[Bình Dương] Admin Specialist/ Chuyên viên hành chính doanh nghiệp

1. Quản lý hành chính thủ tục, quản lý văn thư, lưu trữ, con dấu bao gồm thiết lập, triển khai thực hiện các giải pháp, xử lý và giải quyết kịp thời các vấn đề liên quan đảm bảo tính tuân thủ các quy định, chính sách Công ty và pháp luật:

- Công tác văn thư bao gồm công văn đến & công văn đi, văn bản nội bộ

- Quản lý con dấu và sử dụng con dấu toàn Công ty

- Quản lý, cập nhật danh mục lưu trữ kỷ niệm chương, bằng khen, giấy khen,...

- Quản lý kho lưu trữ tập trung

- Thực hiện thủ tục hành chính như sao y, công chứng, dịch thuật hồ sơ Công ty, cung cấp các bản sao hồ sơ cho các đơn vị theo yêu cầu.

- Thực hiện các thủ tục lao động cho Người lao động nước ngoài (không lưu hồ sơ NLĐNN)

- Thực hiện tiếp đoàn địa phương, cơ quan ban ngành liên quan và phối hợp cùng Trung Tâm Truyền Thông trong việc xây dựng và phát triển mối quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước tại địa phương

2. Thiết lập kế hoạch, truyền thông, triển khai hệ thống chính sách, quy định thuộc công tác hành chính thủ tục, quản lý văn thư, lưu trữ tại các Khối/ BU trong toàn Công ty; Kiểm soát, đánh giá tính tuân thủ, hiệu lực, hiệu quả thực hiện; Báo cáo và kiến nghị cải tiến đến Cấp quản lý trực tiếp đảm bảo tính hiệu lực

3. Theo dõi, giám sát tiến độ, kiểm tra kết quả cung cấp dịch vụ hành chính nội bộ và dịch vụ được cung cấp bởi các công ty thuê ngoài (dịch vụ lễ tân, dịch vụ cung cấp suất ăn cho nhân viên công ty, những dịch vụ tiện ích khác, ..) đảm bảo phù hợp với chính sách Công ty, với hợp đồng đã ký kết thuộc các hạng mục liên quan. Phối hợp xử lý và giải quyết kịp thời các vấn đề liên quan đến công tác quản trị dịch vụ hành chính văn phòng

4. Thiết lập, quản lý, kiểm soát sử dụng kế hoạch ngân sách được duyệt thuộc công tác hành chính, đảm bảo kế hoạch ngân sách không vượt, ngân sách được sử dụng hiệu quả theo định mức và nhu cầu, đúng mục đích sử dụng theo quy định, tránh lãng phí

5. Phân tích, đánh giá hiện trạng, nhận biết các rủi ro (nếu có) từ đó đưa ra các đề xuất giải pháp nâng cao tính hiệu quả trong công tác hành chính đến Cấp quản lý trực tiếp

• Tốt nghiệp Đại học, ưu tiên ngành Luật, Hành chính – Nhân sự, Kinh tế, Quản trị hành chính văn phòng hoặc các ngành có liên quan
• Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương
• Có kinh nghiệm hoạch định, quản lý và triển khai hệ thống chính sách doanh nghiệp là lợi thế
• Am hiểu, vận dụng tốt luật lao động, luật dân sự và kinh nghiệm thực hiện các thủ tục pháp lý hành chính và thủ tục cho người lao động
• Thành thạo vi tính văn phòng, tiếng anh
• Khả năng giao tiếp, trình bày và thuyết trình tốt
• Có khả năng bao quát, lập kế hoạch, báo cáo và quản lý tốt
• Thực hiện các công việc đúng theo quy trình nghiệp vụ
• Có khả năng làm việc dưới áp lực cao
• Kỹ năng làm việc nhóm và độc lập cùng hướng đến hiệu quả chung
• Quyết đoán, trung thực, trách nhiệm
• Ngoại hình và tác phong phù hợp với công tác ngoại giao là lợi thế
• Kỹ năng xây dựng mối quan hệ
• Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề nhanh, hiệu quả

• Qualification: Bachelor
• Age: 22 - 50
• Job type: Permanent