có mục đích hoàn toàn khác nhau:
| Tiêu chí | Sơ yếu lý lịch | CV (Curriculum Vitae) | Đơn xin việc |
|---|---|---|---|
| Mục đích | Kê khai nhân thân, gia đình, quá trình học tập – công tác để xác minh | Thể hiện năng lực, kinh nghiệm, kỹ năng phù hợp vị trí | Trình bày nguyện vọng ứng tuyển vào một vị trí cụ thể |
| Hình thức | Mẫu in sẵn 2 trang, điền tay hoặc đánh máy | Tự thiết kế, 1–2 trang, thường file PDF | Thư ngắn 1 trang |
| Xác nhận | Có thể cần chứng thực chữ ký tại địa phương | Không | Không |
| Ai yêu cầu | Cơ quan nhà nước, DN lớn, ngân hàng, trường học; DN tư nhân tùy chọn | Hầu hết doanh nghiệp | Tùy doanh nghiệp |
Vì vậy, khi nhà tuyển dụng ghi "nộp hồ sơ xin việc", bạn thường cần cả ba: sơ yếu lý lịch + CV + đơn xin việc, kèm bản sao bằng cấp và giấy khám sức khỏe (xem checklist ở mục 7). Nếu chỉ ứng tuyển online, phần lớn doanh nghiệp chỉ cần CV viết chuẩn.
2. Mẫu sơ yếu lý lịch tự thuật chuẩn (2 trang)
Mẫu phổ biến nhất hiện nay là mẫu sơ yếu lý lịch tự thuật in sẵn bán tại nhà sách, tiệm photo, hoặc file Word điền trên máy. Dù mua sẵn hay tự in, cấu trúc đều gồm 2 trang:
- Trang 1 – Thông tin bản thân: ảnh 4×6, họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, nguyên quán, hộ khẩu thường trú, chỗ ở hiện nay, điện thoại, dân tộc, tôn giáo, số CCCD, trình độ văn hóa, ngoại ngữ, ngày vào Đoàn/Đảng, nghề nghiệp – trình độ chuyên môn, cấp bậc, lương, ngày nhập ngũ – xuất ngũ.
- Trang 2 – Gia đình & quá trình: hoàn cảnh gia đình (cha, mẹ, anh chị em, vợ/chồng, con), quá trình học tập – công tác, khen thưởng, kỷ luật, lời cam đoan, chữ ký và phần xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Tải mẫu sơ yếu lý lịch (file Word)
Viết tay hay đánh máy?
Cả hai đều được chấp nhận. Đánh máy rõ ràng, dễ đọc, dễ sửa trước khi in, nên được ưu tiên cho hồ sơ doanh nghiệp. Viết tay phù hợp khi cơ quan yêu cầu bản viết tay hoặc bạn dùng mẫu in sẵn; khi đó hãy dùng một màu mực (xanh hoặc đen), chữ rõ, không tẩy xóa. Với hồ sơ cần chứng thực, phần chữ ký phải ký tay trực tiếp trước mặt người chứng thực.
3. Cách viết từng mục ở trang 1
Nguyên tắc chung: khai đúng theo giấy tờ gốc (căn cước công dân, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu/thông tin cư trú), viết in hoa họ tên, và không bỏ trống mục nào — mục không có thì ghi "Không" hoặc gạch chéo.
Ảnh 4×6
Ảnh thẻ chụp trong 6 tháng gần nhất, nền trắng hoặc xanh, trang phục lịch sự, dán góc trên bên trái. Trước đây ảnh thường được đóng dấu giáp lai khi chứng thực; hiện nhiều nơi không còn đóng dấu ảnh vì thủ tục chứng thực chữ ký chỉ chứng thực chữ ký của bạn — điều này không làm giảm giá trị của bản sơ yếu lý lịch.
Họ và tên, giới tính, ngày sinh
Ghi đúng và đầy đủ theo căn cước công dân, họ tên viết IN HOA có dấu. Ngày sinh ghi đủ ngày/tháng/năm dương lịch.
