Lên kế hoạch và tổ chức sự kiện
- Xây dựng và triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện, bao gồm xác định mục tiêu, ngân sách, địa điểm và các yêu cầu của sự kiện.
- Phối hợp với các bên liên quan ( Agency, đội ngũ nội bộ) để đảm bảo tất cả các yếu tố sự kiện được chuẩn bị đúng cách và theo lịch trình
Quản lý đối tác và nhà cung cấp
- Tìm kiếm và chọn lựa các nhà cung cấp dịch vụ như địa điểm tổ chức, công ty sự kiện, du lịch, âm thanh ánh sáng, khách sạn, nhà hàng, phòng họp
- Đàm phán hợp đồng và quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp, đảm bảo các yêu cầu sự kiện được đáp ứng theo tiêu chuẩn chất lượng và ngân sách
Giám sát và điều phối sự kiện
- Điều phối và giám sát các hoạt động trong suốt sự kiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng như kế hoạch
- Giải quyết các vấn đề phát sinh và phối hợp với các phòng ban liên quan để thực hiện sự kiện theo đúng kế hoạch.
Quản lý ngân sách và báo cáo
- Theo dõi chi phí sự kiện và quản lý ngân sách để đảm bảo không vượt quá mức dự kiến.
- Chuẩn bị các báo cáo tổng kết sự kiện, đánh giá hiệu quả và đề xuất cải tiến cho các sự kiện tương lai.
Tham gia các dự án chuyên môn/nhiệm vụ được cấp trên giao/phối hợp & hỗ trợ các phòng ban khác
- Tham gia vào các dự án và nhiệm vụ đặc biệt theo yêu cầu của cấp trên, bao gồm hỗ trợ tổ chức các sự kiện khác ngoài nhiệm vụ chính.
- Hỗ trợ các phòng ban khác khi cần thiết, bao gồm phối hợp với phòng Đào Tạo, Marketing, Kế toán và Nhân sự trong các dự án liên quan đến sự kiện.
