Thư Ký Tòa Nhà

Chế độ bảo hiểm, Du Lịch, Phụ cấp, Đồng phục, Chế độ thưởng, Chăm sóc sức khỏe, Đào tạo, Tăng lương, Công tác phí, Nghỉ phép năm

Giai đoạn bàn giao nhà cho cư dân:

- Chuẩn bị và lên kế hoạch cho công tác bàn giao nhà, bao gồm việc thu thập các tài liệu và thông tin cần thiết:

+ Thực hiện các đề xuất về văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ văn phòng, vật dụng vệ sinh cho các khu vực công cộng, quà tặng cho cư dân/khách hàng nhận căn hộ,..vv

+ Chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu hành chính: Soạn thảo, lưu trữ và quản lý văn bản liên quan đến công tác nhận căn hộ và quản lý căn hộ.

+ Hỗ trợ tham gia tổ chức các sự kiện có liên quan: khai trương, bàn giao,..vv

- Soạn thảo, xử lý, và lưu trữ các loại văn bản, thông báo liên quan đến tòa nhà và cư dân, như thông báo đóng phí điện, nước, gas, phí quản lý.

- Quản lý thông tin và hồ sơ cư dân:

+ Hướng dẫn khách hàng thực hiện các thủ tục lưu trú

+ Cập nhật và duy trì đầy đủ thông tin khách hàng/cư dân, bao gồm danh bạ điện thoại, email, và các thông tin liên quan khác

+ Lưu trữ hồ sơ khách hàng, theo dõi các hợp đồng dịch vụ, và quản lý các thông tin về ban quản trị.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan tham gia lập kế hoạch bàn giao nhà cho cư dân/khách hàng. Tham gia họp cùng các bộ phận có liên quan để triển khai công tác bàn giao căn hộ.

- Bàn giao nhà cho cư dân/khách hàng khi có yêu cầu từ cấp trên.

- Chịu trách nhiệm trước cấp quản lý trực tiếp về kết quả công việc được giao.

Giai đoạn vận hành chính thức:

- Hành chính và Văn thư:

+ Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của tòa nhà một cách khoa học và có hệ thống.

+ Tiếp nhận, xử lý, phân loại và chuyển tiếp thông tin, văn bản từ các bộ phận, cư dân đến các cấp quản lý liên quan.

+ Soạn thảo các văn bản, thông báo, công văn, báo cáo nội bộ theo yêu cầu.

- Hỗ trợ Cư dân và Khách hàng:

+ Tương tác với cư dân/khách hàng: Chào đón, giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin, hỗ trợ cư dân/khách hàng.

+ Là đầu mối tiếp nhận, giải đáp thắc mắc và xử lý các yêu cầu, khiếu nại từ cư dân..

+ Giữ thông tin liên lạc để phối hợp, hỗ trợ các bộ phận trong công tác vận hành tòa nhà.

+ Luôn cập nhật và duy trì thông tin cư dân/khách hàng.

- Hỗ trợ Tài chính và Thu phí:

+ Thực hiện các hồ sơ thanh toán, đề xuất của BQLTN.

+ Thực hiện thu hộ các khoản phí của cư dân/khách hàng và tổng hợp nộp lại cho công ty theo quy định.

+ Thực hiện tổng hợp thông tin và ra thông báo phí cho cư dân và nhắc nợ khi cần thiết.

- Phối hợp với các bộ phận khác:

+ Phối hợp quản lý, kiểm tra, giám sát các nhà thầu dịch vụ trong công tác vận hành.

+ Hỗ trợ các bộ phận khác trong công tác vận hành tòa nhà khi cần thiết.

+ Hỗ trợ tham gia tổ chức các sự kiện cho cư dân trong quá trình sinh sống: Các dịp Lễ Quốc Tế Thiếu Nhi, Trung thu, Quốc tế phụ nữ, trang trí giáng sinh, trang trí đón năm mới,..vv

+ Phối hợp các bộ phận để bảo quản trang thiết bị, CCDC do Công ty cấp cho hoạt động của chung cư.

- Công việc khác:

+ Chịu trách nhiệm trước cấp quản lý trực tiếp về kết quả công việc được giao.

+ Luôn trau dồi kiến thức, kỹ năng xử lý các tình huống khẩn cấp theo quy trình.

+ Thực hiện các công việc theo yêu cầu của cấp trên.