Nơi sinh – Nguyên quán – Hộ khẩu thường trú – Chỗ ở hiện nay (dễ nhầm nhất)
| Mục | Ghi gì | Lấy từ đâu |
|---|---|---|
| Nơi sinh | Địa danh nơi bạn được sinh ra (bệnh viện thuộc xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành nào) | Giấy khai sinh |
| Nguyên quán | Quê gốc theo cha (hoặc mẹ nếu không xác định được cha) – không phải nơi bạn sinh ra hay đang ở | Giấy khai sinh / CCCD (mục "Quê quán") |
| Hộ khẩu thường trú | Địa chỉ đăng ký thường trú hiện tại, ghi đủ số nhà, đường, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành | Thông tin cư trú (VNeID) / sổ hộ khẩu cũ |
| Chỗ ở hiện nay | Nơi bạn đang thực tế sinh sống (có thể là nhà thuê, tạm trú); nếu trùng thường trú thì ghi lại đầy đủ, không ghi "như trên" | Địa chỉ thực tế |
Ví dụ: Sinh tại Bệnh viện Từ Dũ (Q.1, TP.HCM), quê cha ở Quảng Ngãi, hộ khẩu ở Thủ Đức và đang thuê nhà ở Bình Thạnh → Nơi sinh: Quận 1, TP. Hồ Chí Minh; Nguyên quán: Quảng Ngãi; Hộ khẩu thường trú: … , TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh; Chỗ ở hiện nay: … , Q. Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh.
Điện thoại, dân tộc, tôn giáo
Số điện thoại đang dùng thường xuyên. Dân tộc ghi theo CCCD (Kinh, Tày, Khmer…). Tôn giáo ghi đúng (Phật giáo, Công giáo…) hoặc ghi "Không" nếu không theo tôn giáo nào — không để trống.
Số CCCD / CMND
Ghi số căn cước công dân 12 số, kèm ngày cấp và nơi cấp đúng như trên thẻ (từ 2023, nơi cấp thường là "Cục Cảnh sát QLHC về TTXH" hoặc "Bộ Công an").
Trình độ văn hóa
Ghi theo hệ giáo dục phổ thông, ví dụ 12/12 (tốt nghiệp THPT), 9/12 (tốt nghiệp THCS). Đây không phải bằng đại học — bằng cấp ghi ở mục "Trình độ chuyên môn".
Ngoại ngữ
Ghi ngôn ngữ và trình độ/chứng chỉ có thật: "Tiếng Anh – IELTS 6.5", "Tiếng Nhật – N3". Không có thì ghi "Không".
Ngày vào Đoàn / ngày vào Đảng
Ghi đủ ngày/tháng/năm kết nạp nếu có; chưa vào thì ghi "Chưa" hoặc gạch chéo.
Nghề nghiệp / trình độ chuyên môn
Ghi ngành đào tạo và bậc cao nhất: "Cử nhân Kế toán – Đại học Kinh tế TP.HCM", "Kỹ sư Công nghệ thông tin", "Trung cấp Điều dưỡng". Sinh viên chưa tốt nghiệp ghi "Sinh viên năm 4, ngành …".
Cấp bậc, lương, ngày nhập ngũ – xuất ngũ
Ba mục này chủ yếu dành cho người từng công tác trong cơ quan nhà nước hoặc quân đội. Người đi làm doanh nghiệp bình thường ghi cấp bậc/chức vụ hiện tại nếu có (ví dụ "Nhân viên", "Trưởng nhóm"), lương có thể ghi mức hiện tại hoặc gạch chéo nếu không muốn khai; chưa nhập ngũ thì gạch chéo.
4. Cách viết trang 2: gia đình, quá trình học tập – công tác
Hoàn cảnh gia đình
Khai lần lượt: cha, mẹ, anh chị em ruột, vợ/chồng, con. Mỗi người ghi: họ tên, năm sinh, nghề nghiệp/nơi công tác, chỗ ở hiện nay. Người đã mất vẫn ghi tên và năm sinh, thêm "(đã mất)". Chưa kết hôn ghi "Chưa có" ở mục vợ/chồng và con.
Quá trình học tập, công tác
Đây là phần nhà tuyển dụng xem kỹ nhất. Trình bày theo thứ tự thời gian từ xa đến gần, bắt đầu từ THPT (hoặc đại học nếu mẫu chỉ đủ chỗ), mỗi dòng gồm: từ tháng/năm – đến tháng/năm | học/làm gì | ở đâu | chức vụ. Ghi khớp với CV để tránh mâu thuẫn khi đối chiếu.
| Từ – đến | Học tập / công tác | Đơn vị | Chức vụ |
|---|---|---|---|
| 09/2016 – 06/2019 | Học THPT | THPT Nguyễn Thượng Hiền, TP.HCM | Học sinh |
| 09/2019 – 06/2023 | Học đại học, ngành Kế toán | Đại học Kinh tế TP.HCM | Sinh viên |
| 07/2023 – nay | Kế toán tổng hợp | Công ty TNHH ABC | Nhân viên |
Khen thưởng – Kỷ luật
Ghi danh hiệu, bằng khen nếu có (kèm năm, đơn vị cấp). Không có thì ghi "Không có" — tuyệt đối không để trống, vì mục trống có thể bị hiểu là chưa khai đủ.
Lời cam đoan và chữ ký
Đọc lại toàn bộ, ghi ngày tháng, ký và ghi rõ họ tên. Nếu cần chứng thực, chưa ký trước ở nhà mà ký tại nơi chứng thực trước mặt người có thẩm quyền.
5. Chứng thực sơ yếu lý lịch: bắt buộc không, làm ở đâu, phí bao nhiêu?
Đúng thuật ngữ: "chứng thực chữ ký", không phải "công chứng"
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Điều 15 Thông tư 01/2020/TT-BTP, sơ yếu lý lịch (tờ khai lý lịch cá nhân) được thực hiện theo thủ tục chứng thực chữ ký: cơ quan chỉ chứng nhận chữ ký trong tờ khai đúng là của bạn, không xác nhận nội dung. Điều 15 quy định rõ ba điểm bạn cần nhớ:
- Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét nào vào tờ khai (không còn dạng "xác nhận anh/chị… có hộ khẩu tại địa phương" như trước), chỉ ghi lời chứng theo mẫu.
- Những mục không có nội dung phải được gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.
- Bạn tự chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung đã khai.
Có bắt buộc chứng thực không?
Không có quy định pháp luật bắt buộc chứng thực sơ yếu lý lịch khi xin việc — điều này tùy nhà tuyển dụng. Trên thực tế: doanh nghiệp tư nhân, startup phần lớn không yêu cầu; cơ quan nhà nước, thi tuyển công chức, viên chức, một số ngân hàng, trường học, tập đoàn lớn có yêu cầu. Hãy đọc kỹ thông báo tuyển dụng, hoặc hỏi bộ phận nhân sự trước khi đi chứng thực để khỏi mất thời gian.
Chứng thực ở đâu?
- UBND xã, phường, thị trấn — bất kỳ nơi nào, không bắt buộc đúng nơi thường trú.
- Phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã.
- Phòng công chứng / văn phòng công chứng (công chứng viên có thẩm quyền chứng thực chữ ký).
- Ở nước ngoài: cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự Việt Nam.
Giấy tờ cần mang theo
- Bản sơ yếu lý lịch đã điền đầy đủ, chưa ký (hoặc sẵn sàng ký lại trước mặt người chứng thực).
- CCCD / CMND / hộ chiếu còn hiệu lực (bản chính, hoặc bản sao có chứng thực).
Lệ phí và thời gian
Phí chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp theo Thông tư 226/2016/TT-BTC — "một trường hợp" tính cho một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ; mỗi bản sơ yếu lý lịch riêng tính một trường hợp. Thường xong trong ngày, nhiều nơi làm ngay trong 15–30 phút.
Về dấu giáp lai
Lời chứng được ghi ngay dưới chữ ký thì không cần dấu giáp lai; chỉ khi lời chứng nằm ở trang liền sau mới đóng dấu giáp lai giữa hai trang. Vì vậy nếu bản của bạn không có dấu giáp lai ảnh hay giáp lai trang, đó là bình thường theo quy định hiện hành.
Sơ yếu lý lịch có thời hạn không?
Pháp luật không quy định thời hạn. Tuy nhiên, nhiều nhà tuyển dụng chỉ chấp nhận bản chứng thực trong vòng 6 tháng để đảm bảo thông tin còn cập nhật — nên chứng thực gần ngày nộp hồ sơ.
6. Những lỗi khiến sơ yếu lý lịch bị trả về
- ❌ Tẩy xóa, dùng bút xóa. → ✅ Viết sai thì gạch chéo một nét gọn phần sai rồi viết tiếp; sai nhiều thì làm bản mới.
- ❌ Để trống mục "không có". → ✅ Ghi "Không" / "Không có" hoặc gạch chéo (bắt buộc trước khi chứng thực).
- ❌ Nhầm nguyên quán với nơi sinh, hộ khẩu. → ✅ Đối chiếu mục "Quê quán" trên CCCD (xem bảng mục 3).
- ❌ Ghi trình độ văn hóa là "Đại học". → ✅ Trình độ văn hóa là 12/12; đại học ghi ở trình độ chuyên môn.
- ❌ Quá trình công tác khác với CV. → ✅ Thống nhất mốc thời gian, tên công ty, chức danh ở cả hai giấy tờ.
- ❌ Ký sẵn ở nhà rồi mang đi chứng thực. → ✅ Ký trước mặt người chứng thực (họ chứng thực chính chữ ký đó).
- ❌ Ảnh chụp lâu năm, ảnh selfie, ảnh cắt từ ảnh nhóm. → ✅ Ảnh thẻ 4×6 chụp trong 6 tháng, nền trắng/xanh.
- ❌ Dùng nhiều màu mực, chữ viết cẩu thả. → ✅ Một màu mực, viết rõ; hoặc đánh máy rồi in.
7. Bộ hồ sơ xin việc đầy đủ đi kèm sơ yếu lý lịch
Khi nhà tuyển dụng yêu cầu "hồ sơ xin việc" bản giấy, bộ đầy đủ thường gồm:
- Sơ yếu lý lịch (có chứng thực nếu được yêu cầu)
- Đơn xin việc (viết tay hoặc đánh máy)
- CV — cách viết CV chuẩn, mẫu CV theo ngành
- Bản sao bằng cấp, chứng chỉ (chứng thực nếu yêu cầu)
- Bản sao CCCD
- Giấy khám sức khỏe (thường trong 6 tháng)
- Ảnh 3×4 hoặc 4×6 (2–4 tấm)
- Giấy xác nhận cư trú / tạm trú (một số nơi yêu cầu)
Đựng trong túi hồ sơ, ghi đầy đủ họ tên, vị trí ứng tuyển, số điện thoại ở mặt ngoài.
8. Câu hỏi thường gặp
Sơ yếu lý lịch có cần công chứng không?
Chứng thực ở phường khác nơi thường trú được không?
Viết sai có được tẩy xóa không?
Nên viết tay hay đánh máy?
Cần bao nhiêu bản sơ yếu lý lịch?
Ảnh có cần đóng dấu giáp lai không?
Sinh viên chưa đi làm thì mục quá trình công tác ghi gì?
Sơ yếu lý lịch và lý lịch tư pháp có giống nhau không?
Căn cứ: Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký; Thông tư 01/2020/TT-BTP (Điều 15 – chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân); Thông tư 226/2016/TT-BTC về phí chứng thực. Cập nhật tháng 9/2026. Bài viết mang tính hướng dẫn chung; thủ tục cụ thể có thể khác nhau theo địa phương và nhà tuyển dụng.